Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления

6 - документ поступает в институт 1 раз(или; 7 - документ по перио­дичности поступления является срочным(Ср),

V - по источнику формирования документ является внешним (В).

Информацию в графической операционнойинформационное модели разбивают на пары "операция - документ' и рассматривают каждую как логически законченную часть исследуемого процесса. Такое деление по­зволяет исследовать состав информации, порядок се движения и способы переработки в непосредственной связи с задачами управления.

Порядок построения графической операционной информационной модели следующий.

Для исследуемого процесса управления! Прежде всего необходимо определить цели и сформулировать критерии достижения выявить входную и выходную информацию. Затем внутри исследуемого процесса выделяют операции по переработке информации. С помощью пар "Операция - документ" осуществляется следующая последовательность технологической переработки информации доя каждой операции:

- формируется цель;

- определяются критерии выполнения операции (как правило, для операции, предшествующей контрольной операции):

- устанавливается ответственный исполнитель и исполнители;

- определяется входная и выходная информация (выходной документ ОП1 является входным документом для ОП1+1 или направляется в нако­питель);

- устанавливаются обратные связи.

Понятие информации, ее свойства и характеристики

Информация - это знания, сведения, данные, получаемые и накапливаемые в процессе развития науки и практи­ческой деятельности людей, которые могут быть исполь­зованы в общественном производстве и управлении как фактор увеличения объема производства и повышения его эффектив­ности.

Понятие "информация" может быть истолковано как неко­торая совокупность сведений (сообщений), определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи. Такое определение подчеркивает огромное много­образие содержания информации, которая проявляется в самых разнообразных физических, экономических и социальных явле­ниях. Информация увеличивает знания и углубляет интеллект. В первоначальном смысле термин информация означал сведения вообще. С развитием общей теории систем этот тер­мин хотя и сохранил свое первоначальное значение, однако конкретизировался и стал употребляться в более точном смыс­ле - для обозначения сведений, знаний наблюдателя о системе и среде ее функционирования. В более общем случае, когда наблюдателю целесообразно рассматривать систему как сово­купность подсистем или элементов, информацией о системе являются сведения об организации, структуре, параметрах сис­темы в целом и отдельных подсистем (элементов) в рамках целого.

Информация о системе получается наблюдателем в резуль­тате активного эксперимента либо наблюдения системы, а в случае абстрактных систем - путем логического вывода.

Информацию об объекте можно рассматривать как отобра­жение этого объекта в некоторой материальной системе, кото­рое может существовать независимо от самого объекта и неза­висимо от того, будет ли эта информация кем-либо и когда-либо использована. Однако если информация как некоторое отображение может существовать независимо от человека, то говорить о ценности информации, о ее потребительской стои­мости можно только с учетом человека, который эту информа­цию потребляет, и того процесса, где она используется. Таким образом, качество информации определяется адекватностью даваемого ею отображения реальной действительности, а ее эффективность - возможностями ее использования в практиче­ской деятельности, в принятии решений.

Информация об объекте существует в виде данных о нем. Данные представляют собой набор конкретных значений коли­чественных и качественных параметров, характеризующих объект.

Пока данные не организованы соответствующим образом и не используются для какой-либо цели, они не являются ин­формацией. Данные становятся информацией, когда осознается их смысловое прагматическое значение. С точки зрения приня­тия решений, можно считать, что информацией являются дан­ные, используемые в процессе принятия решений или в связи с осуществлением тех или иных действий, оказывающие влияние на поведение системы.

Однако введенное понятие ничего не дает для построения количественной теории информации, в основе которой должно лежать указание на способ ее измерения.

Введение количественной меры информации является весь­ма сложной задачей. Одна и та же информация может вызывать различные эмоции и представлять разную ценность для разных людей. Иногда краткое сообщение из одной - двух фраз несет неизмеримо больше информации для конкретного индивидуу­ма, чем текст из многих страниц. Из двух книг равного объема мы можем извлечь совершенно различную информацию.

Любое сообщение, с которым мы имеем дело в теории ин­формации, представляет собой совокупность сведений о неко­торой системе. Очевидно, что если бы состояние системы было известно заранее, не было бы смысла передавать сообщение. Сообщение приобретает смысл только тогда, когда состояние системы заранее неизвестно, случайно.

Примером неопределенной ситуации является опыт с не­сколькими возможными исходами. Неопределенность ситуации заключается в том, что до проведения опыта мы не знаем в точности, какой из возможных исходов будет реализован. Ин­формация, относящаяся к данному опыту, уменьшает его неоп­ределенность. Количество информации при этом есть мера уменьшения неопределенности ситуации. Если все исходы рав­новероятны, то неопределенность ситуации зависит только от числа исходов, причем неопределенность тем больше, чем больше число исходов.

Как уже было сказано, информацию об объекте можно рас­сматривать как отображение этого объекта в некоторой матери­альной системе, которое может существовать независимо от самого объекта и независимо от того, будет ли эта информация кем-то и когда-то использована. Однако, если информация как некоторое отображение может существовать независимо от человека, то говорить о ценности информации, о ее потребитель­ской стоимости можно только с учетом человека, который эту информацию потребляет, того процесса, где она используется.

Это вызвано тем, что различное понимание того или иного слова может сильно изменить смысл передаваемого сообщения. В процессе кодирования и передачи содержания сообщения какая-либо его часть может быть утеряна. Например, письмен­ные замечания руководителя не могут в точности отразить то, что он чувствует и думает, сталкиваясь с некоторой ситуацией. Поэтому личная беседа руководителя с подчиненными может помочь разъяснить им тот или иной спорный вопрос. Но даже в этом случае интонация и выражение лица руководителя могут значительно изменить смысл рассматриваемых сообщений. Графическая иллюстрация расширяет возможности для уточне­ния сообщения, так как "лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать".

Правильно зашифрованное и переданное сообщение может быть понято по-разному. Люди читают, видят и слышат, как правило, то, что они хотят читать, видеть и слышать. Воспри­ятие человеком окружающей среды зависит от многих факто­ров, в частности от общей суммы накопленного им опыта. Ра­бота администрации окажется неэффективной, если она не бу­дет следить за тем, чтобы передаваемая ею информация вос­принималась точно, и не будет стремиться, по возможности, минимизировать влияние субъективного подхода к восприятию сообщений среди подчиненных и других лиц. Правильное по­нимание сообщений облегчается в том случае, если имеются средства и время для осуществления проверки с помощью об­ратной связи.

 Скачать реферат