Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления

Полное, исчерпывающее удовлетворение потребностей в информации об окружающей обстановке, по-видимому, обес­печить невозможно. Тем не менее эти потребности следует учи­тывать, несмотря на незначительные возможности отдельных систем по осуществлению контроля окружающей обстановки. Проблема поиска информации об окружающей среде осложня­ется также тем, что зачастую трудно на этапе поиска опреде­лить, относится ли она к решаемой задаче, будет использована или нет.

Можно выделить несколько способов поиска информации, рассмотрения и анализа окружающей среды. Во-первых, это внецелевое наблюдение. Сотрудники, изучающие окружающую среду, не ставят перед собой конкретных целей поиска, за ис­ключением того, что они должны осуществлять поиск данных, которые могут оказаться полезными в настоящем или будущем. Такой поиск происходит путем чтения газет, книг, профессио­нальных журналов, проведения бесед и участия в конференци­ях, симпозиумах, совещаниях.

Вторым методом поиска информации об окружающей среде является целевое наблюдение. Сотрудники, изучающие окру­жающую обстановку, обращают внимание на определенную сферу деятельности без осуществления активного поиска. Од­нако, если появляется какой-либо сигнал, следует быстро оце­нить его и использовать полученную информацию.

Внешняя среда

Информация

из внешней среды

Исходящая (выходящая)

информация по внешним

каналам связи в окружающую

среду

Рис. 4

Основными методами получения информации об окру­жающей обстановке является формальный и неформальный поиск. Формальный поиск является систематической реализа­цией заранее разработанных планов поиска конкретной ин­формации по заданным проблемам. Типичным примером та­кого поиска является тщательно отработанный и научно обос­нованный порядок изучения обстановки в отраслях и народном хозяйстве в целом перед разработкой перспективных планов его развития.

Неформальный поиск представляет собой активный, целе­направленный, но относительно неупорядоченный поиск (по­иск не по заранее разработанному плану) конкретной инфор­мации. Примером такого поиска может быть поиск новых идей для усовершенствования заданных технологических процессов.

Информация, характеризующая внутренние факторы сис­темы, также имеет важнейшее значение при планировании и оперативном управлении. Однако особое значение она приоб­ретает при принятии решений оперативного плана. В этом слу­чае внутренняя информация оказывается более важной, чем

информация об окружающей среде. Внутренняя информация предназначена для ликвидации рассогласований между реаль­ной ситуацией и плановыми показателями, а также для выяв­ления сильных и слабых сторон системы, т. е. тех внешних и внутренних ограничений, которые при рассмотрении перспек­тив изменения окружающей обстановки приобретают важное • значение при принятии решений.

Представляется целесообразным разделить внутреннюю информацию на ряд видов. Это производственная информация, экономическая и финансовая информация о деятельности раз­личных подсистем в системе, информация об использовании материальных, энергетических и кадровых ресурсов в системе, информация о системе управления и т. д.

Производственная информация связана с производством товаров, потоками товаров или предоставлением услуг. Она охватывает такие виды деятельности, как производственное планирование и контроль, контроль и управление движением материально-производственных запасов, снабжение, распреде­ление и транспортировку. Производственная информация явля­ется наиболее важной внутренней информацией с точки зрения оперативного управления.

Сбор и первичная обработка производственной информа­ции на предприятиях осуществляется обычно оперативными диспетчерскими службами. Диспетчерская служба должна быть информирована о всех существенных моментах производствен­ного процесса, с тем чтобы она могла предупредить предпола­гаемые или внезапно возникающие трудности. Диспетчерская служба анализирует поступающую информацию, обрабатывает ее и передает в требуемые сроки в точки принятия решений.

Особое значение в массиве производственной информации имеет информация об использовании ресурсов. Она использу­ется для выявления и устранения узких мест в производстве. На основе этой информации руководители предприятия полу­чают возможность быстро определять отклонения от заплани­рованного хода производства. Например, поломка производст­венного оборудования, простой станков, увеличение брака, не­выход на работу - все это может привести к нарушению произ­водственных планов, снижению производительности труда по предприятию в целом и отдельным цехам, росту издержек про­изводства и т. д.

Современные управленческие информационные системы дают возможность руководству промышленных объединений следить за состоянием дел на каждом заводе этого объедине­ния. Получение такой информации имеетособо важное значе­ние, когда эти заводы взаимосвязаны. Информация о состоя­нии производства на каждом заводе является основой для ко­ординации деятельности заводов как единого целого в рамках объединения (акционерного общества).

Однако информация о состоянии производства на каждом заводе имеет важное значение и в том случае, если производст­венное объединение состоит из однотипных предприятий, как это имеет место, например, в химической, нефтедобывающей промышленности. Изменения в выпуске продукции по одному заводу могут служить сравнительной информацией о деятель­ности каждого завода. Снижение выпуска продукции может служить сигналом о неблагополучном положении дел на заводе. Увеличение же объема производства хотя бы на одном заводе дает возможность выявить резервы повышения выпуска про­дукции на других заводах.

Следовательно, информация о производственной деятель­ности на всех уровнях системы управления способствует повы­шению эффективности производства, поскольку эта информа­ция дает возможность судить об эффективности использования трудовых, финансовых, материальных, энергетических и произ­водственных ресурсов.

На основе экономической информации осуществляется оценка деятельности заводов, производственных подразделе­ний. Поскольку все данные об издержках производства по каж­дому подразделению передаются руководству, оно имеет воз­можность сравнивать текущие издержки с данными за прошлые периоды. Это позволяет выявлять тенденции в отношении из­держек производства, что является важным показателем дея­тельности производственных подразделений в динамике.

Экономическая информация по каждому заводу дает возможность руководителям производственного объединения оп­ределять потребность в капиталовложениях для ликвидации узких мест за счет, например, перестройки цехов, установки нового оборудования, улучшения системы внутризаводского транспорта, строительства складских помещений и т. д. Эта информация используется также и для того, чтобы выявить перспективы повышения эффективности техники и новых форм и методов управления.

 Скачать реферат