Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления

Идея классификации информации используется при еекодировании.

Основныетребования к качеству информации:

- своевременность;

- достоверность (с определенной вероятностью);

- достаточность;

- надежность (с определенной степенью риска);

- комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара- условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конку­рентов н т.д.);

- адресность;

- правоваякорректность информации;

- многократностьиспользования;

- высокая скорость сбора, обработки и передачи;

- возможность кодирования;

- актуальность информации.

К примеру, представители разных отделов в школе бизнеса периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местного населения. Подобным же образом в больнице обслуживающий и врачебный персонал различных отделений должен обмениваться информацией о распределении ресурсов, координации деятельности рабочих групп, контроле за издержками, новых методах лечения и т.п. В сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмене информацией о продукции.

Вопросы организации массива и потоков информации, технологии ее переработки и моделирования изложены по работе В.Г.Версана.

Организация массива информации.Информационный массив - это упорядоченная по определенным признаком совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воз­действий.

Цель создания массива информации - повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правиль­ного ее распределения по уровням управления в соответствии с характе­ром решаемых задач.

Информационный массив должен обеспечивать:

- прямое обращение потребителей к хранимой информации и воз­можность многократного ее использования:

- наиболее полноеудовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях:

- оперативный поиск и выдачу информации по запросу;

- предохранение информации от искажений.

Организация потоков информации.Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей.

Рационализация потоков информации имеет цель исключить дубли­рование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обес­печить рациональный обмен информацией между органами управления.

Информационный поток характеризуется адресностью (наличием ис­точника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.

По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты. слова, сообщения, знаки. буквы, листы к др.).

Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.

Заключительным этапом формирования информационного обеспече­ния является организация технологического процесса переработки информации,включающая:

- формирование документооборота;

- определение состава операций по переработке информации, выпол­нение которых будет проводится с помощью средств механизации и авто­матизации;

- выбор состава комплекса технических средств по переработке ин­формации. используемой при решении управленческих задач.

При проектировании документооборота необходимо обеспечивать: наличие в каждом документе необходимой и достаточной для принятия решения информации, четкую ее адресность, определение источников и потребителей информации:

- организацию рациональных потоков информации за счет устране­ния дублирования документов и показателей, содержащихся в документах;

- минимизацию маршрутов прохождения документов от источника до потребителя;

- эффективный контроль за сроками исполнения документов;

- максимально возможное использование средств механизации и ав­томатизации документооборота;

- унификацию форм документов.

Технологический процесс переработки информации должен включать механизацию операций по переработке информации. Операции дифферен­цируют на рутинные и творческие. К рутинным относятся операции, свя­занные с сортировкой, заполнением, размножением документов и т.д. К творческим - операции по переработке информации, результатом выпол­нения которых является управленческое решение.

На основе рассмотренных требовании методика проектирования си­стемы менеджмента должна определять:

- задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;

- исполнителей задач;

- информацию, необходимую для выполнения задач и функций

управления;

- режим передачи информации, используемой в решении управленче­ских задач;

- объемы поступающей органам управлений информации в соот­ветствии с составом решаемых задач;

- порядок и формы представления информации, необходимой для

управления;

- время, затрачиваемое органами управления на переработку инфор­мации;

- задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации и механизации (ЭВМ, микро­процессоры. средства телекоммуникации, электронные пишущие машин­ки, терминальные устройства и Др.).

Для проектирования систем управления В.Г.Версан предложил графическую информационную модель. Движение информации в этих моделях от источника к потребителю, операции ее переработки, зафикси­рованные графически, позволяют на этапе анализа комплексно представить весь информационный процесс, выявить дублирование, лишние опе­рации и документы, неточности в распределении работ между исполните­лями и т.д.

Пример заполнения карты носителя информации (см.строку З):

1 - наименование носителя информации;

2 - шифр документа, относящегося к группеорганизационно-распоря­дительной документации;

3 - "5" - шифр головной организации(источника формирования до­кумента),

"IS" - шифр дирекции НИИ - потребителядокумента;

4 - время переработки документа;

5 - "0,5" - условный объем информационного сообщения в знаках, "I" - информационное сообщение несет один документ;

 Скачать реферат