Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия
4
1.8.8. Правила эксплуатации средств офисной вычислительной техники, коммуникации и связи.
1.8.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.8.10. Правила и нормы охраны труда, требования производственной эргономики, санитарии и гигиены.
2. Общие должностные обязанности
2.1. Офис-менеджер обязан
2.1.1. Возглавлять работу аппарата управления предприятия и уверенно руководить им.
2.1.2. Обеспечить своевременное и качественное выполнение офисом возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утверждённым порядком работы.
2.1.3. С получением дополнительных указаний и поручений руководителя предприятия организовывать их своевременное и качественное исполнение.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств офиса в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечить надёжную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчинённых, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчинёнными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчинённым предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).
2.1.9. С учётом складывающейся деловой ситуации осуществлять предварительное планирование работы руководителя предприятия на предстоящий период, разрабатывать меры по её всестороннему обеспечению.
2.1.10. Регулярно осуществлять планирование личной работы и работы аппарата управления.
2.1.11. Представлять на утверждение руководителю предприятия графики дежурств сменных администраторов офиса, графики уборки помещений и выхода автомашин в рейс.
2.1.12. Организовывать ведение отчётности офиса по установленной форме и требуемом объёме.
3. Специальные должностные обязанности
3.1. Офис-менеджер обязан
3.1.1. Разрабатывать, внедрять и обеспечивать оптимальное функционирование технологии офисной работы.
3.1.2. Распределять служебные полномочия между сотрудниками офиса.
3.1.3. Лично обеспечивать контроль за сроками и качеством исполнения наиболее важных и срочных указаний и поручений руководителя предприятия.
3.1.4. Обеспечивать координацию и взаимодействие между аппаратом управления и структурными подразделениями предприятия (включая филиалы и представительства), в том числе посредством использования технических средств и каналов коммуникации и ведения приёма посетителей.
3.1.5. Принимать меры к организации и поддержанию на должном уровне документационного обеспечения офисной деятельности, в том числе эффективное ведение деловой переписки, надёжное хранение управленческой документации, оперативное исполнение документов и информационных запросов.
3.1.6. Принимать участие в организации маркетинговой деятельности предприятия и осуществлять с этой целью управление корпоративным Интернет-ресурсом, подготовку внутрикорпоративных мероприятий, вести бизнес-консультирование руководителя предприятия в пределах своей компетенции.
3.1.7. Осуществлять управление финансовыми ресурсами аппарата управления.
3.1.8. Организовывать текущее жизнеобеспечение деятельности офиса, принимать меры по поддержанию в нём порядка в течение дня, а также по устранению неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования и оргтехники.
3.1.9. Своевременно принимать меры по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), препятствующих нормальному функционированию офиса.
3.1.10. Осуществлять управление персоналом аппарата управления.
3.1.11. Принимать меры к повышению эффективности офисной работы, сокращению сроков и совершенствованию качества её выполнения.
3.1.12. Представлять руководителю предприятия предложения по обеспечению надлежащих эргономических и санитарно-гигиенических условий труда в офисе, рационализации рабочих мест его сотрудников.
4. Права офис-менеджера
4.1. Офис-менеджер имеет право
4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности аппарата управления предприятия – по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
4.1.2. Представлять руководителю предприятия свои предложения по комплектованию офиса квалифицированным персоналом, а также по поощрению (привлечению к ответственности) подчинённых – в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
4.1.3. Готовить и представлять руководителю предприятия свои предложения по совершенствованию работы аппарата управления предприятия (его дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
4.1.4. Участвовать в работе совещаний руководства предприятия при рассмотрении вопросов, касающихся работы аппарата управления.
5. Взаимоотношения (связи по должности) офис-менеджера
5.1. В целях эффективного осуществления своих полномочий офис-менеджер взаимодействует
5.1.1. С руководителем предприятия – в порядке подчинённости.
5.1.2. С другими должностными лицами предприятия – при решении вопросов деятельности, отнесённых к компетенции аппарата управления предприятия.
5.1.3. С руководителями других структурных подразделений предприятия – при решении совместных задач по обеспечению управления предприятием.
5.2. Офис-менеджер имеет право вести внутреннюю служебную переписку по вопросам, отнесённым к компетенции аппарата управления предприятия, в том числе с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.
6. Ответственность и порядок оценки работы офис-менеджера
6.1. Офис-менеджер несёт административную, дисциплинарную и материальную ответственность
6.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам деятельности аппарата управления предприятия.
6.1.2. За невыполнение указаний руководства предприятия, касающихся работы офиса.
6.1.3. За несохранение государственной и служебной тайны.
6.1.4. За неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
6.2. Оценка работы офис-менеджера осуществляется
6.2.1. Руководителем предприятия – регулярно, в процессе повседневного осуществления офис-менеджером своих служебных полномочий.
6.2.2. Аттестационной комиссией предприятия – периодически, но не реже одного раза в год на основании документированных итогов деятельности аппарата управления предприятия за оценочный период.
6.3. Основным критерием оценки работы офис-менеджера являются качество, полнота и своевременность выполнения им своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией и заключённым с офис-менеджером трудовым договором.
При этом следует помнить, что ни одна, даже самая подробная, инструкция не в состоянии отразить все нюансы и детали, связанные с осуществлением офис-менеджером своих должностных полномочий, - настолько они многообразны. Выручить в этой ситуации начинающего офис-менеджера могут дополнительные организационно-методические документы (инструкции по отдельным видам офисной деятельности), а также опыт повседневной работы.
Скачать реферат