Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия

Введение

АКТУАЛЬНОСТЬ. В соответствии с содержанием офисной деятельности и структу­рой поддерживающих её технологий можно выделить следующие категории офисного персонала:

• инженерно-технический персонал;

• персонал информационного и документационного обеспечения;

• организационный персонал.

Деятельность офисного инженерно-технического персонала на­правлена на обеспечение эффективного функционирования техничес­ких средств офисных технологий, что и определяет его квалификаци­онный состав, включающий в себя инженеров и техников по эксплуатации соответствующих видов оборудования.

Офисный персонал информационного и документационного обеспечения занимается реализацией функций информационной поддержки управленческой деятельности в рамках технологий сбора, накопления, регистрации, передачи, хранения, копирования, упоря­дочения, поиска, представления, выдачи и защиты данных. В его со­став входят специалисты служб документационного обеспечения уп­равления, экспедиций, канцелярий, специализированных подразделений размножения, защиты и хранения документов, а так­же работники, обеспечивающие функционирование автоматизиро­ванных информационных систем (администраторы баз данных и си­стем, прикладные программисты, операторы ЭВМ).

Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной деятельности и ее координа­цию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят:

• руководители структурных подразделений офиса, в которых организована работа инженерно-технического персонала и работни­ ков информационного и документационного обеспечения;

• секретари, помощники и референты руководства управленческих структур;

• координаторы офисной деятельности.

В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работни­ков офиса. До недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей ос­новной деятельности, что не всегда оправданно.

Для эффективной организации офисной работы требуются про­фессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями.

Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должности офис-менеджера.

НАУЧНАЯ ПРОБЛЕМА. Отсутствие обобщённых образовательных стандартов и требований к специальности офис-менеджера.

РАБОЧАЯ ГИПОТЕЗА. Данная проблема может быть решена путём изучения и анализа программ подготовки и повышения квалификации офис-менеджера в различных образовательных организациях оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников указанной специальности, а также изучения требований работодателей к профессиональной подготовке офис-менеджера.

ОБЪЕКТ ИССЛЕДОВАНИЯ: офис-менеджера.

ПРЕДМЕТ ИССЛЕДОВАНИЯ: функции и задачи офис-менеджера

ЦЕЛЬ: сформировать представление о профессиональном облике офис-менеджера и специфике его работы, изучить содержание и основные направления повседневной деятельности офис-менеджера в условиях современного предприятия, включая вопросы управления персоналом.

ЗАДАЧИ ИССЛЕДОВАНИЯ:

1. Выявить литературу по теме исследования.

2. На основе анализа литературных источников изучить задачи и функции офис-менеджера, выявить основные требования к деловым и личным качествам офис-менеджера, а также основные виды документов, регламентирующие его работу.

3. Проанализировать деятельность (название фирмы) и выявить место офис-менеджера в организации работы этой фирмы.

4. Разработать и предложить для внедрения должностную инструкцию офис-менеджера.

МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ:

- метод работы с документами;

- метод анализа информации;

- метод синтеза информации;

-метод опроса.

НАУЧНАЯ НОВИЗНА: Выявлена роль офис-менеджера в управлении и организации работы современного предприятия; разработана должностная инструкция офис-менеджера.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ: Результаты исследования могут быть использованы в работе офис-менеджеров, а также студентами обучающимися по специальности «Документоведение и ДОУ», «Менеджмент организации», «Управление персоналом»; разработанная должностная инструкция может быть применена в работе офис-менеджеров различных предприятий и организаций.

Офис-менеджмент как специфическая разновидность управленческой деятельности

Не все в точности представляют себе, что такое офис, менеджер и менеджмент, так как эти слова сравнительно недавно вошли в русский язык, поэтому начнём с определения понятий. В переводе с английского слово «office» означает:

1) служба, место, должность, пост;

2) нахождение у власти, на посту;

3) ведомство (вообще, и в т.ч. предприятие, организация, учреждение);

4) отдел, бюро, управление (как структурный элемент предприятия, осуществляющий административные функции);

5) контора, канцелярия;

6) служебное помещение, кабинет;

7) служащие;

8) обязанность, долг, функция;

9) сведения;

10) наконец, служба при доме (при офисе).

Менеджмент (management) можно перевести не только как классическое «управление», «заведование», но и следующим образом:

1) правление, дирекция, администрация (в качестве органа коллегиального управления предприятием);

2) умение справляться с работой;

3) бережное, чуткое отношение к людям (в данном случае - к персоналу).

Менеджер (manager) – это:

1) управляющий, заведующий, руководитель, администратор, директор;

2) управляющий имуществом;

3) в некоторых случаях – лицо, уполномоченное заниматься организационными вопросами, вести переговоры и т.п.

Если следовать изложенному выше то, офис-менеджер (office-manager) – это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения вообще). Образно говоря, офис-менеджер – это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения). [6]

Офис-менеджмент представляет собой один из видов управленческой деятельности. Главными отличительными чертами офис-менеджмента являются:

- тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);

- непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции;

- промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.

Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом предприятия.

Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер».

С другой стороны, известно, что на изменение экономической ситуации, и в частности появлению нового товара, быстрее всего реагирует рынок. Статистика убедительно свидетельствует о том, что на сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий.

 Скачать реферат