Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия

Образование офис-менеджера

В России(%)

За рубежом(%)

Высшее техническое

25%

0%

Высшее экономическое

15%

20%

Психологическое или гуманитарное

6%

50%

Высшее любое  

49%

30%

Среднее специальное

5%

0%

Не оговаривается

0%

0%

Знание иностранных языков

В России

За рубежом

Английский разговорный

0%

0%

Английский свободный

10%

60%

Английский базовый

10%

0%

Немецкий

10%

40%

Другие языки

5%

0%

Два языка

5%

0%

Не оговаривается

60%

0%

Возраст, лет

В России

За рубежом

20 – 23

5%

0%

23 – 25

20%

0%

25 – 30

30 – 35

60%

70%

15%

25%

Другой  

0%

5%

Пол

В России

За рубежом

Мужчина

20%

50%

Женщина

80%

50%

Другое

В России

За рубежом

Внешние данные

21%

0%

Прописка

14%

3%

Знание бухгалтерии

5%

0%

Делопроизводство

37%

0%

Подбор персонала

4%

25%

Управление младшим персоналом

5%

23%

Обеспечение работы офиса

7%

26%

Организация семинаров, встреч

7%

23%

Название раздела

программы

Содержание раздела программы

Современный офис.

Служебные обязанности

офис-менеджера

· современный офис, назначение и задачи работы офиса;

· виды современных организаций и место офис-менеджера в них;

· личные качества офис-менеджера;

· современные принципы управления;

· функции менеджмента “планирование”;

· методы стратегического и тактического планирования;

· функции менеджмента “контроль”;

· цели, способы, признаки и последствия контрольных мероприятий

Организация, технология и психология управления персоналом офиса

· функции менеджмента “организация”;

· виды, достоинства и недостатки организационных структур;

· построение организационной структуры офиса;

· функции (основные направления деятельности) офис-менеджера;

· зонирование офиса;

· функция менеджмента “управление”;

· норма управляемости;

· сфера деятельности и виды ответственности сотрудников офиса;

· делегирование полномочий и ответственности;

· этика деловых взаимоотношений в рабочей группе

Сопровождение

персонала офиса:

кадровое планирование,

подбор, расстановка и сопровождение персонала

· определение потребности в персонале, кадровое планирование;

· штатное расписание и другие организационные документы;

· разработка требований к персоналу, должностные инструкции;

· методика поиска, набора и отбора персонала;

· определение психотипов;

· учёт личностных характеристик при подборе и расстановке кадров;

· задачи и способы адаптации, ориентации и социализации сотрудников;

· обучение персонала;

· управление карьерой персонала  

Мотивация персонала.

Управление конфликтами

· функция менеджмента “мотивация”;

· структура мотивационного процесса;

· классификация потребностей;

· классификация стимулов;

· мотивационные методы и мотивационные стратегии;

· потребности, мотивирующие руководителя;

· типы менеджеров и их место в современном управленческом поле;

· стили взаимоотношений в рабочей группе;

· стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них;

· классификация конфликтов;

· реальные конфликты, их причины и способы разрешения и предупреждения;

· нонреальные конфликты; черты характера, их провоцирующие; способы их предупреждения;

· стили поведения в конфликтной ситуации; выбор оптимального стиля;

· стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них;

· признаки образования и способы деструктуризации негативно ориентированной группы  

Документационное

обеспечение управления.

Основы делопроизводства

· цели, задачи и основные принципы организации делопроизводства;

· роль офис-менеджера в организации работы с документами в фирме;

· классификация документов;

· общие требования к оформлению документов, реквизиты документов, бланки документов;

· ГОСТ Р 6.30-2003  

Оформление документов.

Организация документооборота в фирме

· особенности составления, разновидности и структура текста некоторых видов документов: докладная записка, приказ, протокол, акт, служебное письмо;

· основные принципы организации документооборота в фирме;

· номенклатура дел;

· регистрация документов;

· контроль исполнения документов;

· организация текущего и архивного хранения документов;

· эффективность документооборота;

· конфиденциальное делопроизводство  

Хозяйственная работа

офис-менеджера

· организация снабжения офиса;

· анализ предложения, структура цены товара, система скидок;

· организация системы хранения, учёта и выдачи предметов и средств труда;

· полная материальная ответственность, передача товароматериальных ценностей от одного материально ответственного лица другому;

· инвентаризация хозяйства офиса;

· материально-техническое обеспечение переговоров и презентаций;

· участие офис-менеджеров в этих мероприятиях

Практика договорной

работы

офис-менеджера

· понятие договора, виды договоров, заключаемых с участием офис-менеджера;

· форма договора на примере договора купли - продажи;

· документальное подтверждение исполнения договорных обязательств;

· виды ответственности за неисполнение обязательств, понятие и виды сделок;

· обязательная письменная форма сделок – цель и способы: доверенность – накладная, гарантийное письмо;

· договор и соглашение;

· договор поставки и договор купли-продажи, форма договора на примере договора купли-продажи;

· преамбулы договора, существенные условия договора, момент перехода права собственности на товар от продавца к покупателю;

· момент исполнения стороной договорных обязательств

· способы принудительного исполнения договоров;

· последствия недействительности договоров;

· виды ответственности за неисполнение обязательств: возмещение ущерба, выплата неустойки, формы и разновидности неустойки;

· форс-мажор: понятие, механизм действия, последствия возникновения форс-мажорных обстоятельств для всех контрагентов.

Основы бухгалтерских

знаний для

офис-менеджера

· методы бухучёта;

· порядок получения товароматериальных ценностей;

· правила оформления и методика проверки доверенности;

· денежные средства на расчётном счёте; безналичные платежи;

· денежные средства в кассе, первичные кассовые операции, наличные платежи;

· денежные средства на валютном счёте;

· документы, сопровождающие эти операции;

· составление авансовых отчётов  

Деловой этикет

· общение и этика;

· приоритеты этикета;

· правила поведения в офисе;

· офисный стиль одежды;

· вербальный этикет;

· встреча гостей и партнёров;

· оформление и использование визитных карточек

Технические оснащения

современного офиса

· факс, автоответчик, телефон;

· ксерокс;

· мини-АТС;

· диктофон;

· устройство ПК;

· операционные системы;

· начало и завершение работы с операционной системой Windows 2000/Me/XP;

· работа с клавиатурой и манипулятором «мышь»

Организация хранения

информации.

Работа с офисными приложениями и

Интернетом

· рабочий стол и его структура;

· работа с меню и окнами «Мой компьютер», «Проводник»;

· открытие папок и файлов, создание папок, переименование папок и файлов, перемещение и копирование папок и файлов, удаление файлов, восстановление файлов, поиск файлов;

· запуск программ, обзор вспомогательных программ;

· операция с файлами и прикладными программами;

· создание ярлыков и использование ярлыков;

· общие сведения о других программах MS Office 2000;

· обзор возможностей мультимедиа, использование справочной системы;

· исправление ошибок файлов структуры (Scan Disk);

· архивация файлов в операционной системе Windows, запуск программ в командной строке;

· борьба с компьютерными вирусами и профилактика «заражения» ПК;

· особенности системы Windows 2000/Me/XP;

· организация совместного доступа к устройствам и папкам;

· использование электронной почты в локальной сети (MS Exchange), приём и отправка простых писем по электронной почте;

· создание сложных писем;

· присоединение файлов к электронному письму