Контроль в организации
2
Апекс обязан обеспечить эффективное выполнение организацией ее предназначения, обслуживание потребностей тех, кто контролирует организацию, обладает над ней властью. К числу его основных обязанностей относится прямой контроль, координация (определение задач и ресурсов, принятие решений, структурирование организации, подбор кадров, стимулирование их, наблюдение за процессом и результатами работы и т.д.)[2];
Срединная линия обязана выполнять ряд более детальных и специализированных, сфокусированных на рабочем процессе задач в потоке распространяющегося вверх и вниз прямого контроля:
- участие в принятии решений;
контроль их выполнения;
сбор информации, подготовка предложений апексу;
- самостоятельное решение возникающих проблем в рамках компетенции.
Техноструктура обязана обслуживать специфические потребности самой организации как таковой (проектирование рабочего процесса, его планирование, модификация, обучение персонала). Она эффективна только тогда, когда ее аналитические инструменты позволяют повысить производительность труда операторов, эффективность управления менеджерами срединной линией.
Существует три типа аналитиков:
- нормировщики (стандартизация рабочих процессов);
аналитики по контролю и планированию;
аналитики-кадровики.
Минцберг считает[3], что формализация поведения – это способ, посредством которого организация пытается ограничить свободу поведения и действий своих сотрудников, прежде всего в плане стандартизации их труда. Основные способы формализации:
- по должности (должностные инструкции);
по рабочему потоку (спецификация содержания труда);
по правилам организации (руководство по поведению).
Формализация поведения используется для снижения вариативности поведения, для повышения его прогнозируемости и управляемости. По сути, основная причина необходимости формализации поведения – необходимость в должной степени координации действий членов организации. Кроме того, формализация обеспечивает непредвзятое, объективно справедливое отношение к разным членам организации (продвигается не тот, кто мне больше нравится, а тот, кто в большей степени соответствует правилам организации).
Формализация поведения используется также для того, чтобы гарантировать его машиноподобное постоянство, содействующее эффективности основной деятельности организации.
Чем стабильнее и однообразнее производственная деятельность, тем в большей степени она является программируемой и тем более бюрократизирована та часть организации, в которой она выполняется. При этом формализация поведения наиболее характерна для операционного ядра организации. Ближайшие к операционному ядру менеджеры испытывают самое сильное влияние формализации.
Формализация отражает стремление властей навести в организации определенный порядок. Наиболее формальные структуры являются еще и наиболее «четкими». Разумно установленные «сверху» правила могут эффективно ограничивать произвол менеджеров «на местах». «Внизу» может родиться своего рода «демократия»: все равны именно потому, что подчиняются одному и тому же набору предписаний.
Контроль как функция управления.
В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - по-русски “управление” - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров - это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.
В 1916 году основатель административной теории организации А.Файоль сгруппировал все виды управленческой деятельности в 5 основных функций управления (в его терминологии – «стабильных элементов» управления):
1. Функция предвидения (планирования), состоящая в выборе целей и плана действий по их достижению;
2. Функция организации, посредством которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними;
3. Функция руководства (распорядительства), состоящая в мотивировании исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей;
4. Функция контроля, заключающаяся в соотнесении реально достигнутых результатов с теми, что были запланированы.
5. Функция координации.
Контроль по Файолю – это наблюдение за ходом происходящих процессов в управляемом объекте, сравнения его параметров с заданными, выявление отклонений, а также выработка мер устранения отклонений от заданного режима функционирования и обеспечения их реализации.
Управление организацией Файоль рассматривал как универсальный процесс, состоящий из нескольких взаимосвязанных функций, важнейшей из числа которых является контроль.
Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.
Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.
Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.
Функция контроля проявляется в форме воздействия на коллектив людей, посредством выявления, обобщения, учета, анализа результатов производственной деятельности каждого цеха и доведения их руководителей, подразделений и служб управления с целью подготовки управленческих решений. Эта функция реализуется на основе данных оперативного, статистического, бухгалтерского учета, выявления отклонений от установленных показателей работы и анализа причин отклонений.
Основные характеристики эффективного контроля[4]:
1. Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их.
2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.
3. Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.
4. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.
Скачать реферат