Анализ и синтез системы управления ООО "ПениБлек"

Как видим, сильными сторонами фирмы являются производство (т. е. собственно выпуск продукции), финансы, кадры и руководство. Слабыми - маркетинг и ноу-хау. По этим направлениям и следует развивать деятельность фирмы в дальнейшем.

Рассчитаем средние значения показателей оценки деятельности предприятия для каждой сферы окружения, используя формулу простой средней арифметической:

политическая: 27/6 = 4,5

экономическая: 30/6 = 5,0

технологическая: 33/6 = 5,5

социально-демографическая: 23/6 = 3,8

экологическая: 24/6 = 4,0

Как видим, большинство оценок находятся в зоне стабильности (от 4 до 6). Производство организовано на базе современной технологии; кадры на предприятии используются достаточно полно; новое руководство предприятия обеспечивает стабильность работы - это сильные стороны деятельности предприятия.

По социально-демографической сфере предприятие находится в зоне слабых сторон: уровень заработной платы в среднем не очень высок, мало внимания уделяется мотивации работников, созданию условий для большей их заинтересованности в работе.

Проектирование новой системы управления

Анализ организационной структуры не выявляет какого-либо кардинального дублирования работы между функциональными блоками и отделами.

Анализируя характер передачи полномочий в организации, отметим, что на предприятия сложилась жестко централизованная структура. Достоинство этого обстоятельства заключатся в личной ответственности работников организации за свои действия, что на определенном этапе развития ценится несколько выше, чем инициативность в поиске новых решений.

В настоящее время для эффективной деятельности предприятия, структура управления должна обеспечивать:

- минимальное время прохождения информации от высшего руководителя до непосредственного исполнителя;

- иметь четкое обособление составных частей структуры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.);

- иметь способность к быстрой реакции на изменения в управляемой системе;

- предоставлять полномочия на решение проблем тому подразделению, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу;

- иметь возможность приспосабливать отдельные подразделения аппарата управления ко всей системе управления организацией в целом и к внешней среде в частности.

Итак, для более четкой работы предприятия, а так же для минимального времени прохождения информации, необходимо спроектировать новую структуру управления.

На сегодняшний день юридический отдел и бухгалтерия подчиняется только директору предприятия. Коммерческий директор управляет тремя отделами: отделом продаж, отделом снабжения и отделом логистики.

Следует выделить в каждом отделе и подразделение своего руководителя. В результате такого перестроения каждый руководитель подразделения будет более информирован, более опытным в конкретной области. Коммерческий директор не справляется с руководством тремя отделами одновременно.

В бухгалтерии необходимо выделить главного бухгалтера, так как генеральный директор не имеет достаточно знаний в области бухгалтерского учета и управлением бухгалтерией должен вести человек который имеет высокую квалификацию.

Так же на наш взгляд следует расформировать юридический отдел, так как для небольшой организации это слишком затратно держать целый отдел для оформления и заключения договоров и защиты предприятия в Арбитражных и иных судах. Заключать договоры и заниматься их оформлением могут работники отдела продаж и отдела снабжения, для этого достаточно провести обучение сотрудников в данной области. А защиту интересов предприятия в судах может ввести нанятый адвокат, так как подобные ситуации возникают крайне редко, то нанят юриста будет выгодней, чем держать целый отдел.

Так же следует объединить отдел снабжения и отдел логистики, так как они дублируют деятельность друг друга.

Определение типа проектируемой системы управление

Для новой структуры управления был выбран функциональный тип системы.

В организационной структуре каждый ее элемент имеет определенное место и соответствующие связи, посредством которых в процессе управления возникает взаимодействие элементов (прямые и обратные связи).

Совокупность возникающих в процессе управления взаимосвязей и взаимоотношений между подразделениями предприятий, включая взаимоотношения, права и ответственность работников за выполнение конкретных видов деятельности в процессе управления предприятием, представляет собой организационную структуру.

Главная функция организационной структуры - обеспечение контроля и координации деятельности подразделений предприятия.

Организационная структура предприятия отражает уровень полномочий, делегированных различным функциональным и линейным подразделениям предприятия.

При функциональной структуре руководители функциональных подразделений специализируются в определенной области деятельности и отвечают за реализацию соответствующих функций, непосредственно дают распоряжения подразделениям по вопросам, находящимся в их компетенции.

Основные преимущества функциональной структуры - прямое воздействие специалистов на производство, высокий уровень специализации управления, глубокая разработка и обоснование принимаемых решений.

Основной недостаток - сложность и неэкономичность (много подразделений, а, следовательно, и каналов управления).

Опыт показывает, что функциональную структуру целесообразно использовать на тех предприятиях, которые выпускают относительно ограниченную номенклатуру продукции, действуют в стабильных внешних условиях и для обеспечения своего функционирования требуют решения стандартных управленческих задач.

Разработка блок-схемы проектируемой системы управления

С учетом предложенных нововведений спроектируем новую схему системы управления предприятием ООО «ПениБлек» (Приложение 2)

Ключевыми понятиями организационной структуры управления являются элементы (звенья), связи (отношения) и полномочия.

К элементам структуры относятся отдельные работники, службы и другие звенья аппарата управления, а отношения между ними поддерживаются благодаря вертикальным связям.

Итак, из схемы видно, что теперь каждое подразделение имеет руководителя. Функции подразделений не пересекаются. Упразднен юридический отдел.

Функциональная структура управления базируется на иных принципах, она возникла с развитием специализации работы, связанной с получением и распределением ресурсов. Функциональная структура не имеет недостатков линейной, здесь вопросы решаются более компетентно, от линейных руководителей не требуется глубоких знаний всех сторон управления производством. Крупный недостаток этой структуры - нарушение единства распорядительности и ответственности за работу.

Основные функции руководителей крупных подразделений

Функция - это круг деятельности и обязанностей отдельного лица или органа управления, представляющих часть управляющей системы. В управлении различают профессионально-отраслевые и структурно-пространственные объектные функции.

 Скачать реферат