Методы совершенствования документирования управленческой деятельности

В соответствии с законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании", целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ[6]. Услуг; повышение их конкурентоспособности; обеспечение научно-технического прогресса и рационального использования ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов исследований и измерений, технических и экономико-статистических данных; взаимозаменяемость продукции.

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154- 1 "О стандартизации" устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты[7].

Результаты стандартизации:

- Юридическая сила документированной информации;

- Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;

- Эффективная автоматизированная обработка документов.

Благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расход материалов на их изготовление).

Значение унификации и стандартизации создания и оформления документов возросло в связи с применением в управленческой деятельности НИТ.

Прием, обработка и распределение поступающих документов

1.1.3 Прием и первичная обработка

Организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Операция в основном техническая. Обработка поступающей корреспонденции достаточно традиционна и не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил[12, C.128]. Проводится централизованно секретарем - референтом, а в крупных учреждениях – экспедициями или специально выделенным работникам (экспедитором). В канцеляриях и общих отделах организаций создается участок по приему и отправке документов. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Задача службы делопроизводства – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступающих документов:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковки передаются по назначению.

4. Конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая из к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте не надписи "лично", а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой "лично" не вскрываются, а передается адресату. Однако, в некоторых организациях количество документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов – на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки – адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (не указываются фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки – регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.

Большая часть организаций и учреждений обладает не Толькой почтой но и другими каналами информации. Значительное количество документов, содержащих оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача "из рук в руки". Все эти способы доставки создают большие документопотоки, содержащие информацию необходимую для деятельности организации. Служба делопроизводства должна обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. Иначе эти документы могут "выпасть" из поля зрения службы делопроизводства и не включатся в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

Во всех сферах управления используются компьютеры, с этим коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс - модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс – модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из одного документа для создания другого.

Всё это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации.

 Скачать реферат