Методы совершенствования документирования управленческой деятельности

Период 1917-1990-х гг. 15 марта 1917 г. было принято постановление "Об упрощении формы официальных сношений и бумаг", которое заключалось в отмене "титулования и заключительной формулы деловых писем, выражающей личные чувства". В "Положении о письмоводстве и делопроизводстве" от 1918 г. изменения касались исключения устаревших канцелярских штампов в текстах документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях экономии.

К концу 20-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документов. Были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, протоколов, извещений, телефонограмм. Были стандартизованы материалы. Применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты пишущих машин).

В 1965 г. была разработана ЕГСД. Реализация её положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений. Позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы НИТ, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по данным вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел частично был восполнен созданием новой редакции ГСДОУ, утвержденной в 1988 г.

В 70-80-х гг. были разработаны стандарты на управленческую документацию. Общесоюзные классификаторы технико-экономической информации, унифицированные системы документации. Это значительно улучшило оформление документации; облегчило процессы поиска, учета, анализа, хранения разнообразной информации; подготовило почву для автоматизации управленческих функций[10, С.11].

Новый этап в развитии отечественного документирования начался в 1990-е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло существенное изменение информационно-документационных процессов. В России произошла смена политического и экономического строя, в работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях в это время получают такие направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной научной дисциплины стимулируется всё возрастающими и существенно изменившимися социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями[4, C. 9].

На современном этапе процесс документирования стремятся полностью автоматизировать с помощью новых информационных технологий (НИТ). Их использование позволит сократить издержки на управление. В том числе за счет высвобождения части технического персонала этих органов. На сегодняшний день создано множество программ как зарубежного ("Office Media"), так и отечественного производства ("Делопроизводство"). Создание и оформление электронных документов регулируют Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"[13], от 27 июня 2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации"[14].

Совершенствование содержания и оформления документа

1.1.1 Унификация документов

Под унификацией понимают уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения[11, С.1278].

Унификация текстов документов – целенаправленная, упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения документов и созданию на этой основе универсальных вариантов их текстов[2, С.8].

Результаты унификации:

- Совершенствование структуры документов;

- Универсализация представления документированной информации;

- Целенаправленное и оправданное применение в текстах документов устоявшихся семантических конструкций и терминологии.

Благодаря унификации достигают упорядочения состава документов организации. Фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий. Всё это способствует сокращению временных и материальных затрат на подготовку документов организации, что имеет особое значение при осуществлении указанной работы в оперативном режиме.

В основе работы по унификации текста отдельного документа лежит метод выделения в нём постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации[5, С. 276].

Способы унификации текстов документов:

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.

Таблица – разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация – в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечен соответствующих граф и строк. Достоинства таблиц: обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и координировать информацию, проводить сравнительный анализ данных.

Трафарет – способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В такой форме создают приказы, заявления[5, С. 278].

Этапы унификации текстов документов:

1. Определение критериев отбора документов для унификации; отбор документов, соответствующих критериям, составление на них аннотаций;

2. Выбор последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа – с этой целью производят предварительную структуризацию текста, позволяющую сформировать базовую модель унифицированного текста документа;

3. Предварительная унификация стилистических средств текста;

4. Формирование окончательного варианта унифицированного содержания документа.

5. Окончательный вариант унифицированного текста документа помещают в альбом унифицированных форм документов организации и в банк унифицированных форм ЭД.

6. Унифицированных формы применяют для подготовки конкретных вариантов документов.

Содержание альбома унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава выводят устаревшие формы, разрабатывают и включают вновь утвержденные. А также корректируют действующие.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации [1,С.9].

1.1.2 Стандартизация оформления документов

Стандартизация в широком смысле означает процесс установления и применения стандартов.

Стандартизация – изготавливать по стандарту, придать чему-нибудь однообразие, стандартные формы[9,C.662]. Под стандартизацией понимается деятельность, направленная на достижение упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного применения в отношении реально существующих и потенциальных задач[16]. Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов[1, С.9].

 Скачать реферат