Виды документов и их развитие в современных условиях
8
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста – по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.
Рекомендации для передачи телефонограммы:
- передавать только краткую и срочную информацию;
- проверять правильность записи повторным чтением;
- не передавать сложные тексты (текст должен содержать не более 50 слов);
- не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;
записывать их в специальный журнал, или оформлять на пишущей машине с последующей регистрацией (применять специальные бланки целесообразно при значительном объеме телефонограмм). Если телефонограмму передают нескольким адресатам, тока к ней прилагают список учреждений и адресатов и номера телефонов, по которым ее передают.
Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение.
Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.
После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.
Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.
Факс получает в последнее время все более широкое распространение для быстрой посылки информации. Он очень удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Техника факса рассчитана в основном на листы бумаги формата А4. любой документ может быть послан с помощью факса. Поэтому нет особых требований к передаваемому материалу, кроме одного – он должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. На рис. 29 приведен один из вариантов факса.
Документы по личному составу
Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников учреждений, организаций.
Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.
Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д.
Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:
- прием на работу;
- перемещение по работе;
- увольнение с работы;
- установление должностных окладов;
- отпуска;
- командировки;
- изменения фамилии;
- поощрения;
- взыскания и т.д.
Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).
Особенности приказа по личному составу:
1. Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны различные варианты составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами.
2. Номер (индекс) пишут с большой буквы «К», что означает приказ по кадрам.
3. Заглавие – «По личному составу».
4. Констатирующая часть в приказе может отсутствовать.
5. Распорядительные пункты оформляют в последовательности:
- прием на работу;
- перевод или перемещение по работе;
- установление разрядов;
- установление разрядов;
- установление категорий служащим и рабочим;
- возложение временного исполнения обязанностей;
- предоставление отпусков;
- установление неполного рабочего дня;
- изменения фамилии;
- увольнение с работы;
- изменение фамилии;
- увольнение работы;
- прекращение работы в связи со смертью.
По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «О командировании» и т.д. В организации, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.
6. Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).
7. В пункте приказа (приказе) при приеме на работу следует указывать:
- на какую должность;
- в какое подразделение;
- с какой оплатой;
- с какого числа;
- вид работы – постоянная с испытательным сроком; со стажировкой; временная на срок…; по совместительству…;
- особые условия работы – с принятием материальной ответственности; с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.
8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:
- вид и причину перевода;
- устанавливаемый оклад;
- длительность, в случае временного перевода;
- в качестве основания приводят заявление работника о переводе на другую работу;
- при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.
При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – на докладную записку руководителя структурного подразделения.
При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.
При увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗОТа и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.
9. Фамилии, имена и отчества пишут полностью.
10. Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами.
11. К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
Приказы по личному составу готовят отделы кадров или должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.
Особенности оформления и действия приказов:
- приказы оформляют на бланках формата А4;
- нумеруют приказы в течение календарного года;
- приказы визирует юрист, заместитель директора по кадрам. Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу «С приказом ознакомлен», подпись работника, дата ознакомления;
- приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу. Например, приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено 4 ноября;
- срок хранения приказов 75 лет.
Выписка из приказа – копия части подлинного документа.
Скачать реферат