Виды документов и их развитие в современных условиях

В этом случае рассматриваются такие вопросы: какие группы документов могут или должны изготавливаться и храниться только на машинных носителях или только на бумаге, или дублироваться (в зависимости от значения документа, срока хранения, вида носителя и иных оснований); как оформляется включение электронного документа в номенклатуру дел и в чем будет заключаться в данном случае формирование дела (которое при бумажном варианте документов заключается в подшивке документов в соответствующие папки, а в электронном варианте - соответствующая подборка в файле по принципиально однородным правилам) и др.

Большое значение для подтверждения подлинности подписи документа имеет использование оттиска печати. В соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 в этих целях используется печать организации. Сложность заключается в том, что в действующих нормативных правовых актах не установлено фактическое соответствие печати с изображением Государственного герба Российской Федерации или соответственно гербов субъектов Российской Федерации и иных пользователей подобных печатей, которым предоставлено соответствующее право на основании законодательных актов, печатям с логотипом организации, товарным знаком и т.п. В Типовой инструкции делается запись о том, что круглая печать негосударственной структуры, акционерного общества, коммерческой организации, которая имеет изображение логотипа, эмблемы, товарного знака, утвержденного и зарегистрированного при регистрации организации, является, по существу, аналогом гербовой печати, и ее изготовление, использование и уничтожение должны соответствовать соответствующим правилам, установленным для гербовой печати. В Инструкции имеется раздел о бланках, на которых следует оформлять бумажные документы. В частности, записаны правила о размерах бланков, о написании названия организации в соответствии с зарегистрированным уставом и об использовании на бланках русского языка, государственных языков субъектов Российской Федерации и иностранных языков.

Большой раздел содержит требования к оформлению, в частности, распорядительных документов. Рассмотрены правила оформления приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, а также протоколов и служебных писем.

Меры по дальнейшему развитию видов документов

Какие дальнейшие меры в направлении развития видов документов в управленческой деятельности, на мой взгляд, необходимо предпринять.

а) Государственная политика в области документационного обеспечения управления должна быть направлена на сокращение объема документооборота, унификацию систем документации, правил документирования и требований к формам управленческих документов. Особого внимания требует разработка Единой государственной системы документационного обеспечения управления как нормативного, правового акта, устанавливающего основные требования к документированию управления и систем документации, организации контроля исполнения документов, обеспечению сохранности документов и их использования в оперативных целях для принятия управленческих решений.

б) Документационное обеспечение нуждается в комплексной проработке правовых основ работы с документами. На наш взгляд, неурегулированным остается активное нормотворчество в области наращивания неконтролируемого числа различных форм документов, которые создаются ведомствами при разработке положений о них, в документах инструктивного межведомственного характера.

В этих условиях представляется целесообразной подготовка проекта федерального закона "О документации". Такой закон мог бы быть подготовлен Росархивом и ВНИИДАД совместно с заинтересованными ведомствами. Определенные наработки в этом направлении уже есть (проект концепции Закона). Закон определил бы компетенцию государства по отношению к документам, а также направления развития автоматизации документообработки и документационных связей.

Предлагаемый Закон, определяющий основные требования к документам, системам документации и регулирующий правоотношения в сфере документообразования, документирования, должен, на наш взгляд, преследовать следующий основные цели:

определение единой политики в области документообразования, документирования и документооборота, направленной на упрощение, унификацию и информатизацию этих целей;

повышение эффективности работы органов управления и управленческих структур организаций за счет достижения большей оперативности документирования и обоснованности принятия управленческих решений;

сокращение форм, видов и количества документов, объемов работы с документами и стоимости сбора, хранения, распространения и использования документированной информации;

борьба с бюрократизмом и коррупцией за счет минимизации состава документов, необходимых для взаимодействия органов управления, организаций и граждан, числа согласований и упрощения движения документов при принятии решений.

В Законе "О документации" могли бы быть определены следующий основные направления государственного регулирования работы с документами:

полномочия государства по отношению к документации организаций всех форм собственности;

ответственность организаций за документирование своей основной деятельности в установленном государством порядке;

унификация форм документов, создающихся и обращающихся в сфере управления;

организация и основные правила документооборота (документных коммуникаций юридических лиц, юридических лиц и граждан);

установление требований и условий обеспечения достоверности и доказательности документированной информации, юридического значения документов управления на различных носителях;

унификация структур, полномочий и функций служб документационного обеспечения в зависимости от уровней и масштабов деятельности органов управления и организаций;

регулирование права собственности на документы, обеспечение их сохранности и передачи на государственное архивное хранение;

реализация права на доступ юридических и физических лиц к документированной информации органов управления и организаций.

в) Государственная политика должна также, на наш взгляд, обратить внимание и на такой социально значимый аспект как документирование взаимоотношений граждан и органов государственного управления различных уровней.

Неоправданная усложненность таких отношений, необходимость собирать множество справок, заполнять сложные формы влечет за собой возникновение официальных и неофициальных поборов, посреднических форм и контор, связанных с органами государственного управления, усиливает бюрократизм и коррупцию в государственном аппарате. Нам представляется, что общество только бы выиграло, если бы государство провело глобальную ревизию сложившихся отношений частных граждан с организациями независимо от их правового статуса и формы собственности, укрепило бы доверие человека к государству.

Заключение

Одним из центральных вопросов в организации информационно-документационного обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ (документационного обеспечения управления). Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов.

 Скачать реферат