Внутрифирменная система информации

Введение

Коммуникации, обмен информацией – это то, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь не многие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не могут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако, коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу.

Цель данной работы - ознакомиться с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными западнями на пути к пониманию сути сообщений, а также с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией, как среди менеджеров, так и за пределами их круга. Как правильно использовать информацию и какое она имеет значение для современных фирм и корпораций.

Задачи данной работы - изучение сущности и понятия информации. Как она влияет на организацию бизнеса и членов этой организации.

Тема данной работы актуальна на современном этапе развития бизнеса, т. к. очень трудно без информационных ресурсов и возможностей построить этот бизнес. Из большого объема информации необходимо выбирать более нужную и правильную, переосмысливать ее содержание и делать необходимые выводы.

Информационные ресурсы, новейшие технологии - это неотъемлемый атрибут современной фирмы, которая движется к достижению своих целей, задач, чтобы получить эффективный результат своей работы.

Если компания не обладает информационными возможностями, не понимает важности коммуникативного процесса, то она не в состоянии выдержать конкурентную борьбу, понимания и одобрения клиентов, получение ожидаемой прибыли, процветания и устойчивого положения на рынке.

Раздел 2. Значение информации во внутрифирменной системе информации

Коммуникации

Любое общение, в том числе и деловое - это, прежде всего коммуникация, т. е. обмен информацией, значимой для участников общения. Само понятие «коммуникация» (от лат.communicatio- сообщение, связь, путь сообщения, а это слово, в свою очередь, произошло от communico-, связываю, общаюсь).[1]

Менеджер- руководитель от 50- 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном процессе и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля.

Основная часть коммуникаций в организации приходится на разговоры, записки, сообщения и т.д. Коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс.

Коммуникации между организацией и ее средой

Любая организация существует в некоторой внешней среде. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей.[2]

Организация пользуется разнообразными средствами для коммуникации с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров и услуг на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию имиджа, определенного образа организации на местном, общенациональном или международном уровне.

Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Коммуникации между уровнями и подразделениями

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальной коммуникации. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшее. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п.[3]

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. В этом случае служащие готовы сообщить своему непосредственному начальнику о возникшей проблеме.

Передача информации с низших уровней на высшее может заметно влиять на производительность. Так же коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения верха о том. Что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положенных дел. Обмен информацией по восходящей происходит в форме отчетов, предложений, и объяснительных записок.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организация нуждается в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключается в формировании равноправных отношений.

Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры - подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и т. п. По содержанию такое взаимодействие может быть информационными, административным или техническим.

Коммуникационные каналы бывают трех видов: односторонние (информация движется в одном направлении), двусторонние (информация с обратной связью), многосторонние(информация движется во многих направлениях с обратной связью).

В рамках информационного взаимодействия субъекты управленческой деятельности обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решений. Эти сведения бывают официальными, закрепленными юридически, и неофициальными, не обладающими никаким правовым статусом, но помогающими ориентироваться в ситуации.

В процессе административного взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции. рекомендации, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля.

По характеру, взаимодействие в организации может быть прямым или косвенным. Прямое основывается на контактах сторон. Косвенное подразумевает, что одна из сторон создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни было команд, выполняет требующиеся от него действия.

Формальные и неформальные коммуникации

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. 80-90% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании.

 Скачать реферат