Ведение распорядительной документации

Введение

Независимо от организационно-правовой формы юридического лица, характера и направления деятельности организации, её структуры и численности, руководитель любой организации наделяется правом осуществлять распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основным назначением издания оранизационно-распорядительных документов является решение задач регулирования и координации деятельности всей организации в целом и каждого её подразделения в отдельности. Это позволяет органам управления организации обеспечивать максимальный эффект деятельности организации, вне зависимости от того, какие цели преследует организация в своей деятельности.

Поэтому соответствующее составление и оформление распорядительной документации - одна из наиболее важных сторон деятельности любой организации, службы.

Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее – Ростехнадзор) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору в сфере безопасного ведения работ, связанных с пользованием недрами, промышленной безопасности, безопасности при использовании атомной энергии (за исключением деятельности по разработке, изготовлению, испытанию, эксплуатации и утилизации ядерного оружия и ядерных энергетических установок военного назначения), безопасности электрических и тепловых установок и сетей (кроме бытовых установок и сетей), безопасности гидротехнических сооружений (за исключением судоходных гидротехнических сооружений, а также гидротехнических сооружений, полномочия по осуществлению надзора за которыми переданы органам местного самоуправления), безопасности производства, хранения и применения взрывчатых материалов промышленного назначения, а также специальные функции в области государственной безопасности в указанной сфере, в сфере охраны окружающей среды в части, касающейся ограничения негативного техногенного воздействия, а также функции по организации и проведению государственной экологической экспертизы федерального уровня.

Ростехнадзор осуществляет свою деятельность непосредственно и через свои территориальные органы во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями[1].

Территориальный орган Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору - Западно-Сибирское управление Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее – Западно-Сибирское управление Ростехнадзора), сокращенное наименование - Западно-Сибирское управление Ростехнадзора является территориальным органом межрегионального уровня, осуществляющим функции Ростехнадзора в установленной сфере деятельности на территории Новосибирской, Омской и Томской областей[2].

В связи с тем, что моя трудовая деятельность связана с исполнением государственных функций, возложенных на Западно-Сибирское управление Ростехнадзора, мне интересно проследить организацию подготовки распорядительной документации.

Именно поэтому, актуальность данной темы в том, что распорядительные документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, навыки по составлению и оформлению распорядительных документов, организация работы с ними необходимы для каждого, имеющего дело с документами.

Цель данной работы: провести исследования деятельности Западно-Сибирского управления Ростехнадзора в части подготовки распорядительной документации.

Для достижения поставленной цели необходимо рассмотреть следующие задачи (положения):

- понятие о распорядительных документах, общие положения;

- общие требования к документационному обеспечению Западно-Сибирского управления Ростехнадзора;

- особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Западно-Сибирском управлении Ростехнадзора (постановление, приказ, распоряжение).

Распорядительные документы. Общие положения

Распорядительные документы содержат решения, направленные в системе управления сверху вниз, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к его подчиненным.

Основанием для издания распорядительного документа может быть исполнение принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов[3].

Можно выделить следующие стадии подготовки и издания распорядительного документа:

-подготовка текста проекта распорядительного документа;

-оформление и согласование проекта;

-удостоверение (подписания) документа;

-его регистрация;

-направление распорядительных документовна исполнение соответствующим должностным лицам;

-исполнение документов;

-контроль за их исполнением;

-помещение исполнительных документов в дело[4].

При единоличном принятии управленческих решений издаются приказы, выписки из приказов, распоряжения.

При коллегиальном принятии решений издаются протоколы, выписки из протоколов.

Все распорядительные документы издаются на общем бланке документа и ли бланка вида документа (при его наличии)[5].

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы[6].

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной части.

Констатирующая часть текста является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней перечисляются факты, события, даются оценки.

Основную нагрузку несёт распорядительная часть текста документа, которая излагается в повелительной форме. Она делится на пункты. В каждом пункте указываются исполнитель и срок исполнения. В предпоследнем пункте указывается (при необходимости) документ, утративший силу и подлежащий изменению в связи с изданием данного документа. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается общий контроль за исполнением документа.

Если нет указания на дату вступления его в силу в тексте самого распорядительного документа, он вступает в силу с момента подписания или доведения до сведения[7].

Общие требования к документационному обеспечению Западно-Сибирского управления Рсотехнадзора

Общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, в том числе с распорядительными, в Западно-Сибирском управлении Ростехнадзора изложены в Инструкции по делопроизводству в Западно-Сибирском управлении Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденной приказом Западно-Сибирского управления Ростехнадзора от 21.05.2009 г. № 255-пр (далее – Инструкция).

 Скачать реферат