Ведение распорядительной документации

Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г. № 7418, а также в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденной приказом Ростехнадзора от 23 октября 2006 г. № 928.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения (приложение 1).

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Западно-Сибирском управлении Ростехнадзора

Постановление, приказ, распоряжение

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Западно-Сибирского управления Ростехнадзора.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят отделы на основании поручений руководителя Западно-Сибирского управления Ростехнадзора, его заместителей либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров, спецработы и правового обеспечения на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей отделов, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов постановлений, приказов (распоряжений) осуществляет отдел документооборота и правового обеспечения.

В случаях, определяемых руководителем Западно-Сибирского управления Ростехнадзора, или его заместителем, организующим и контролирующим деятельность отдела, разработавшего соответствующий проект, этот проект сопровождается пояснительной запиской, которая должна содержать краткое изложение существа подготовленного документа, обоснование необходимости его принятия (издания) и правовые основания для этого, а также сведения о согласовании данного документа.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем отдела, внесшим проект, руководителями отделов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, начальником административно-кадрового отдела и спецработы а также специалистами по правовому обеспечению. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Оформление проекта постановления, приказа, распоряжения в точном соответствии с установленными требованиями является обязанностью непосредственного исполнителя этого проекта.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов постановлений, приказов и распоряжений, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители отделов, на которых возложены подготовка и представление проектов этих документов.

Оборотная сторона последнего листа проекта постановления, приказа, распоряжения Западно-Сибирского управления Ростехнадзора должна быть оформлена в соответствии с приложением № 2.

Проекты постановлений, приказов и распоряжений визируют и согласовывают нижеуказанные должностные лица в следующей последовательности.

Визирование:

исполнитель;

начальник административно-кадрового отдела и спецработы;

начальник отдела, подготовившего соответствующий проект (проект вносит);

должностное лицо, осуществляющее правовое обеспечение деятельности Западно-Сибирского управления Ростехнадзора.

Согласование:

начальники отделов, которым в соответствующем проекте предусматриваются задания и поручения;

начальники отделов, в части содержащихся в соответствующем проекте вопросов, относящихся к их компетенции;

начальник отдела кадров, спецработы и правового обеспечения;

заместитель руководителя Западно-Сибирского управления Ростехнадзора, координирующий и контролирующий деятельность отдела, подготовившего соответствующий проект.

Примечание - При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка) руководителя, начальника из числа указанных в настоящем пункте визирование проекта постановления, приказа, распоряжения вправе осуществлять лицо, исполняющее его обязанности.

Согласование проекта при числе участвующих в нём лиц более трех может быть оформлено в листе согласования (приложение № 3-5).

В случае, если проект надлежит согласовать с территориально удаленными должностными лицами или при необходимости выполнения поручения в сжатые сроки допускается сбор согласующих подписей на листах согласования, предусмотренных для каждого должностного лица (приложение № 4).В этом случае на обороте последнего листа проекта реквизит «Проект согласован:» оформляется следующим образом: «Проект согласован. Листы согласования прилагаются: указываются фамилии и инициалы должностных лиц, согласовавших проект».

Если при представлении проекта постановления, приказа, распоряжения на визирование тому или иному руководителю, начальнику у него возникает возражение против содержания данного проекта, несогласие с его отдельными положениями, а также по приложениям к нему, то проект документа обязательно должен быть завизирован со ссылкой на наличие возражений (замечаний). Это возражение (несогласие) с соответствующим обоснованием должно быть изложено в справке о разногласиях в табличной форме, прилагаемой к данному проекту (приложение № 6 ).

Приложения к постановлениям, приказам, распоряжениям визируются (на обороте последнего листа указанного проекта документа) должностным лицом, внесшим проект документа, который несет ответственность за точность указанных в приложении данных.

Визы проставляются на уровне не ниже 2 см от нижнего края листа. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

 Скачать реферат