Процесс документального обеспечения в менеджменте и его роль для эффективного управления
4
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
Законодательно утвержденной формы трудового договора не существует. На предприятиях обычно используются заранее заготовленные бланки, адаптированные для конкретного работодателя. Проект трудового договора, как правило, разрабатывает юридический отдел предприятия совместно с работниками отдела кадров или отдела организации и оплаты труда.
Положение о структурных подразделениях
Положение о структурном подразделении – локальный нормативный акт, в котором определяются:
1. порядок создания (образования) подразделения
2. правовое положение подразделения в структуре организации
3. структура подразделения
4. задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения
5. порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами предприятия
Положение о структурном подразделении изготавливается в одном подлинном экземпляре, который хранится в дирекции или канцелярии, по одной копии направляется в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшее положение. Положения обо всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.
Положение о структурном подразделении разрабатывается отделом организации и оплаты труда, службой персонала или кадровой службой. К совместной работе рекомендуется привлекать юридический или правовой отдел.
Проект Положения о структурном подразделении подлежит обязательному согласованию с:
1. вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения)
2. заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками
3. руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом
4. начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации
Иногда каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя данное Положение, что крайне нежелательно, так как Положения по всем структурным подразделениям должны вырабатываться с учетом единых для предприятия правил и требований.
Законодательством не определены требования к Положениям о структурных подразделениях и правила их разработки, поэтому каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.
Положение о структурном подразделении может включать в себя следующие разделы:
1. общие положения
2. структура и штатная численность подразделения
3. цели и задачи
4. функции
5. права и полномочия
6. руководство
7. взаимодействие (служебные связи)
8. ответственность
9. организация работы
График отпусков
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. График отпусков обязан как для работодателя, так и для работника. Этот локальный нормативный акт утверждается руководителем предприятия единоначально, без издания специального указа с учетом мнения представительного органа работников (если такой орган имеется) не позднее, чем за две недели до наступления того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков. При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется.
В «Указаниях по заполнению унифицированных форм» указано, что график применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодно оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений предприятия на календарный год по месяцам. Графики отпусков составляются в структурных подразделениях, а затем объединяются в сводный график отпусков предприятия.
В графике отпусков отражаются:
1. наименования структурных подразделений, расположенные в том же порядке, как они представлены в штатном расписании
2. наименования должностей (специальностей, профессий) в соответствии со штатным расписанием
3. фамилия, имя, отчество работника
4. табельный номер работника
5. количество календарных дней отпуска
6. дата отпуска – запланированная и фактическая
Обычно график отпусков составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается сотруднику кадровой службы, отвечающему за предоставление отпусков, второй – в бухгалтерию. При наличии на предприятии структурных подразделений с большим количеством сотрудников целесообразно делать копию на каждое подразделение для ознакомления всех работников с графиком под расписку. Хранится график отпусков в кадровой службе в отдельном деле, срок его хранения – один год.
При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности предприятия и пожелания работников. Желание работника пойти в очередной отпуск в конкретный период времени фиксируется в его заявлении на отпуск; руководитель может согласиться с ним или отклонить его. Свое мнение руководитель излагает в резолюции на заявление.
При составлении графика необходимо согласовать с финансовым отделом или главной бухгалтерией вопросы формирования резервов для оплаты отпусков, так как отсутствие денежных средств, необходимых для оплаты отпускных работникам, может отразиться на порядке предоставления отпусков.
Функционирование службы документального оформления менеджмента
Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основе «Квалификационного справочника должностей», «Единой номенклатуры должностей служащих», с учетом требований ГС ДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени.
Организация рабочего места и условия труда службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами, государственными и отраслевыми стандартами.
Для определения количества работников службы ДОУ применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основе типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупнённые нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.
Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов».
Скачать реферат