Процесс документального обеспечения в менеджменте и его роль для эффективного управления

Службы ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления РФ и республик в составе РФ, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГС ДОУ, правилами, инструкциями и другими действующими нормативам по вопросам ДОУ и настоящими требованиями.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием ответствующего профиля. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначение своего наименования.

Цели создания службы

Цели службы ДОУ:

1. организация работ по ДОУ

2. руководство работами по ДОУ

3. координация работ по ДОУ

4. контроль работ по ДОУ

5. реализация работ по ДОУ

Задачи службы ДОУ:

1. совершенствование форм и методов работы с документами

2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственные архивы в соответствии с ЕГС, ГОСТами и другими действующими нормативами

3. сокращение документного оборота, документов и форм документов

4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации, прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации

Основные функции службы документального оформления менеджмента

1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений

2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам

3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству

4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений и ходе и результатах документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам

5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов

6. разработка и проектирование бланков документов

7. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации

8. организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях

9. организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан

10. разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины (совместно с соответствующими структурными подразделениями)

11. осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив

12. организация работы архива в соответствии с «Положением о государственном архивном фонде РФ», правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы РФ

13. повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещание и консультирование по вопросам, относящимся к компетентности службы ДОУ

14. организация рабочих мест, автоматизированных рабочих мест и условий труда сотрудников службы ДОУ

Права службы документального оформления менеджмента

Служба ДОУ имеет право:

1. принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации

2. контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации

3. запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ

4. проводить проверку организации ДОУ в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер

5. привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства

6. возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований

7. подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции

8. разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам

9. вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами

10. участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними

11. вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий

Служба ДОУ несет ответственность за:

1. обеспечение установленного порядка работы с документами в организации

2. выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ

Заключение

Итак, на мой взгляд, мне удалось выполнить поставленные задачи. Теперь я гораздо ближе знакома с документационным обеспечением управления и с основными видами документов организации.

Ведение документации, на самом деле, – один из важнейших аспектов деятельности организации, без которого ни одно предприятие не сможет существовать, поэтому любому руководителю просто необходимо быть грамотным в этой сфере и, естественно, следить за документированием в своем деле.

Я считаю, что цель, заданная в начале работы достигнута, так как в процессе написания данной курсовой работы я достаточно хорошо изучила ее тему.

Основные выводы:

· Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управление документацией в процессе реализации функций организации и осуществляемая специальной службой, действующей согласно «Инструкции по делопроизводству» и на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.

· грамотная организация деятельности кадровой службы, осуществляемая в рамках действующего законодательства и основанная на принципе тщательного отбора кадров, является одним из основополагающих условий успешного развития любого юридического лица.

· по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов

· Штатное расписание – основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением).

· «Положение об оплате труда и премировании» является основным документом, в соответствии с которым рассчитывается заработная плата на предприятии. «Положение об оплате труда и премировании» является локальным нормативным актом на предприятиях, где не заключается коллективный договор.

 Скачать реферат