Основы документационного обеспечения управления

Наряду со столбцовой формой документов в приказах зародилась а начало применяться книжная (тетрадная) форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись боярские списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно большое число разновидностей книг – более 300. Это учетно-статические стрелецкие, городовые, умолотные, денежные и другие книги.

Таким образом, история делопроизводства в XVI-XVII вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений создается и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.

Однако государство еще не создало общих административных и делопроизводственных правил. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления отдельных документов.

Коллежское делопроизводство

Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляется учреждение нового типа и нормативное обеспечение, определяющее их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежнее учреждения – приказы – были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

В результате реформ в области управления сложилась система учреждений: Сенат, Синод, Государев кабинет и коллегии – в центре; губернатор, воевода, комиссары и другие органы – на местах. Всего за 1718-1720гг. вместо упраздненных полусотни приказов было создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейств-коллегия, Камер-коллегия, Штатс-контор коллегия, Ревизион-коллегия, Юстиц-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия и Главный магистрат.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720г., по которому «государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители не токмо во внешних и внутренних учреждений, но и во отправлении чина своего подданнейшие поступить имеют».

«Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которой, как правило, входили президент, вице-президент, два-три советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что «все лучшее устроение через советы бывает».

Первым учреждением нового типа, на котором отрабатывалась новая технология делопроизводства, стал Сенат, создававшийся как орган коллективного управления, но быстро превратившийся в законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями.

Много внимания было уделено устройство сенатской канцелярии. Для работы в новых условиях было решено из боязни перенесения приказных порядков не ограничиваться старым кадровым составом – дьяками и подьячими. Для занятия канцелярских должностей стали приглашать иностранных специалистов.

С изданием «Генерального регламента» делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решение, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Вскоре при каждой коллегии стал стоять и прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В случае крайней волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору Сената. Кроме того, в его обязанности входило наблюдение за исполнением указов. Для этого он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состоялся, а на другой – что по указу исполнено и когда. При прокуроре учреждался и штат сотрудников – фискалов.

«Генеральный регламент» установил процедуру рассмотрения и решения вопроса, она включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрении и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения, завершающей стадией устанавливалось архивное хранение дел.

Особенностью регистрации документов в коллежской системе делопроизводства было то, что регистрация сопровождала документы в течении всего процесса производства дела, а после – и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.

Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги – старшим членом присутствия. Вслед за этим все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались для записи в регистрационных книгах, при этом на самом входящем документе проставлялся регистрационный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение.

Нотариус так же вел « роспись», или журнал не решенных дел, подлежащих слушанию. По нему определялась очередность их рассмотрения, там же отмечалось, какие дела рассмотрены («вершины»), но не исполнены. Эта роспись постоянно находилась на столе присутствия перед президентом коллегии, чтобы можно было видеть, сколько скопилось нерешенных дел.

Другая роспись велась по вершенным и исполненным делам, и в ней секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве после принятия на заседании решения.

Предварительной подготовкой дела для рассмотрения в присутствии коллегии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых справок по данному делу (для этого другие учреждения могли направляться канцелярские запросы), а так же в выписке всех существующих узаконений по данному делу. Рассмотрение и решение дела велось в присутствии всеми членами коллегии, докладывалось дело секретарем. Решение принималось большинством голосов, причем при равенстве голосов голос председателя имел перевес.

Кроме письменных прошений дела могли начинаться и по устному заявлению просителя, который расспрашивался в присутствии президентом, и затем, если его требование подлежало удовлетворению, по удалении просителя из присутствия устраивалось обсуждение, после чего просителю объявлялось решение.

 Скачать реферат