Основы документационного обеспечения управления

Ход обсуждения вопроса и принятое решение записывалось нотариусом в протокол – на особом листе он записывал все листа, какие докладывались присутствию, и составлял по ним резолюцию. Если какой-либо член коллегии имел особое мнение, он имел право требования записать его в протокол и его требование исполнялось. Протоколы подписывались всеми членами коллегии в тот же день. Таким образом, в делопроизводство вошла норма последовательной записи всего хода коллективного обсуждения дел.

Вводились и первые типовые строки исполнения документов, так, в первую очередь в коллегиях рассматривались государственные дела, а затем – частные. На решение государственных дел полагалась неделя, при необходимости наведения справок в губерниях устанавливался поверстный срок – по два дня на сто верст на один конец и столько же в другой. Через неделю после получения справки дело должно было быть решено под угрозу смертной казни. Частные дела по жалобам должны были решаться в течении 6 месяцев. Первоначально эти сроки выдерживались, но по мере накопления нерешенных дел коллежское делопроизводство сталь отмечаться медлительностью. Известно, что некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до решения спора.

После заседания и подписания протокола канцелярия готовила так называемые исполнительные бумаги, содержавшие решение вопроса и отсылавшиеся на места для исполнения. Особое внимание обращалось на то, что при отсылке исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии.

Все решенные дела и оставленные копии сдавались в актохранилища, которые получили европейское наименование – архив; для заведования ими была учреждена особая должность – архивариус. Архивы должны были стать обособленными от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. По шведскому примеру предлагалось учредить два архива: один, общий, для всех коллегий при Коллегии Иностранных дел, другой, финансовый, - под наблюдением Ревизион – коллегии. Но шведский опыт срабатывал не всегда и архивы создавались при каждой коллегии.

Дела, должны были сдаваться в архив по опись и под расписку, при чем был определен и срок сдачи дел в архив – через три года по завершении их производства в канцелярии. Все дела в архиве регистрировались по алфавиту в специальном «алфавите дел».

Актуариус, канцелярский служащий, не только хранил у себя бумаги и отвечал за их сохранность, но заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей. Канцелярским служащим каждый документ передавался под расписку, вносившуюся в так называемую квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались и в книге отмечалось время возвращения дела.

Специальная глава «Генерального регламента» устанавливала порядок пользования печатями, приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Для каждой коллегии впервые учреждалась своя печать с изображением государственного герба и «с надписанием звания коллегии», до сегодняшнего дня известная как гербовая.

Стремлением сохранять в тайне государственные дела, т.е. защитить информацию, было обусловлено введение присяги для канцелярских чинов, запрета на хранение служебных документов дома. Особо строго каралась подделка документа, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезывание ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др.

Еще в 1699г. Петр I вводит в обращение для написания жалоб граждан платную гербовую бумагу, т.е. с проставленной в правом углу печатью с гербом как знаком оплаты. В 1700г. издается указ об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной) по сугубо рациональной причине: «…дела до нынешнего времени писали в столбцы на одной странице и в том исходило бумаги много … А как учнут писать в лист, и на обеих сторонах тетради расходу бумаги будет меньше».

Тетради обычно состояли из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, и не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу, однако книги не всегда переплетались, так как переплет стоил дорого.

Существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы, по которым следовало их составлять. В частности, в указе 1723г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, а титул государя указывать только один раз в начале, что делало документы максимально удобными для чтения.

Несколько ранее, указом от 22 февраля 1714г., губернаторам предлагалась единая форма ведомостей для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.

В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

Особое значение для организации делопроизводства имело установление так называемой иерархии властей и мест, определившей порядок сношений между собой высших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, он представлял верховной власти рапорты и доношения.

Завершила реформу учреждений и делопроизводства Екатерина II, издав 7 ноября 1775г. «Учреждения для управления губернией», вносившие единообразие в устройство губерний, разграничивающее места административные, судебные и финансовые. Реформу затронула и центральные учреждения, уничтожив большинство коллегий и оставив всего лишь три из них: Иностранных дел, Военную и Морскую.

XVIII в. в развитии делопроизводства – это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.

Исполнительное делопроизводство

Российская империя в 1801-1811гг. проводит реформы высшего и центрального аппараты государственного управления.

Процесс их создания был своеобразным, наряду со старыми высшими учреждениями с начала века появляется новый, подчиненные непосредственно императору. В 1801г. был создан Непременный совет, преобразованный в 1810г. в Государственный совет – высшее законодательное учреждение. В сентябре 1802г. был создан Комитет министров – высшее административное учреждение, осуществлявшее надзор за правительским аппаратом. Для укрепления центрального аппарата управления манифестом от 8 сентября 1802г. были созданы первые восемь министерств.

«Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» и министерств. Им были определены единообразные структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

 Скачать реферат