Основы документационного обеспечения управления

Документы хранились в сундуках в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей, а особо ценные – вместе с казной, как правило, в церкви как наиболее надежном месте, под двумя замками, т.е. под контролем двух независимых должностных или выборных лиц. Четко единообразной системы учета документов, их сведения в комплексе еще не существовало, но уже появлялись установленные законами правила аннулирования и уничтожения перестававших действовать документов.

С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.

Высшим государственным учреждением стала Боярская Дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей» для решения вопросов государственного значения. Называемый по-разному современниками: «все бояре», «государев верх», «палата», - этот орган управления не имел постоянного места нахождения и собирался в различных царских покоях, так как еще по Судебнику 1497 г. роль думы сильно увеличилась и думные бояре совместно с окольничими и введенными (думными) дьяками решали совместно с государем большинство текущих дел.

В целом полномочия Думы были неопределенны и безграничны. Она осуществляла всю дипломатическую деятельность, вела с помощью «боярских ответных комиссий» все переговоры, готовила проекты необходимых документов, конечные итоги работы докладывались государству. В качестве своеобразного вспомогательного аппарата для переводческой работы, технического обеспечения, ведения документации действовал с 1549 г. один из старейших Посольской приказ.

Дума осуществляла надзор за деятельностью и кадровым составом центральных и местных учреждений, в ее подчинении было высшее ведение ратного дела, межевание земель, управление Москвой, коллективное управление страной «по уходу» (в отсутствие) государя.

Кроме того, при Думе функционировал и Счетный приказ для учета финансовой деятельности учреждений. Представители этих учреждений входили в состав Думы (думные дьяки), вели ее делопроизводство.

В целом офисы того времени, назвавшиеся приказными избами, или приказами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом – по названию первых государственных учреждений – приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

поступление документа на рассмотрение;

подготовку дела к «докладу»;

рассмотрение и решение дела;

оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по поступлении документа: жалобы, извета, челобитной или отписки. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через тех, кто был в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение, если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение – рассмотрения вопроса и сбор необходимых материалов. Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или поручал это кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими «памятями» (записками) подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении документа на нем на обороте делалась запись о получении документа с датой. При необходимости судья или дьяк делала помету «выписать», что означало подготовить справочный материал, т.е. начать рассмотрение дела. Подготовкой дел к рассмотрению занимались столы или повытья, где в соответствии с поручением старшей подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решение по делу) или инициативный документ по своему разумению; все последующие правки делались на этом же проекте на широком левом поле (4-5см) или поверх писанного текста.

После вынесения окончательного решения дьяк «чернил» подготовленный документ, т.е. исправлял его. Только после этого младший подьячий переписывал документ набело, подьячий «справлял» т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял – исправлял его своей подписью – «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавало юридической силы документу. Для этого необходима была «припись», которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа. Черновик документа – «отпуск» определялся на хранение.

В случае необходимости решение по делу принималось после его коллективного обсуждения. Руководители приказов: судьи и дьяки, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документов, это входило в обязанность того дьяка, который отвечал за ведение делопроизводства приказа. В Боярской Думе это было обязанностью думных дьяков: «…а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам… руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Подпись долгое время заменялась печатью.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западно-европейских стран, а со второй половины XVII стала использоваться и отечественная. Первоначально бумага изготовлялась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубинных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, и он почти не выцветал. Документы этого периода, хранящиеся в архивах достаточно хорошо читаются.

С появлением так называемой скорописи – начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма – свободно читать такие тексты стало довольно сложно, для этого требовались определенные знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжало использоваться достаточного древняя «столбцовая техника делопроизводства» - собирался свиток из подклеенных друг к другу листов – столбец, столпик. Важные государственные акты могли иметь большие размеры, так, например, грамота царя Алексея Михайловича одному из монастырей на земли имеет длину более метра, а например, Соборное уложение 1649 г. насчитывает 309 м.

При необходимости вставить документ столбец расклеивался, а позднее вставки заверялись обычным порядком – по склейкам. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная сторона использовалась лишь для проставления помет, резолюций, адреса. Документы хранились свернутые в рулон, иногда для особо важных документов использовались специальные футляры (меха).

Такая форма документа не всегда была оптимальной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений, сама склейка не была достаточно прочна. Все это приводило к быстрому ветшанию и износу столбцов.

 Скачать реферат