Вообще показатели играют очень важную роль в управлении. Они выполняют три функции.
Показатель является формой представления информации. Именно в показателях информация используется в сжатом виде, агрегируется. От этого повышается эффективность ее использования, скорости обработки. Конечно, только в том случае, если показатель не искажает информации, что очень часто приходится наблюдать в практике управления.
Показатель является средством анализа целей, ситуаций, проблем, решений. Оперирование показателями вносит большую обоснованность в аналитическую работу, характеризует четкую логику, формирует эффективные технологии управления.
Наконец, показатели всегда связаны с интересами человека, они существуют в поле его интересов, ибо отражают его деятельность, которой нет и не может быть без приложения и реализации интересов. Поэтому показатель может выступать и реально выступает в качестве средства стимулирования и мотивации эффективности деятельности. На показателях строится система мотивации. И чем точнее показатели отражают интересы, тем эффективнее система стимулирования и мотивации.
Именно эти функции показателя в управлении и определяют требования, которые к ним предъявляются.
1. Требования валидности заключается в соответствии показателя конкретным целям его использования. Он должен "показывать" только то, что мы хотим оценить и измерить. К сожалению, в практике управления нередки случаи, когда показатель отражает не те процессы или явления, которые мы хотели бы оценить. Это очень часто бывает с показателями, например, эффективности управления, степени организованности, вообще со сложными и синтетическими показателями. Иногда показатели бывают настолько "засорены" сопутствующими факторами, что главное в них пропадает и тонет в совокупности второстепенностей.
2. Требование размерности особенно важно для количественных показателей. Недопустимо механическое соединение в одном показателе факторов различной размерности, например натуральных и экономических, социальных и технических.
3. Очевидно, не все явления и процессы можно количественно измерить. Отсюда и требование измеряемости, отражения возможностей количественной оценки. Показатели могут иметь словесную форму: увеличение, больше, меньше, допустимо, позитивная тенденция, приемлемо и т. д., но могут иметь и количественное измерение, которое определяется не только потребностями точности, но и возможностями измерять или пределами точности в измерениях. Могут быть измерения грубыми, приблизительными, порядковыми, усредненными. Нельзя измерить социально-экономическую систему, но можно измерить количество филиалов, подразделений, персонала и пр. Легко измерить рост, гораздо труднее — развитие.
4. Требование фактологичности отражает необходимость того, чтобы каждый показатель имел фактологическую основу, опирался на факты и возможность их использования при конструировании или расчете показателя. Известно, что не всегда и не всякая информация отражает реальные факты действительности. Очень часто она несет в себе элемент субъективности, идеализации, желание видеть только то, что хотелось бы видеть. Это положение может фиксироваться и в показателях.
5. Требование допустимой простоты. Показателем тем эффективней оперировать, чем проще он по конструкции, расчетам, условиям использования, структуре информации. Но существуют пределы упрощения, за которыми теряется назначение и валидность показателя.
6. Требование функциональной определенности, заключается не только в ясной принадлежности показателя к функции управления, но и в определенности роли показателя в процессе управления, его собственной функции — агрегация информации, средство анализа, рычаг воздействия при мотивировании, контроле, регулировании и т.д.
7. В исследовании управлении используется множество различных показателей. Они должны быть увязаны друг с другом, представлять собой целостность по критериям объекта управления и цели его функционирования. Следовательно, должно действовать и требование системности. Это важное требование "увязки" показателей, обеспечения их совместимости, соответствие интегрирующему назначению цели. Это исключение дублирования и неоправданного пересечения показателей, которые, как правило, запутывают понимание ситуации и проблемы.
8. Показатель должен отражать реальные потребности исследования управления, быть ориентирован на практическое использование. Это также очень важное требование. Уже система показателей, на которых строится исследование, может показать его характер, предполагаемую эффективность и практическую значимость.
Данные требования касаются многих сторон работы с показателями: конструирование показателей, их отбор и определение состава, методические приемы использования.
Оценки разделяются на коллективные и индивидуальные. В практике исследований используются как точные, так и приблизительные оценки. По процессным признакам существуют оценки эпизодические и периодические; по масштабам оцениваемых явлений выделяются оценки общие и локальные; по организации и методикам проведения существуют простые и сложные оценки. Последние всегда построены на специальных расчетах, агрегировании информации, построении синтетических показателей.
Выбор вида оценки имеет большое значение в достижении успеха исследования.
Для оценки необходимо:
• выделение объекта и предмета оценки;
• установление критериев оценки и шкалы измерения;
• построение процедуры и системы оценки;
• выбор средств и методов оценки;
• использование результатов оценки.
Существуют определенные принципы оценивания, благодаря которым возможны адекватная оценка реальной действительности, глубокое понимание ситуаций, проблем, результатов или тенденций.
1. Принцип научности. В основе оценки всегда находятся методики ее проведения или осуществления. А они могут быть разными: можно оценивать на основе здравого смысла, богатого опыта, но можно строить оценку и на использования научных методов, математического моделирования, там, где это возможно. В этом случае и оценивать должен тот, кто знает предмет оценки, владеет ее методикой, способен подойти к ней с объективных позиций.
2. Важным дополнением этого принципа является также принцип целевого назначения. Оценка может проводиться вообще или быть ориентирована на некоторые предположительные результаты, но может иметь и ясную, конкретную цель. Можно оценивать, скажем, в целях стимулирования деятельности, группирования работников, нормирования работы, распределения финансовых средств и т. д. Целью оценки может быть и поиск путей развития, установление закономерностей, контроль тенденций.
3. Принцип разнообразия, полноты и системности. Очень часто подлежат оценке только те характеристики, которые известны, доступны, понятны, измеряемы. В результате такого подхода получается деформированная оценка, которая не дает полной картины события или ситуации, явления или проблемы. При проведении оценки очень важно учитывать связь характеристик, стремиться к их полноте, видеть разнообразие и достаточность.