Деятельность секретаря в приемной руководителя

Ваша задача помочь начальнику сделать его работу эффективной. Не надейтесь на свою гениальную память все, абсолютно все записывайте. Не дожидайтесь указаний шефа по самым незначительным вопросам, старайтесь самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции. Находясь в приемной, не делайте вид, что не заметили входящего или очень заняты и не слышите его! В каком бы вы ни были настроении, вежливо и заинтересованно отвечайте по телефону. Президент одной очень крупной компании имел привычку периодически обзванивать всех секретарей, дабы лично убедится в их корректности. Это объясняется тем, что когда-то недружелюбный ответ бывшего секретаря стоил фирме крупного контракта. Оградите шефа от ненужных посетителей и звонков, если необходимо, решите его бытовые проблемы. Как говорил Малкольм Болдридж, хорошая секретарша экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет [5].

Умный секретарь сам варьирует методы «укрощения» грозного шефа в зависимости от ситуации и характера объекта. Но есть универсальный прием для общения почти с любым руководителем: «Вы гений, Ваше величество!», то есть нужно постоянно хвалить его самого, его дело и даже свои идеи выдавать за его. Это, как правило, приятно любому шефу вне зависимости от его образования, интеллекта и характера. Но делайте это артистично, не скатываясь на грубую лесть. Вашим профессиональным девизом должно быть: «Начальник всегда прав!», и даже в ситуации, когда, например, он опоздал или не пришел на переговоры, ваша задача придумать что-нибудь убедительное, чтобы не представлять своего шефа в невыгодном свете: «Михаил Александрович просил его извинить. Он задерживается из-за транспортных проблем. Будет в течение 20 минут» (не забудьте посетителям предложить чай-кофе и займите их беседой) [3].

Однако есть те профессиональные секретарские черты, которые ценят все руководители. Главная из них - преданность своему руководителю. С этим не рождаются, это нужно в себе воспитывать. Министерские «секретарши», над которыми мы зачастую иронизируем, этим свойством обладали вполне. Они были беззаветно преданы своим начальникам. Большинство современных руководителей мечтают о секретаре старой закалки, имея в виду их безграничную преданность и надежность. Такому секретарю порой даже прощаются профессиональные промахи и ошибки.

Секретарь – это доверенное лицо руководителя. Только два человека в офисе владеют конфиденциальной информацией о шефе – секретарь и водитель. Руководитель оценит, если секретарь ни словом, ни жестом не даст понять посторонним, что он в курсе его личных проблем. Ваше человеческое отношение к слабостям своего начальника, забота и внимание найдут отклик у любого самого грозного шефа [8;10].

Взаимоотношения с руководителем могут строиться по-разному. Например, секретарь образовательного учреждения должен быть в курсе всех передвижений директора в течение дня. Иногда случались такие моменты, что директор отлучался с рабочего места, не предупредив секретаря о том, куда он пошел и когда вернется. Подчас, такая ситуация ставила секретаря в неловкое положение, потому что такие отлучки руководителя случались очень часто. Иногда, если руководителю звонили из Управления образованием, а его не было на месте и дозвониться до него не представлялось возможным, разговоры переадресовывались заместителю директора по учебно-воспитательной работе. Однажды, при проведении расширенного совещания по гражданской обороне, директор где-то задерживался. Пришедшие специалисты Управления образованием выказывали нетерпение, поэтому совещание было начато без руководителя. Причину его опоздания придумали уважительную, сказав, что он находится с документами в земельно-кадастровой палате. А так как там действительно процедура принятия и рассмотрения документов очень затянута по времени, то такое опоздание простили, и не сделали административного замечания. Во так складывались отношения секретаря и директора до недавнего времени. Но, в конце концов, работу такого руководителя признали неэффективной и его уволили.

Взаимоотношения в коллективе

Постарайтесь с первого же дня произвести благоприятное впечатление не только на шефа, но и на сослуживцев. Найдите общий язык с каждым сотрудником. Особенно сложны в этом плане люди с завышенной самооценкой, которые считают, что общение с секретарем ниже их достоинства. Сделайте искренний комплимент такому человеку, попросите у него совета и лед растает. В каждом коллективе обязательно есть так называемый сплетник (причем, совсем необязательно это женщина). Старайтесь контактировать с таким человеком в пределах рабочей компетенции, разговоров на другие темы тактично избегайте, сославшись на занятость. И не дай вам бог выступать на той или иной стороне конфликтной ситуации или поддерживать определенные коалиции. Вы за мир во всем офисе и за эффективную организацию труда! [4]

Важно с первых дней не противопоставлять себя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником и ни в коем случае не входить в какие-либо группы или коалиции.

Через приемную, наверняка, проходят ваши коллеги, которые «впали в немилость». Найдите мужество сказать им несколько ободряющих слов, выразите сочувствие, поддержите в трудную для них минуту. Это не значит, что вы должны встать на сторону потерпевшего и высказываться против своего руководителя. Просто нужно проявить доброту и участие [10].

Во многих фирмах принято совместно отмечать юбилейные дни организации, общепринятые праздники, устраивать спортивные дни или корпоративные вечеринки, вплоть до коллективных выездов в дома отдыха. Это прекрасный повод, чтобы расслабиться, почувствовать себя царицей бала, красавицей, душой компании. К сожалению, секретарь и здесь должен быть начеку. Лишняя рюмка, пылкие, восхищенные взгляды сотрудников могут вскружить голову молодой девушке и заставить ее забыть о профессиональной этике [4].

Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе. Основы секретарского дела можно освоит за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал. Методом проб и ошибок, с приобретением необходимых наработок, постоянно повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при этом самым информированным и общительным человеком [5;10].

Расскажем о взаимоотношения секретаря в коллективе на примере нашего образовательного учреждения.

Секретарь в коллективе – свой человек. У нее доброжелательные отношения с сотрудниками, но они не любят часто к ней обращаться, так как не всегда их просьбы, хотя они касаются рабочих моментов, выполняются в срок. Например, педагог собирается на соревнования с группой детей. Для этого ему надо выписать командировочное удостоверение, напечатать приказ на выезд и провести инструктаж с детьми. Он составляет список ребят, проводит с ними инструктаж и обращается к секретарю за остальными документами. Здесь начинаются проволочки: «Мне сейчас некогда», «А когда это надо, а то у меня много работы». Затем, напечатав документы, секретарь не может найти руководителя, чтобы поставить его подпись. В итоге работнику самому приходится идти за подписью директора. То есть здесь присутствует некоторая леность секретаря и нежелание исполнять свои прямые обязанности.

 Скачать реферат