Деятельность секретаря в приемной руководителя

Письменные заметки или магнитофонные записи, сделанные во время встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании, копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о содержании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.

Завершение переговоров, конференций с привлечением сторонних организаций обычно заканчивается вручением подарков.

Вручение корпоративных подарков – целая наука, и изучать ее нужно внимательно и не торопясь [7]. Итак, начнем с фундаментальных законов. Их всего три:

1. Подарок должен соответствовать по стоимости статусу человека, которому он будет преподнесен.

2. Подарок должен быть полезным или приятным.

3. Подарок должен напоминать человеку о вас или о вашей компании.

Пари выборе подарка необходимо основываться на том, к какой из статусных групп относится человек, которому вы намерены его преподнести. В зависимости от этого подарки делятся на три группы:

• Top: подарки для особо важных персон.

• Middle: подарки для менеджеров среднего звена (партнеров, коллег).

• Basis: массовые подарки, сувениры

Подарки каждой группы имеют свою специфику и стоимость [7;8].

1. Top: звездная галерея

К выбору таких подарков относятся с особой ответственностью, ведь они предназначены для особо важных для компании особ. Как правило, в эту группу попадают руководители партнерских компаний, банков, важные государственные чиновники и политические деятели. Словом, те, от чьего благорасположения может зависеть успех вашего бизнеса. При заказе или выборе такого рода подарков необходимо учитывать немало факторов, в том числе и личные предпочтения или хобби людей, для которых они предназначаются. Проблема выбора подарка для VIP-персоны, как правило, состоит в том, что человек подобного уровня обычно уже все имеет и удивить его чем-то сложно. Поэтому, как ни странно, здесь работает правило: чем бесполезнее и оригинальнее подарок, тем больше он ценится. Примером такого подарка могут служить сувенирные весы с набором гирь, антикварная книга или произведение искусства (картина, скульптура). Подходящим выбором будут также художественные глобусы, старинные карты или телескоп. В последнем случае при выборе подарка нужно быть осторожным и твердо знать вкусовые предпочтения человека, для которого он предназначен.

Кроме того, хорошим подарком считаются различные дизайнерские аксессуары для алкогольных напитков с серебряной или металлической фурнитурой, предметы в этническом стиле. Особенно актуальны в последнее время в подарках африканские и восточные мотивы [7].

2. Middle: равный – равному.

Следующая группа подарков – это подарки «менеджерского» уровня. Такие подарки дарит равный равному, например начальник отдела одной фирмы начальнику отдела другой. Как показывает статистика, у хорошего менеджера в среднем около 20 партнеров по разным направлениям его деятельности. И им время от времени надо что-то дарить. А значит, под рукой всегда должен быть определенный ассортимент подарков, из которых он будет выбирать подарок в зависимости от уровня отношений с партнером.

Такие подарки имеет смысл заказывать в специализированных фирмах, занимающихся поставкой сувенирной и подарочной продукции. Но и здесь стоит проявить каплю выдумки – не стоит дарить набившие всем оскомину канцелярские принадлежности или кружки. Это могут быть исполненные в оригинальном дизайне зонты, офисные радиоприемники, визитницы, калькуляторы, дорожные наборы, деловые сувениры или альбомы по искусству [7].

3. Basis: мал золотник, да дорог.

При выборе массовых подарков важны два фактора: их невысокая цена и универсальность – кто знает, кому и по какому поводу их придется дарить? А потому оптимальным подарком этой группы становятся сувениры с логотипом компании. Лучше всего, если сувениры будут достаточно веселыми и узнаваемыми. Если планируется поздравить большое число людей в связи с определенной датой (праздником), желательно при выборе сувенира учесть символику этой даты. Достаточно популярны сувениры в восточном стиле, несущие в себе символ наступающего года по восточному календарю. Хороши разнообразные комнатные растения и предметы для украшения интерьера. Еще один удачный вариант недорого подарка – забавные игрушки, так называемые «антистрессы» [7].

Организация деловой встречи руководителя ОУ с представителями шефствующей организации.

У каждого образовательного учреждения есть шефы. Для плодотворной совместной работы шефствующего предприятия и ОУ ежегодно составляется План совместной деятельности. Данный план рассматривается и утверждается на деловой встрече руководителей. Каковы обязанности секретаря при организации такой встречи? Встретить гостей у входа в здание и провести их в кабинет руководителя, при этом предложив снять верхнюю одежду и показав нахождение туалетной комнаты.

1. Необходимо подготовить проекты соглашений и планов по совместной деятельности, а также конкретные предложения по организации совместных мероприятий и видов оказываемых услуг.

2. Предложить чай, кофе или прохладительные безалкогольные напитки перед началом деловой встречи в кабинете руководителя или в комнате переговоров; в середине длительной беседы – по просьбе руководителя или, если дверь открыта, – через 1–1,5 ч после первого угощения; в перерыве на переговорах, совещаниях.

3. После завершения переговоров, подготовить документы в чистовом варианте и принести их на подпись.

4. Подготовить корпоративные подарки для создания положительного настроя гостей.

Так как в этом учебном год образовательное учреждение готовилось встретить свой 35летний юбилей, то подарки были изготовлены в должном количестве. Руководитель шефствующего предприятия и его заместитель получили сувениры – картины-обереги, а также всем гостям были вручены календари с видами родного города и сюжетами из жизни образовательного учреждения. Такие подарки были не только приятны, но имели и функциональное значение – календари могли использоваться в работе весь следующий год, и напоминать о совместной деятельности организаций.

Взаимоотношения с руководителем

Помимо профессиональных качеств секретарская должность довольно сложна в психологическом плане. И прежде чем претендовать на подобную вакансию, стоит проанализировать, какие черты характера вам присущи. Приветствуется коммуникабельность (в пределах разумного), дипломатичность, умение хранить секреты (не только служебные, но и личного характера), исполнительность и даже умение подчиняться. Если вы любите независимость, то рано или поздно это негативно скажется на работе. Может, не имеет смысла ломать себя, ежедневно взаимодействуя с человеком, наделенным властью? Будущему секретарю необходимо понять: шеф живой человек и ничто человеческое ему не чуждо. Здесь ценится умение простить и понять, не принимать обиды на свой личный счет, все свои усилия направлять в интересах дела. Если виноваты, исправьтесь, если шеф был несправедлив поверьте, что он умен и сам разберется в этом [3;5].

 Скачать реферат