Деятельность секретаря в приемной руководителя

Зная такое отношение секретаря к поручениям, некоторые сотрудники обращаются напрямую к руководителю, тем самым отнимая его время, или заместителю руководителя, тоже отвлекая ее от выполнения своих обязанностей. Можно сказать, что профессиональные отношения секретаря в коллективе не очень сложились, а вне работы – это достаточно добрый и положительный человек.

Виртуальный офис

Виртуальный офис - это полноценное рабочее пространство для общения, совместной работы, хранения контента и управления бизнесом. Как правило, в виртуальном офисе сотрудники ежедневно проводят значительное время [13].

В некоторых случаях в качестве виртуального офиса может использоваться система управления проектами, органайзер, crm система, система управления контентом. Все зависит от специфики бизнеса. Например, если бизнес в основном связан с продажами, то разумно в качестве виртуального офиса использовать crm-систему (которая содержит органайзер, почту и другие инструменты совместной работы).

Как правило, виртуальный офис включает в себя:

- средства коммуникаций (e-mail, мессенджер, вэб-конференции);

- органайзер с календарем;

- хранилище файлов;

- редакторы документов;

- базу контактов;

- блог или форум;

- панель администрирования и разграничения прав доступа (важно для бизнеса).

Могут присутствовать дополнительные возможности:

- возможность использования офиса на своем корпоративном домене;

- интеграция с публичным сайтом компании (например, для легкой публикации контента);

- интеграция с электронным магазином;

- интеграция с helpdesk, финансовой системой .;

- возможность предоставления ограниченного доступа в офис клиентам и партнерам.

При выборе виртуального офиса (как и других бизнес-приложений), важно обращать внимание на следующие вещи:

- надежность провайдера;

- защита информации (безопасная передача данных (SSL), создание резервных копий);

- быстродействие (как правило, это наиболее важный фактор для эффективности бизнес-приложения);

- возможности настройки под Ваши задачи.

Социальный рейтинг интернет-приложений в категории «Виртуальный офис»:

1. Google Apps

Решение, объединяющее популярные сервисы гугла: электронную почту, систему редактирования документов, мощный календарь, мессенджер и систему управления контентом. Можно использовать на своем корпоративном домене.

2. Central Desktop

Позволяет создать несколько приватных или публичных рабочих секций различных форматов: система управления проектом, вики (очень мощный сервис), базы данных, корпоративный блог или форум. Хорошо продумано разграничение прав доступа, поддерживаются форматы документов .doc и .xls Хорошо интегрируется с email-клиентами.

3. Zimbra Collaboration Suite содержит email, адресную книгу, мессенджер, календарь, органайзер, продвинутую вики и файлохранилище. Zimbra является инсталлируемой open source системой, т.е. ее нужно устанавливать на свой сервер. Имеет дескопный, мобильный и вэб-клиент (на аяксе). Сервис принадлежит Yahoo!

4. WebEx Connect

SaaS система для коммуникаций и совместной работы. Позволяет создавать рабочие пространства с хранилищем документов, календарем (интегрированным с Outlook), форумом, вики, закладками, RSS. Встроен мессенджер и вэб-конференции. Позволяет создавать бизнес-мэшапы и корпоративные порталы.

5. Zoho Business включает набор интегрированных бизнес-приложений от Zoho, систему администрирования юзеров и резервного копирования данных. Содержит все необходимое для работы с офисными документами, а также средства общения в режиме реального времени.

6. Webex WebOffice

Функциональные возможности включают: задачи, календарь, форум, контакты, документы (файлы), закладки, конструктор баз данных, учет затрат, опросы, E-mail. Разумеется, в офис интегрирован сервис для полноценных вэб-конференций от Webex. Много возможностей настройки.

7. Microsoft Office Groove

Office Groove - это десктоп-программа, которая создает виртуальную рабочую среду посредством синхронизации файлов, физически находящихся на компьютерах пользователей. Содержит мессенджер, форум, календарь, органайзер. Интегрирован с MS Sharepoint.

8. Microsoft Office Live

Объединяет услуги Web-хостинга с рабочим пространством для совместной работы над документами и задачами. Разумеется, сервис тесно интегрирован с офисными приложениями майкрософта.

9. LongJump Office Space Позволяет совместно работать над задачами и проектами. Содержит рабочий стол с виджетами, календарь, органайзер, хранилище файлов, форум, фотогалерею, систему управления проектами, отчеты. Интегрируется с Outlook и с другими приложениями платформы LongJump.

10. BlueTieВэб-сервис с rich-интерфесом. Можно использовать на собственном домене. Содержит E-mail, мессенджер, групповой календарь, органайзер, базу контактов, хранилище файлов, панель управления пользователями. Интегрируется с Outlook, поддерживает доступ с мобильных устройств [13].

Создав электронный офис, Вы можете оперативно реагировать на изменение вашего расписания или графика работы вашей компании посредством оперативного изменения настроек на вашей личной странице абонента. Вы сможете отсеивать ненужные звонки в неудобное для вас время. У вас появится возможность анализировать поступающие звонки с помощью статистики.

Мобильный офис - это целый комплекс услуг необходимых для организации и функционирования офиса, а именно:

· Квалифицированные операторы будут принимать все Ваши звонки на многоканальный номер 24 часа в сутки;

· Они будут отправлять Вашим клиентам коммерческие предложения факсы и e-mail;

· Курьерская служба будет доставлять Вам любую документацию;

· А также вы всегда можете получать любую справочную информацию и бронировать билеты.

А также Вы экономите:

· На аренде офисных площадей, время на подбор кадров и их обучение, на зарплатах и налогах;

· Квалифицированные операторы-консультанты, в отличие от секретаря, никогда не болеют, не просят прибавки к зарплате, не уходят в отпуск, а только работают, и работают - круглосуточно;

· Выезды курьера включены в пакет услуг, так что Вам нет необходимости брать человека в штат компании.

Вы сами можете находиться где угодно - дома, на даче, в дороге, в офисе другой компании, и при этом управлять Вашим бизнесом - из любой точки земного шара! Сотрудники Вашего «Мобильного офиса» примут, передадут или найдут необходимую информацию, доставят документы, отсекут нежелательные звонки, забронируют билеты, закажут доставку цветов, и многое другое.

Каждый проект виртуального офиса по-своему уникален и неповторим. Но он может быть неоценим для начинающего бизнесмен, а для солидной корпорации виртуального офиса недостаточно, чтобы «держать лицо» нужна «живая» приемная и квалифицированный секретарь.

Заключение

По мере того, как растет уровень топ-менеджеров, возрастают и требования к профессии секретаря. В девяностых годах, в соответствии с новыми требованиями, меняется учебный план в образовательных учреждениях, ориентированных на будущих секретарей.

 Скачать реферат