Анализ клиентской базы приносит пользу CRM

Большая, бесплатная CRM-система

Как известно, самым сложным видом человеческого творчества является творчество коллективное. Ведь, само это понятие подразумевает проявление чего-то индивидуального, неповторимого. А значит предстоит совместить несколько неповторимых граней, конфликтующих принципов, убеждений, начинаний. Можно ли построить здание из неодинаковых по форме и размеру кирпичей? Как показывает жизнь - можно, но очень сложно. Вот поэтому организация работы группы людей, является задачей не тривиальной, под силу не каждому.

Может быть вы сталкивались с ситуацией, когда определенная задача, что называется подвисала, на каком то этапе разработки, про нее забывали аж до самого последнего момента. В пример, можно поставить и противоположный случай - несколько сотрудников заняты выполнением одной и той же задачи, не догадываясь про это.

Сколько драгоценного времени потеряно? Я не говорю уже о таких важных вещах, как общая адресная книга или доска объявлений.

Теперь вопрос. Видели как бежит леопард? Бежит он быстро и грациозно. И все потому, что движения его тела слаженны, выверены, синхронны. А если-бы одна из лап прекрасного хищника вдруг начала передвигаться сама-по-себе? Смешно :-)? Вот в этом и состоит настоящий организаторский талант - создать из группы индивидумов единое целое, единый организм. И что нам в этом может помочь? Правильно, программный комплекс по организации групповой работы.

В последнее время очень популярным стало использование CRM-программ (Customer Relationship Management или систем управления взаимоотношением с клиентами). И хотя название говорит само за себя, обычно такие программы обладают достаточной степенью универсализма, что позволяет использовать их в различных областях человеческой деятельности. Мне известно несколько коммерческих разработок, в том числе и украинских, обладающих большими возможностями и значительной функциональностью. К сожалению за это нужно платить. И думаю, многих руководителей мучает вопрос? А не будут ли это деньги выброшенные на ветер, а насколько эта программа окупиться, готов ли мой коллектив к новой философии организации работы и т.п. К сожалению демо-версии программ, предоставляемых разработчиками данного ПО, не позволяют на все сто смоделировать реальную ситуацию, а значит сомнения, все-таки остаются .

Пробуем на вкус

Нет лучшего способа получить представление о чем-либо, чем практический опыт. И хотя зачастую это приводит к поверхностным знаниям предмета, все-же такая наука нескучная, пробуждающая интерес. Вот и сейчас, я намеренно перенес информацию об установке и настройке TUTOS в конец статьи (потом покажете ее своему системному администратору). А следующий материал покажет, что именно может эта система, удобно-ли с ней работать, совместима ли ее структура с организацией работы в вашем офисе.

Ситуация N1: Поиск адресов

Использование адресной книги с адресами, телефонами и другой информацией о людях и компаниях приветствуется в любой организации. Естественно ее вначале нужно "набить". Как это сделать в конце статьи. А дальше все просто. Входите в систему, в левой части окна (фрейме) щелкаете по ссылке "Адреса". Возникнет диалог, производящий поиск по адресам людей и компаний. Если вы ничего не введете в текстовом поле, то результат поиска - все существующие адреса. Чтобы ограничить результат, можно ввести целое слово или несколько букв из имени или фамилии персоны.

Ситуация N2: Нить Ариадны

Если ваш вестибулярный аппарат не предназначен для перемещения в пространстве гиперссылок, не отчаивайтесь. Выйти из тупика или очарованного круга можно с помощью специальной ссылки, которая всегда находиться в левой части программы. Эта ссылка носит ваше имя. То есть, если в системе вы зарегистрированы как Антон Быстрый, то и ссылка будет "Антон быстрый". Она соответствует началу, туда куда попадает пользователь сразу после регистрации.

Ситуация N3: Совещание на послезавтра

Секретарь фирмы "Снег", Люда Черненко пришла в понедельник на работу. Как всегда без опозданий - шеф это НЕНАВИДИТ! Несколько минут на кофе и зеркало - вот и началась трудовая неделя. "Людочка",-набрал по внутреннему директор,-"Назначьте начальникам отделов совещание у меня. В среду, часиков на 12". Дело привычное, можно обзвонить всех по-телефону, разослать "мыло", телеграммы, обьявить о совещании по громкой связи или просто просигналить тремя красными ракетами - по договоренности. Людмила поступает по-другому, входит в систему и попадает на свою персональную страницу. Все, что нужно, это щелкнуть на ссылке "Создать новое событие", в календаре, в среду (сразу под названием дня. Имеет вид цифровой даты - 05/01/2004). И заполнить нужные поля.

Теперь главный бухгалтер, Оксана Милая, увидит в своем календаре соответствующее напоминание. Кроме этого, всем участникам придет электронное письмо (обратите внимание на поле "Приглашение по E-mail", на предыдущем рисунке.)

Ситуация N4: Работаем по расписанию

А еще можно планировать циклические события. Такие-как еженедельные, по-пятницам, совещания. И тоже очень просто. Нажимаем в календаре на ссылку день недели - "Пятница". Вы попадете в окошко. Слева две ссылки - "Добавить"(Добавить одноразовое событие. С этим вы уже знакомы) и "Новое (повтор)"(Добавляет циклическое событие). Выбираем последний вариант, и в соответствующем диалоге заполняем нужные поля.

Соответствующее сообщение теперь будет отображаться в календаре группы Управление.

Ситуация N5: Замочная щель

Если между некоторыми сотрудниками фирмы планируется тесная взаимосвязь (в рамках TUTOS), то рекомендуется создать список отслеживания. То есть вы сможете получать быстрый доступ к календарю, задачам, заметкам другого сотрудника. Прием, сильно облегчающий навигацию в лабиринте ссылок. Для этого найдите нужного человека с помощью поиска (ситуация N1), откройте его запись, щелкнув в колонке "Имя". Теперь слева появилась команда - "Добавить отслеживание".

Ситуация N6: Ставим задачу

В другом случае, директор, возможно, сам захочет поставить задачу секретарю. Например, ему нужны телефоны всех сотрудников - рабочие и домашние. В виде брошюры или файла - не важно. Работа по сбору информации назначается Черненко, на это выделяется 10 часов. Но все-таки, нужно справиться к концу рабочей недели. Директор поступает следующим образом. Входит в CRM, и в левом фрейме щелкает по "Создать задачи". Вводит необходимые установки, как на рисунке, и отсылает запрос - кнопка "Послать". Готово.

Кстати, Антон (директор) теперь может уехать из офиса на несколько дней в командировку, а про поставленную задачу Люда узнает все равно. Увидит ее в своем календаре. Если Людмила прилежный исполнитель, и в понедельник потратила, 3 часа из запланированных 10 на данную задачу, то может поставить об этом в известность директора. Всегда-ведь полезно знать как продвигаются работы. Сделать это просто. Секретарь щелкает по ссылке "Телефоны"(отражается в календаре). Сначала откроется окошко "Подробнее о задаче: Телефоны"(смотрите через один рисунок), с подробной информацией. И теперь, чтобы скорректировать состояние выполнения она, в левом фрейме, выбирает "Редактировать". Возникнет такое-же окно, как на рисунке "Создание задачи для секретаря". И в поле "Обьем выполненных работ", можно ввести нужное значение - 3. Это сколько было затрачено времени. Но как часто бывает, в процессе выполнения возникают непредвиденные обстоятельства, трудности. С этой целью введено поле "Volume to do" - обьем оставшихся работ. Если дело двигалось по плану, тогда осталось 10-3=7 часов.

 Скачать реферат