Автоматизированные системы документационного обеспечения управления

Выбору автоматизированной системы должно предшествовать предварительное обследование документооборота организации.

Необходимо выяснить цели и задачи организации, юридические, нормативные и деловые условия, в которых она ведёт свою деятельность, выявить слабые места, связанные с недостатками в управлении документами. Провести анализ деловых процессов, определить потребность организации в тех или иных видах документов, сопоставить характеристики представленных на рынке систем делопроизводства и документооборота с конкретными потребностями организации в сфере документационного обеспечения. [2]

Этапы внедрения

Создание корпоративной СЭД, от момента принятия решения до ввода в промышленную эксплуатацию, довольно сложный и продолжительный процесс, представляющий собой цепочку взаимосвязанных работ.

Для удобства можно разбить весь процесс на несколько основных этапов:

1. Проведение обследования

2. Разработка технических решений

3. Внедрение

4. Опытная эксплуатация

5. Промышленная эксплуатация

С началом промышленной эксплуатации СЭД начинаются работы по её сопровождению и развитию.

Очень важную роль в процессе создания СЭД играет реальная поддержка проекта внедрения высшим руководством организации (так называемый "фактор первого лица"). Во-первых - это выделение необходимых для проведения работ финансовых, материальных и кадровых ресурсов. Во-вторых - оформление полномочий, санкция на проведение работ по обследованию и внедрению СЭД. Необходимо наличие соответствующей распорядительной документации (приказы, распоряжения о проведении работ по внедрению СЭД). Авторитет высшего руководства необходим для проведения любых преобразований.

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (выявленного в процессе проведения обследования), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. Чаще всего, это канцелярия, секретариат руководителя или ключевое подразделение организации. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности организации. В силу специфики отечественных технологий работы с документами, необходимо обеспечить поддержку "бумажного" делопроизводства и документооборота, как в процессе внедрения СЭД, так и в процессе её дальнейшей эксплуатации.

Как, правило, процесс внедрения начинается с работ по установке и настройке необходимых аппаратных средств и программного обеспечения. Затем осуществляется первоначальная настройка СЭД в соответствии со спецификой организации - заполнение справочников, заведение пользователей системы, назначение им прав, соответствующих их функциональным обязанностям. В рамках проведения работ по внедрению проводится также обучение пользователей СЭД. В процессе обучения неизбежно выявляются особенности и требования, в соответствии с которыми производится окончательная настройка СЭД.

Работы по внедрению занимают довольно большое место в общем процессе построения корпоративной СЭД. Срок внедрения определяется масштабом внедряемой системы (количество рабочих мест, на которых будет эксплуатироваться система), а также перечнем необходимых работ (установка и настройка аппаратных и программных средств, настройка СЭД, обучение пользователей). Не следует также забывать, что на срок внедрения напрямую влияет степень готовности самой организации к проведению работ по внедрению СЭД. Это и соответствующая техническая оснащенность (например, наличие сети, наличие необходимого оборудования, учебного класса), и готовность персонала (как профессиональная, так и психологическая), и принятие необходимых организационных решений.

В процессе внедрении СЭД приходится сталкиваться с рядом проблем, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения. Наиболее типичными являются следующие проблемы:

· Не все учтено при разработке требований к СЭД.

Причиной этой проблемы является либо недостаточно полная, либо недостоверная информация, полученная на этапе обследования. Для того, чтобы избежать данной проблемы, желательно проводить работы по обследованию совместно с представителями организации, в которой планируется внедрение СЭД, например, в рамках рабочих групп.

· Человеческий фактор.

Иногда сотрудники организации - пользователи системы, оказывают сопротивление (пассивное или активное) внедрению СЭД. Это может быть вызвано непониманием целей, сопротивлением изменениям, боязнью "прозрачности" деятельности, отсутствием должного уровня подготовки персонала (в том числе и руководителей). В этом случае желательно уже на начальном этапе заручиться поддержкой высшего руководства, проводить поэтапное внедрение, провести разъяснительную работу, разработать четкие регламенты работы и ролевые инструкции, которые помогут пользователям освоить новые технологии работы. В ходе внедрения СЭД, наряду с проведением обучения пользователей, можно организовывать консультации для руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.

· Теория <> Практика.

То, что представляет себе руководство, не всегда соответствует действительности. В результате, картина, нарисованная на этапе разработки технических решений, может оказаться весьма далекой от реальности. Для предотвращения подобной ситуации необходимо на этапе проведения обследования четко выяснить реальное положение дел, зафиксировать его. При необходимости, возможно составление отчетов по результатам обследования каждого ключевого звена. Если в процессе обследования выявляются проблемы, необходимо оперативно решать их.

· Завышенные требования.

Довольно часто сотрудники организации выражают желание провести полную автоматизацию всего процесса управления документами, сведя участие пользователей до нажатия одной кнопки. Крайне важно, чтобы пользователи понимали, что любая СЭД - это только инструмент, который помогает выполнять определенные функции в процессе работы с документами, а не выполняет эти работы.

Результатом проведения работ по внедрению являются полностью отлаженные технологии управления документами, обученный персонал и СЭД, готовая для использования, которая передается в опытную эксплуатацию.

Опытная эксплуатация

В период опытной эксплуатации происходит накопление опыта пользователей СЭД, отладка процедур работы с документами с использованием СЭД, выявление "узких мест". При необходимости, осуществляется корректировка настроек СЭД в соответствии с выявленными требованиями, исправление ошибок. В период опытной эксплуатации СЭД полезно присутствие представителя разработчика СЭД для оперативного решения возникающих вопросов - авторский надзор.

После завершения опытной эксплуатации СЭД и решения всех вопросов, возникших на этом этапе, система передается в промышленную эксплуатацию.

электронный документооборот документационный управление

 Скачать реферат