Автоматизированные системы документационного обеспечения управления

· Обеспечение четкого контроля за исполнением и движением документов позволяет повысить исполнительскую дисциплину и сократить сроки исполнения документов, поручений и решений.

· Облегчается и становится наглядным процесс управления потоками документов и работ, что дает возможность оптимизировать бизнес-процессы управления.

· Повышение надежности хранения конфиденциальной информации. Система обеспечивает многоуровневое разграничение прав доступа к электронным документам и полное протоколирование работы пользователей.

· Организация широкого доступа сотрудников к общим нормативно-распорядительным документам предприятия через Internet/Intranet резко снижает количество запросов бумажных копий документов в канцелярии (секретариате) и разгружает ее сотрудников от рутинной и непродуктивной работы. Высвобождается порядка 15% (по данным российских консалтинговых компаний) рабочего времени затрачиваемого ранее на поиск необходимых документов.

· Автоматическая генерация аналитических отчетов по документообороту и исполнительской дисциплине экономит до 20% времени сотрудников канцелярии/секретариата (по данным российских консалтинговых компаний).

Заключение

Цель работы - изучить материал, затронуть вкратце теорию электронного документооборота, рассмотреть примеры наиболее известных автоматизированных систем, получить в итоге общие знания и наглядное представление о современных системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, достигнута.

Можно сделать вывод:

Предлагаемые современные тиражно-заказные автоматизированные системы документационного обеспечения управления должны быть от надежной фирмы-разработчика, специализирующееся в этой предметной области и имеющей достаточное количество успешных практических внедрений. Это гарантирует надежность инвестиций, обеспечение комфортного сопровождения системы, реализацию необходимых потребительских свойств, так как фирма разработчик выпуская версии программного продукта, вынуждена отслеживать мировые тенденции развития АС ДОУ;

АС ДОУ должны быть системообразующим фактором построения корпоративной информационной системы, или органично вписываться в уже существующую автоматизированную систему.

В масштабах всей организации обязаны выполняться фундаментальные принципы создания АС, должна действовать единая система классификации, наименований полей, атрибутов и терминологии описания системных данных. Более того классификаторы обязаны быть едины со всем внешним окружением, с которым организация взаимодействует, так как это является необходимым условием создания единого информационного пространства. Использование классификатора управленческой функции и ведения истории наследования в процессе реформирования организационных структур позволит осуществлять ретроспективный анализ, выполнять контроль и адекватно определять правопреемника любого документа на любом промежутке времени;

Служебная информатизация организаций при внедрении АС ДОУ должна ориентироваться не только на улучшение работы служб делопроизводства, но и на обеспечение роста эффективности деятельности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для повышения качества принимаемых решений и создаваемых документов.

[1] Электронный документооборот: факты и рекомендации (http: //www.idlab.net/)

[2] Методические рекомендации по организации работы с документами с использованием системы «ДЕЛО».

[3] Рекомендации по внедрению систем электронного документооборота в государственных органах власти и управления Республики Узбекистан. Проект. - Ташкент, 2010 (http: //ru. infocom. uz/download/recom. doc)

[4] Рынок систем электронного документооборота в России. Аналитический отчет - М.: РосБизнесКонсалтинг, 2010, с. 10

[5] Рынок систем электронного документооборота в России. Аналитический отчет - М.: РосБизнесКонсалтинг, 2008, с. 33-39.

[6] Острогорский М.Ю. Классификация систем электронного документооборота. Проблемы и перспективы, 2009 ftp: //ftp. dol.ru/pub/users/cgntv/download/sbornic/sbornic6/Doc10. doc

[7] Рынок систем электронного документооборота в России. Аналитический отчет - М.: РосБизнесКонсалтинг, 2004, с. 33-39.

[8] Саттон М. Дж.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения - СПб. Азбука, 2002.

[9] Электронный документооборот: факты и рекомендации. Опубликовано 06. 11.2004. (http: //www.idlab.net/inter/idsite. nsf/site/rus. home. Articles. detail? OpenDocument&id=rus. home. articles. wffacts

 Скачать реферат