Автоматизированные системы документационного обеспечения управления
1
Введение
Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающая пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.
Цель работы - изучить материал, затронуть вкратце теорию электронного документооборота, рассмотреть примеры наиболее известных автоматизированных систем документоведения, получить в итоге общие знания и наглядное представление о современных системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
Предмет изучения - система документационного обеспечения управления.
В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
К сожалению,в настоящее время для большинства российских организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
В федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010 годы)" говорится о развитии и широком применении информационных и коммуникационных технологий, которые имеет решающе значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является "развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота".
Курсовая работа состоит из введения, пяти глав, заключения, списка использованных источников. Работа изложена на страницах.
Задачи и пути внедрения АС ДОУ
Базовой единицей информации в теории управления документами является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки - набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами, но они могут отличаться в конкретных случаях). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота - системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.
Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, относящихся к каждой из задач, по которым и производился сравнительный анализ. [1]
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности - регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу. Организация работы с документами создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиска использования и контроля исполнения документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ, а документооборот - это движение документов в рамках документационного обеспечения управления.
АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи:
документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов и на архивное хранение);
обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);
автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).
Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает единое информационное пространство, предоставляющая пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а так же с сопроводительной перепиской - в течение всего их жизненного цикла. После завершения "активной жизни" документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на государственное хранение.
Осуществить внедрение АС документационного обеспечения управления в организациях можно следующим образом:
заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;
приобрести готовую тиражно-заказную систему, из числа предлагаемых программ на российском рынке, и настроить её на предметную область организации.
Скачать реферат