Автоматизация учета наличия и движения персонала

параллельное ведение двух видов учета: управленческого и регламентированного

Каждая из рассмотренных автоматизированных систем имеет многолетний опыт работы, просматривается тенденция развития выхода усовершенствованных версий каждой из систем. Эти фирмы - достойные конкуренты, титаны в сфере организованной работы фирмы и боги для новых комплексов автоматизированного учета.

Итогами работы автоматизированной системы управления персоналом являются параметры:

Консолидации информации.

Стандартизации бизнес-процессов.

Упрощения решения аналитических задач.

Сокращения времени на построение отчетов.

Оптимизации количества персонала.

Минимизации влияния "человеческого фактора".

Работа, проводимая в рамках контура управления кадровыми процессами, исключительно важна. По своей сути она нацелена на каждую должность и на каждого отдельного работника. Поэтому, даже после проведения всех необходимых мероприятий по управлению персоналом, встает задача оценки степени достижения поставленных целей в рамках предприятия, холдинга или объединения. Для этого необходим специальный аналитический инструмент, опирающийся на учетные данные по персоналу и результаты проведения мероприятий по управлению кадровыми процессами с одной стороны, а с другой - предоставляющий специальные механизмы анализа всего массива данных.

Примеры современного состояния информационных систем на действующих предприятиях и в учреждениях. Система управления персоналом "БОСС" в Первом Украинском Международном банке

Первый Украинский Международный банк (ПУМБ) создан 20 ноября 1991 года, зарегистрирован Национальным банком Украины (НБУ) 23 декабря 1991 года, а в апреле 1992 года начал осуществлять банковские операции. В 1992 году ПУМБ стал первой украинской компанией, которая начала составлять годовую финансовую отчетность согласно Международным стандартам финансовой отчетности и подтверждать ее в ведущих международных аудиторских компаниях. Банк имеет 11 филиалов и 72 отделения (по состоянию на сентябрь 2007 года). Головной офис находится в Донецке и Киеве. ПУМБ предоставляет широкий спектр банковских услуг корпоративным и частным клиентам посредством обслуживания в отделениях, через банкоматы, POS-терминалы, системы "Клиент-Банк", Internet Banking и GSM Banking.

Предпосылки к внедрению

Развитие банка привело к тому, что к 2006 году служба персонала ПУМБ ощутила острую потребность в современной автоматизированной информационной системе, способной качественно вести единое кадровое делопроизводство в разветвленной сети банка. К тому времени для ведения кадрового учета использовалась автоматизированная система собственной разработки, штатное расписание велось в Excel. При табелировании рабочего времени использовался внутренний программный продукт "Schedule". Все процессы, связанные с управлением кадровыми процессами (подбор, аттестация, должностные инструкции) были недостаточно автоматизированы. Управленческий учет принадлежности сотрудников к бизнес-направлениям происходил в ручном режиме.

В сложившейся ситуации в банке было принято решение о внедрении новой современной автоматизированной системы управления персоналом, способной предоставлять необходимую информацию в нужное время и в удобном виде. К этой системе были выдвинуты требования по оптимизации процессов кадрового учета и созданию единых подходов к кадровому делопроизводству во всех филиалах банка. Помимо прочего, система должна была обеспечить формирование двух табелей учета рабочего времени - это требования продиктовано спецификой процесса начисления заработной платы в банке.

Выбор системы

Проанализировав представленные на рынке решения для автоматизации управления персоналом, специалисты ПУМБ сделали выбор в пользу системы БОСС-Кадровик. По мнению представителей банка, в отличие от западных разработок, это решение полностью соответствует украинскому законодательству и своевременно обновляется при его изменении. Немаловажную роль в выборе БОСС-Кадровик сыграл опыт успешного использования системы в 800 российских и украинских компаниях, большая часть которых - крупные предприятия, имеющие широкую распределенную структуру.

Реализация проекта

Проект стартовал в начале 2006 г. и был полностью завершен в сентябре этого же года. На данный момент Управление по работе с персоналом ПУМБ приобрело 27 лицензий, которые распределены по всем филиалам банка. В ходе внедрения были реализованы два этапа проекта (подписаны два отдельных договора): непосредственное внедрение системы в соответствии с поставленными задачами и разработка в системе дополнительных выходных форм и механизмов после периода тестовой эксплуатации.

На момент внедрения системы в банке уже функционировала разработанная собственными силами система учета персонала. Эта система функционирует и после внедрения БОСС-Кадровик, однако теперь у пользователей нет необходимости вносить в нее информацию, поскольку все данные поступают из БОСС-Кадровик. Эта особенность вызвана тем, что старая система интегрирована с большим количеством других программных продуктов. Всю работу по интеграции двух систем выполняли специалисты ПУМБ, а сотрудники корпорации Инком оказывали консультационные услуги.

Особенное внимание Управление по работе с персоналом ПУМБ уделило вопросу разграничения прав доступа к информации, накапливаемой в системе управления персоналом. Эта задача была решена, с одной стороны, благодаря использованию терминального доступа, а с другой - разграничению прав доступа на уровне базовых возможностей системы БОСС-Кадровик. В начале проекта банк выдвинул требование о ведении двух табелей учета рабочего времени сотрудников за месяц: по состоянию на 25 число и по состоянию на конец месяца. В большинстве украинских банков, в т.ч. и в ПУМБ, заработную плату сотрудники получают в конце месяца. Эту операцию бухгалтерия выполняет на основании табеля учета рабочего времени. Таким образом, предварительный табель учета должен быть закрыт 25 числа, чтобы бухгалтерия успела произвести необходимые для расчета заработной платы операции. В то же время в оставшееся до конца месяца время может произойти отклонение от планируемого графика работ, что должно быть учтено при следующем расчете заработной платы. В результате командой внедрения корпорации Инком был разработан комплекс средств по работе с табелями и настроены механизмы разграничения прав доступа к созданным табелям. Эти средства, по данным Инком, в настоящий момент успешно используется и в других украинских банках, которые остановили свой выбор на системе БОСС-Кадровик.

КОММЕНТАРИЙ ЗАКАЗЧИКА

Владимир Завгородний, начальник Управления по работе с персоналом Первого Украинского Международного банка.

Внедрение системы управления персоналом БОСС-Кадровик позволило ПУМБ провести автоматизацию кадрового делопроизводства, табельного учета рабочего времени, управления кадровыми процессами и принадлежности сотрудников к бизнес-вертикалям. Выбор был остановлен на данном программном продукте, т.к., в отличие от других разработок, это решение полностью учитывает необходимость системного подхода к управлению персоналом и соответствует украинскому законодательству, своевременно обновляется при его изменении.

 Скачать реферат