Автоматизация учета наличия и движения персонала

платежная ведомость (форма № Т-53) - используется для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилию, имя, отчество работников, их табельные номера и расписку в получении заработной платы.

Особенности использования электронно-вычислительной техники в учете

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

Кадровая документация в системе учета наличия персонала

Внедрение автоматизированной системы управления персоналом предоставляет дополнительные возможности руководству предприятия по анализу качества человеческих ресурсов, организационного построения и численности персонала. В совокупности с деятельностью отдела организации труда и заработной платы (или подразделений, выполняющих его функции) обеспечивается возможность проведения анализа затрат на оплату труда персонала.

Кадровая документация - непременная часть документов любого учреждения, организации, предприятия. Она ведется отделом кадров. Однако система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создается большой объем однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Основные элементы кадровой части системы:

прием сотрудника;

перевод сотрудника;

увольнение сотрудника;

вычисление стажа работы;

учет курсов повышения квалификации (переподготовки, специализации);

учет совместительства;

учет наличия квалификационных категорий;

учет награждений;

учет взысканий;

учет отпусков;

сведения об уволенных из организации лиц.

Система по учету кадров может работать как локальном режиме (одно-два рабочих места), так и в широком режиме с подключением к ней всех заинтересованных лиц (руководителей структурных подразделений, других сотрудников). Система поддерживает корпоративный режим работы и использует все возможности общего комплекса: транспорт данных, разграничение доступа, синхронизацию данных и т.д.

Система позволяет полностью прослеживать движение сотрудников, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением, формирование произвольных отчетов по кадровой структуре предприятия.

Для получения выходных форм (типовых справок по личному составу, структуре организации и т.д.) применяется универсальный генератор отчетов. Он позволяет формировать отчетные формы произвольной сложности.

В комплексе система представлена базой данных отдела кадров. В основе учета сотрудников - форма "Личная карточка". Она является образцом при внесении сведений на нового сотрудника (точная копия типовой межведомственной формы №Т-2).

Эта программа основана на модульном принципе построения, который позволяет осуществлять его поэтапное внедрение.

Модуль "Учет кадров" предназначен для руководителей и специалистов отдела кадров.

Он позволяет выполнять основные операции по приему, перемещению и увольнению сотрудников. Кроме большого количества "стандартной" информации о сотруднике, можно вводить дополнительные атрибуты с произвольными значениями. По введенной таким образом информации возможно осуществлять структурированный поиск.

Пользователи могут самостоятельно готовить различные отчеты по персоналу предприятия, формировать списки на основании произвольно сформированного запроса.

Система "Кадры" обеспечивает формирование стандартных отчетных форм путем связи с табличным процессором Microsoft Excel. Могут формироваться различные справочные документы.

Модуль "Штатное расписание" предназначен для сотрудников планово-экономического отдела. Он приведен в таблице 1.

Таблица 1. Штатное расписание.

 Скачать реферат