Делопроизводственное обеспечение управления малым предприятием (на примере ООО "Цифровой мир")

Описание организационно-правовых документов

Организационные документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм,- это функция организации системы и процессов управления.

К организационным документам относятся: устав организации или положение об организации положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации; должностные инструкции работникам, правила, памятки и другое.

3.1 Устав- правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации учреждения.

Предприятия действуют на основании устава либо учредительного договора и устава. Требования к содержанию уставов тех или иных предприятий, а также их некоторые реквизиты, предписываются соответствующими законами (например, требования к содержанию устава образовательного учреждения – Законом РФ “Об образовании”). Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридических лиц. Содержание Устава должно соответствовать существующему законодательству. Устав содержит набор обязательных р0еквизитов: наименование вида документа (Устав), место издания, гриф (УТВЕРЖДЕНО), текст документа.

3.2 Должностная инструкция -это правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные научно–технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб и отдельных должностных лиц. Инструкция является нормативным актом, регламентирующим различные вопросы, рассчитана на длительное применение и поэтому не содержит указаний на конкретных исполнителей и сроки исполнения.

3.3 Положение-правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Положения, как разновидность организационных документов, типичных для структурных подразделений предприятий, обладающих определённой степенью самостоятельности в своих действиях. Они утверждаются руководителям создавшего их вышестоящего органа.

3.4 Штатное расписание - штатным расписанием называется внутренний акт организации, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде зарплаты.

Штатное расписание на предприятии обычно одно. Но если у компании есть филиалы или представительства, то вопрос о том, будет ли оно единым или в подразделениях возможны свои штатные расписания, организация решает сама. Известно, что руководитель филиала действует по доверенности, выданной руководителем организации. Таким образом, его полномочия утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах компании.

Распорядительные документы

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

4.1 Приказ – это правовой акт, принимаемый должностными лицами, наделенными правами единоначалия, в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов.

4.2 Распоряжение – это документ, издаваемый руководством предприятия преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно–хозяйственной и административной деятельности.

По составу реквизитов распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все–таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

4.3 Протокол составляется при проведении особо важных заседаний, совещаний. Используется, для фиксирования хода данных событий. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца.

4.4 Указание – правовой акт, издаваемый по вопросам информационно–методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.

Информационно-справочные документы

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках.

В состав информационно – справочных документов входят: акты, справки, докладные записки, переписка. Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.

5.1 Справка -документ, содержащий описание и подтверждение, тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность предприятия или подтверждают сведения биографического или служебного характера. Справки, составляющие для предоставления в другую организацию называются внешними; а для предоставления; руководству своего предприятия или на рассмотрения коллегиального органа -внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке предприятия, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4. Реквизиты у справок аналогичны докладной записке.

5.2 Письма

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами.

По содержанию и назначению письма могут быть: сопроводительные, приглашение, информационное, рекламное, напоминание, извещение, подтверждение, телеграмма.

5.3 Докладная записка - документ, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого- либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

 Скачать реферат