Управление проектами

Функции и методы контроля.

Успех каждого проекта, в большой степени, зависит от того, как он будет осуществляться. Если постоянно помнить о том, что в проектах никогда не бывает так, как это было запланировано, то можно очень быстро понять всю полноту требований и ответственности, которые предъявляются к управлению проектом.

Таким образом, на долю контроля выпадает ряд задач, решение которых зависит как от особенностей соответствующего проекта, так и от специфики организации, осуществляющей проект (или от организаций). Кроме этого, значимость отдельных работ меняется в различных фазах проекта.

Одна из самых действенных способов предотвращения срывов и неприятностей – создании систем контроля, способных обнаружить неблагоприятные тенденции и дающих возможность осуществлять корректирующие действия по предупреждению негативных последствий, позволяющие вернуться на правильный путь. Разумеется, такой подход предполагает хорошее знание этого «правильного пути». Именно поэтому процесс контроля напрямую связан с процессом планирования.

Важнейшие задачи контроль проектов заключаются в следующем:

- планирование и прогноз,

- консультирование,

- документирование,

- установление новых заданий и регулирование,

- контроль.

Одна из важнейших целей контроля состоит в том, чтобы сделать процесс его осуществления максимально наглядным. Именно это обусловливает выбор технологий и тех критериев оценки, на основании которых, собственно, и осуществляется процесс контроля.

Контроль проектов использует целый ряд методов и инструментов, которые происходят из производственно-экономического контроллинга.

Важное замечание: контроль должен быть основана на простых и понятных критериях, отражающие его главные цели.

К системе контроля предъявляются следующие базовые требования:

- определение важности тех или иных характеристик системы;

- установление пределов их изменения;

наличие принципов измерения этих характеристик или выбор адекватного режима контроля;

- обеспечения наглядности достигнутого прогресса;

- обеспечение обратной связи для команды проекта, тоесть своевременное информирование команды о полученных результатов;

проведение корректирующих действий там, где это необходимо.

Итак, первый шаг на пути создания действенной системы контроля проекта состоит в определении важности тех или иных характеристик общей системы, контроль которых даст более или менее точное представление о самом процессе.

Наиболее важными характеристиками, требующими контроля, являются целевые показатели: время, стоимость и качество.

Контроль может быть направлен и на другие характеристики (правовые, этические, экологические, управления человеческими ресурсами) – в зависимости от степени их важности и значимости для конкретного проекта.

Следующий шаг в создании системы контроля – установление пределов вариаций, суть которого состоит в установлении пределов варьирования результатов в ключевых областях, тоесть того, какое отклонение от изначального заданных показателей возможно. Здесь всё тоже зависит от значимости целевых показателей каждого конкретного проекта. Чем выше значимость, тем меньше возможность отклонений от заданного и следовательно, варьирования. Опыт показывает, что для некоторых организаций превышение целевой себестоимости на 1% вполне допустим, а однодневная задержка оказывается неприемлемой.

В управлении проектами есть 2 показателя, которые в значительной мере определяют действенность контроля. Это:

- частота наблюдений,

- скорость реакции на ситуацию.

В каждом конкретном проекте они будут определяться по-своему – исходя из специфики деятельности. Важно только понимать, что задержка в получении информации или запаздывание ответной реакции губительны для любой системы контроля и для деятельности в целом.

Важный принцип контроля - обеспечение наглядности. При наглядном контроле может использоваться проверка соответствия результатов статьям контракта или дробление проекта на отдельные модули, позволяющее сделать единицы контроля более мелкими и конкретными и, следовательно, более легко поддающимися оценке. Для наглядности контроля могут применяться различные методы. Часто для этой цели используются диаграммы Гантта.

После выявления отклонения от ожидаемого результата, является лишь первым этапом работы системы контроля, необходимо решать, как реагировать на это отклонение, тоесть выработать ответные действия. При этом важно помнить: мы можем управлять лишь будущим, а то, что случилось раньше, уже принадлежит истории.

Собственно, это и есть основные составляющие цепочки контроля:

- определение ключевых характеристик проекта, которые в силу своей значимости требуют особенно пристального внимания и контроля,

- установление возможных пределов отклонения,

- выработка адекватного режима контроля,

- обеспечение наглядности контроля и выработка ответных действий.

При работе над проектами мы заглядываем вперёд и совершаем оценку, чтобы предугадать ожидающие нас проблемы и ситуации и провести изменения, позволяющие защитить результаты проекта от ущерба из – за возможных неблагоприятных событий.

То есть нежелательное развитие событий можно не только скорректировать, но и предупредить. Эти предупреждающие действия носят название контроля с помощью «прямой связи». Одним из элементов такого контроля является управления рисками, осуществляемое с самого начала работы над проектом и до её завершения.

Эффективный контроль является важным фактором успеха проектов.

Необходимо учитывать следующие моменты:

1. Концепция и планирование проекта должны быть реалистичными. Неправильно считать, что недостатки планирования можно компенсировать «боеспособным» контролем. В этом случае проект только усложнится.

2. Планирование сроков проекта должно опираться на реалистичную оценку затрат труда. Ориентация на твердо установленные сроки может быть разумной лишь в редких случаях.

3. Руководитель проекта и контроллер проекта вовлекаются в работу уже в самом начале планирования. В проекте, в котором за планирование и реализацию несут ответственность разные люди и отделы, почти всегда появляются проблемы коммуникации и понимания.

4. Контроль проектов направлен в будущее и использует инструменты контроллинга как базу для будущего регулирования.

5. Контроль проектов нужно проводить последовательно; недостаточно организовывать спорадические акции контроля.

6. Проекты должны иметь определенное завершение. «Бесконечных историй» не должно быть, они напрасно тратят ресурсы и вредят мотивации.

Особенности корпоративной оргкультуры в России.

Оргкультура является своеобразной «уникальной психологией» организации, отличающей ее от всех других. Она состоит из нескольких компонентов. Во-первых, это сложившиеся нормы и правила поведения, способы принятия решений. Чаще всего они «неофициальны» и не прописаны ни в одном из документов организации, но, тем не менее, определяют поведение ее членов. Во-вторых, в оргкультуру входит система ценностей и убеждений, которые разделяют сотрудники организации. Ценности формируют представления о том, «что хорошо, а что плохо», какое поведение считается допустимым, а какое - нет.

 Скачать реферат