Шпaргалки по документальному обеспечению управления
6
- составляют о/з по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков, поведения отдельных лиц. Текст таких о/з должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства, как и внутренние д/з, они оформляются на чистых листах бумаги, подписывают составители.
Документ «заявление» (определение, реквизиты, правила составления).
Это документ, адресованный организации или должностному лицу, и содержащий изложение какого-либо вопроса.
Реквизиты: 10, 11, 15, 20, (21), 22, (28).
Документ может иметь форму просьбы, заявления, жалобы.
З. о приеме на работу составляется в произвольной форме и пишется как правило от руки или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4.
На заявлении о приеме на работу ставится резолюция руководителя и виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста. З. поступает в отдел кадров или должностному лицу, который работает с документами по кадрам, а затем издается приказ о приеме на работу.
З. о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, а в небольших организациях может составляться в произвольной форме, и написано от руки. З. о предоставлении учебного или академического отпуска, отпуска по уходу за членами семьи и т.п. должно содержать в тексте указание на соответствующие документы.
Документ «доверенность» (определение, реквизиты, правила составления).
Документ, предоставляющий доверенному лицу право на совершение каких-либо действий от имени доверителя. Официальные доверенности выдаются для совершения сделок, подписания документов, получения товарно-материальных или денежных ценностей или др. действий от имени предприятия.
Реквизиты: 08, 09, 10, 11, 12, 20, 22, 25.
В тексте официальной доверенности указывается должность, паспортные данные должностного лица, организация, в которой производится действие по доверенности; вид действия; образец подписи лица, получившего доверенность и срок действия доверенности.
Если действие, указанное в доверенности имеет отношение к денежным или материальным ценностям, то она подписывается руководителем предприятия и главбухом, заверяется печатью. Доверенность может быть оформлена на бланке предприятия или на стандартном бланке, как правило, машинописным способом или от руки.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение з/п и др. выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пособий, стипендий, пенсий и т.д. Такие доверенности не требуют нотариального заверения.
Реквизиты личной доверенности: 10, 11,20, 22, 25, 26.
В тексте такой доверенности указывается:
- ФИО лица, выдавшего доверенность
- ФИО лица, которому выдали доверенность
- наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности
- содержание доверенности.
Удостоверение личной доверенности производится руководителем организации, по устному заявлению заинтересованного лица. При этом руководитель должен установить личность человека, который предоставляет доверенность на засвидетельствование по документам, удостоверяющим личность доверенного лица.
Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. При выдаче денег по доверенности, кассир обязан проверить паспорт или заменяющий его документ, удостоверяющий личность получателя.
Максимальный срок действия доверенности – 3 года, если не указан срок ее действия, то она сохраняет силу в течение 1 года со дня выдачи. Доверенность считается недействительной, если не указан срок выдачи.
Документ «расписка» (определение, реквизиты, правила составления).
Документ, удостоверяющий получение каких-либо ценностей (денег, вещей, документов и т.п.).
Реквизиты: 10, 11, 20, 22.
Текст расписки состоит из указания должности, ФИО лица, получившего ценности, затем данные лица, выдавшего ценности; перечисление ценностей, с указанием количества, а иногда и цены, которая пишется цифрами и в скобках прописью.
Составляется в одном экземпляре и хранится у лица, предоставлявшего ценности. При утрате ценностей она является основанием к их взысканию.
Расписка подтверждает не только факт предоставления ценностей, но и дату их сдачи. На предприятиях торговли, расписки составляются в тех случаях, когда полученные от поставщика товары взяты на ответственное хранение.
Документ «телеграмма» (определение, реквизиты, правила составления).
Обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особой передачей текста (по телеграфу).
Реквизиты: 10, 12, 15, 20, 22. Эти реквизиты помещают над чертой, в той части телеграммы, которая подлежит оплате.
Реквизиты: 08, 09, 11, 22, 25 – неоплаченные.
Категория и вид телеграммы указывается перед адресатом: простая, правительственная, срочная, с уведомлением о вручении. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прибыть к адресату за срок до 3 часов, а простая – до 6. Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителем.
Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления. Телеграммы печатают на чистом листе бумаги или на специальном бланке в 3 экземплярах: 1 – передают на телеграф; 2 – подшивают в дело канцелярии; 3 – передают в бухгалтерию.
Текст телеграммы печатается на 1 стороне через 2 интервала прописными буквами, между словами делается пропуск 2 удара. Текст печатается начиная с абзаца, далее – красная строка. Исправления, переносы, абзацы – не допускаются. Текст должен излагаться сжато, и состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство.
Пишется телеграмма особым телеграммным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания, если знаки препинания необходимы, то они пишутся сокращенно, строчными буквами – тчк, зпт, квч и т.п.
Цифровые данные, в том числе даты в тексте указывают словами, чтобы избежать искажений при передаче. Заканчивается указанием ее индекса.
Документ «телефонограмма» (определение, реквизиты, правила составления).
Обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особой передачей текста (по телефону и записывается получателем).
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 15, 14, 20, 22. А также должность, фамилию передавшего телефонограмму, № телефона и время передачи.
Телефонограммы передают несложные тексты до 50 слов, чаще всего – это приглашения, напоминания о совещании. Текст должен быть кратким, четко сформулированным и не содержащим труднопроизносимых слов. Подписывается телефонограмма руководителем или ответственным лицом. Телефонограмма составляется в 1 экземпляре на чистом листе бумаги и специальном бланке. Передающий зачитывает текст, а принимающий – записывает и принимает повторным чтением, при этом указываются все знаки препинания. Принимающий телефонограмму несет ответственность за правильность записи, содержания и направления на исполнение. После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу – исполнителю.
Скачать реферат