Шпaргалки по документальному обеспечению управления

Выписка – часть копии документа, нужная для работы.

- по юридической силе: подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил; подложные содержания или реквизиты, которых не существует в действительности.

Значения:

А) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве

Б) повышение оперативности работы документа.

Виды документов.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на 2 большие группы:

- документы по общим административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятия и его производственной деятельности. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. В эту группу входят:

1.1 организационно-распорядительная документация (ОРД), в составе которой в свою очередь различают документы:

1.1.1 организационные (устав, положение, инструкция, штатное расписание)

1.1.2 распорядительные (приказ по общим вопросам, распоряжение, решение, указание и т.п.)

1.1.3 справочно-информационные(служебные письма, справки, телеграммы, телефонограммы, заявления, докладные, служебные записки, акты, протоколы, договоры и т.п.).

1.2 по личному составу (по трудовым отношениям) приказы, по личному составу, трудовые книжки, анкеты, автобиографии, резюме, характеристики и т.д.

- документы по функциям управления:

2.1 документация по финансово-расчетным, денежным и кредитным операциям(платежные поручения, счета-фактуры, акты, ревизии, кассы и т.д.)

2.2 документация по поставке товаров и перевозке грузов(по снабжению и сбыту) хозяйственные договора, коммерческие группы, претензионные письма и т.д.

эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отдела планирования, снабжения и сбыта и других функциональных подразделений.

Унификация и стандартизация как основное направление в совершенствовании документов.

Организация и управление характеризуется разнообразием и неповторимостью рабочей ситуации и предпринимаемых действий по их разрешению, отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единству их форм структуры, языковых конструкций и операции по обработке, учету и хранению документов.

Унификация документов – установление одинакового комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил составления, оформления и задания трафаретных текстов.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления должны оформляться единообразно, это позволяет включать документы в единую для страны систему. Делопроизводство способствует их оперативной отработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму обязательную для применения оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве.

Стандартизация – форма юридического закрепления, приведенной унификации и уровня ее обязательности.

В России деятельность стандартизации координируется государственными органами стандартизации, при этом оформляется виде межгосударственных(ГОСТ), государственных(ГОСТН), отраслевых(ОСТ), республиканских(РСТ) стандартов и стандартов предприятий, организаций, учреждений(СТП).

Стандартизация – это сложный процесс, в ее состав входят такие элементы, как унификация, типизация и т.д.

Типизация, в документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Система документации. Основные системы документации, применяемые в РФ.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается совокупностью документов определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих.

Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной деятельности.

В литературе и практической деятельности, прежде всего, выделяют функциональные и отраслевые системы документации.

Функциональные системы документации – это организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая, финансирование материально-технического снабжения и т.д.

Отраслевыми принято считать системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министр, ведомство отраслевых управлений).

В развитие электронно-вычислительной техники и внедрения автоматизированных систем управления потребовалось приведение документов к единообразию как по форме, так и по последовательности расположения в них информации. С конца 60-х годов у нас в стране широко развернулась деятельность по разработке унифицированных систем документации, т.е. систем документации, созданных по единым требованиям и правилам. Создание унифицированных систем документации – это одно из важнейших направлений автоматизации управленческих процессов.

Унифицированные системы деятельности(УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Определение, назначен6ие и состав системы документации устанавливаются ГОСТами. С 1 июля 1998 года а РФ был введен в действие ГОСТ Р 6.30-97, который внес существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.

В 2003 году этот ГОСТ был незначительно изменен и получил название ГОСТ Р 6.30-2003.

Требования к построению формуляра-образца деловых документов.

Требования изложены в ГОСТе 6.10.5-87, согласно ему формуляр устанавливает требования к построению унифицированных форм:

- формат бумаги для унифицированных форм документов. Применяют бумагу формата А3(297*420), А4(210*297), А5(148*210), А6(105*148), А1-ватман.

- служебные поля. Для унифицированных форм документов формуляр-образец устанавливает размеры служебных полей, поле верхнее левое не менее 20 мм, поле нижнее правое не менее 10 мм

- расположение частей из зон. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещается в пределах основных частей формуляра абзаца: заголовочная, содержательная и оформляющая.

- расположение реквизитов.

Состав реквизитов ОРД.

01 – государственный герб РФ

02 – герб субъектов РФ

03 – эмблема организации или товарный знак

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на участок

07 – код формы документа

08 – наименование организации

09 – справочные данные об организации

10 – наименование вида документа

11 – дата документа

12 – регистрационный номер

 Скачать реферат