Шпaргалки по документальному обеспечению управления

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 – место составления документа

15 – адресат

16 – гриф утверждения

17 – резолюция

18 – заголовок текста

19 – отметка о контроле

20 – текст документа

21 – приложение

22 – подпись

23 – гриф согласования

24 – виза согласования документа

25 – оттиск печати

26 – отметка о заверении копии

27 – отметка об исполнителе

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 – отметка о поступлении документа в организацию

30 – идентификатор электронной копии документа

Схемы расположения реквизитов по ГОСТу Р 6.30-97.

ГОСТ Р 6.30-2003( бывший ГОСТ Р 6.30-97 ) «Унифицирование системы документации. Унифицирование организационно-распределительных документов Требование к оформлению документов ».

Перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящих в унифицированную систему ОРД. Он определяет максимальный состав реквизитов документов и каждому реквизиту отводит строго определенное место на листе.

Общая характеристика ОРД.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, используемых на предприятиях и организациях, ОРД занимает центральное место. Можно сказать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в ОРД.

ОРД является наиболее широко используемым видом документации.

ОРД классифицируется на 3 группы:

- организационная документация (устав, положение, инструкция, штатное расписание)

- распорядительная документация (приказ по общим вопросам, распоряжениям)

- справочно-информационная документация (служебные письма, телеграммы, справки и т.д.).

Классификация ОРД позволяет обеспечить оперативный поиск документов, контроль за исполнением документов, создает условия для унификации.

Характеристика организационных документов.

Исходя из данной группы документов, не сложно определить их главное назначение:

По средствам организационных документов осуществляется регламентация и документационное оформление таких вопросов, как создание организации и установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок функционирования, взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка, их действие при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

Документ «положение» (определение, реквизиты, правила составления).

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права и обязанности организации, работы как на предприятии в целом, так и в его структурных подразделениях. В положении отражены права и обязанности отдельных должностных лиц.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 23, 24, (28).

Положения могут быть индивидуальные и типовые.

Индивидуальные положения чаще всего разрабатываются на основе типового.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет проект положения, согласовывает с юридическим отделом. Если проект вызывает возражение, то их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе.

Проект положение предоставляют на утверждение руководителю предприятия, подписывает его руководитель структурного подразделения и разработчик. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом, как правило, типовое положение содержит в себе основные разделы:

- общие положения

- основные задачи

- функции

- права и обязанности

- руководство

- взаимоотношения, связи

- имущество, средство

- контроль, проверка, ревизия деятельности

- реорганизация и ликвидация деятельности

Оформляются положения на общем бланке предприятия.

Документ «устав» (определение, реквизиты, правила составления).

Устав – юридический акт, который оформляет образование организаций и предприятий и определяется их структура, функции и правовое положение.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, (23), 24, (28).

Устав – это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики. Текст типового устава состоит из разделов:

- общие положения

- основные задачи

- функции

- права и обязанности

- руководство

- взаимоотношения, связи

- производственно-хозяйственная деятельность

- имущество, средство

- контроль, проверка, ревизия деятельности

- реорганизация и ликвидация предприятия.

Уставы государственных организаций, предприятий, учреждений утверждают выше стоящие органы (министерство, ведомство).

Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.

Уставы частных предприятий утверждают владельцы, коллективы и регистрации в областных городских или районных администрациях.

Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций.

Характеристика распорядительных документов.

Распорядительный документ играет очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно. Во-первых, по организационным вопросам.

- по вопросам планирования

- производства

- строительства

- материально-технического сбыта и снабжения

- финансов и кредита

- труда и з/п.

Распорядительные документы носят административный характер, они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся:

- приказы

- распоряжения

- указания

- постановления и т.д.

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурным подразделением, или отдельной специальной или рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить суть вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект документа. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации.

Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

Документ «приказ» (определение, реквизиты, правила составления).

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе едино начала, в целях разрешения основных задач, стоящих перед данными органами.

По содержанию и способам оформления, приказы делятся на:

- приказ по основной деятельности

- приказ по личному составу.

Приказы по личному составу используется для документирования, приема, перевода, увольнения и другого движения кадров.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), (24), (27), (28).

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

 Скачать реферат