Исследование систем управления - Эмпирические методы исследования

Собирать и обрабатывать информацию желательно за последние три — пять лет.

Особое место в управленческой деятельности и исследовательской работе занимает система организационно-распорядительной документации. В нее входят документы организационного (положения, уставы, инструкции, правила), распорядительного (приказы, указания, распоряжения, решения, протоколы, постановления), справочно-информационного (письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, сводки) характера, а также документы о личном составе (штатное расписание, характеристики, личные дела, записки о переводе и т.п.), предложения и заявления граждан.

Изучение первичных документационных и других информационных источников в подавляющем большинстве случаев позволяет получать более объективные результаты исследования. Однако не следует абсолютизировать документальные источники информацию, так как некоторые документы могут отражать реальность в искаженном виде (например, объем сверхурочных работ, численность работающих и т.д.). Все это требует тщательной проверки, а потому проводить анализ следует и другими методами.

При исследовании СУ помимо первичной документации могут быть использованы и другие документальные источники, имеющие вторичный характер:

· обзоры, статьи и другие информационные сведения, приводимыми органами национальной системы сертификации, правительственными структурами, средствами массовой информации и т.п.;

· годовые отчеты организации и ее структурных единиц;

· отчеты о маркетинговых и других исследованиях внешней и внутренней среды организации;

При проведении исследования подвергать анализу следует также специальные отчеты или справки, которые составляют работники бухгалтерии, планового отдела, отдела труда и заработной платы и т.д.

Целесообразно также анализировать оформление управленческой документации, обращал внимание на структуру того или иного документа.

Так, в распространенном управленческом документе «Положение о подразделении» регламентируются общие вопросы его деятельности, конкретные задачи, функции, права, обязанности и и.п. Здесь следует изучить:

· утверждающие Положение подписи, реквизиты и данные;

· наименование подразделения;

· общие положения; задачи;

· функции;

· права и обязанности;

· руководство;

· взаимоотношения и связи;

· имущество и средства;

· контроль, проверка и ревизия деятельности;

· реорганизация и ликвидация;

· наименование должности лица, подписавшего документ, подпись, расшифровка подписи, визы.

В Положении любое структурное подразделение должно быть четко организационно очерчено, указан его статус (группа, бюро, отдел, управление или департамент и т.п.).

Другой управленческий документ «должностная инструкция» регламентирует деятельность определенного должностного лица. В этом документе, как правило, должны быть отражены:

· утверждающие инструкцию подписи и реквизиты и другие данные;

· наименование должности в соответствии с действующей классификацией должностей;

· общие положения;

· функции;

· права;

· должностные обязанности;

· ответственность;

· взаимоотношения (связи по должности);

· наименование должности лица, подписавшего документ, подпись, расшифровка подписи, визы.

Для рабочих такой документ обычно не составляется, так как они должности не занимают, а выполняют работы по профессии. Однако в последнее время для рабочих стали составлять рабочие инструкции, где перечисляются выполняемые ими работы и дается их характеристика. Достаточно указывать эти работы согласно квалификационной характеристике рабочего, имеющего определенную профессию (из тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих), в трудовом контракте или оформлять их в виде приложения к нему.

Достоинство рабочих инструкций состоит в том, что в них:

перечень выполняемых типовых работ по тарифно-квалификационному справочнику можно дополнить другими, а также включать положения из различных регламентирующих документов (например, для уборщицы — из технического регламента по эксплуатации и обслуживанию сложного оборудования в части его уборки); появляется возможность указать подчиненность рабочего, определить его права и ответственность.

Рабочие инструкции более предпочтительны для малых предприятий.

Одним из примеров инструмента для анализа должностных инструкций может быть таблица определенной формы, описывающая регламент того или иного исполнителя.

Помимо перечисленных выше документов, источниками ин формации могут быть также сотрудники организации, характеризующие ее деятельность в процессе опросов и т.п.

Опросы

Опросы — метод сбора информации об изучаемых объектах, основанный на высказываниях и ответах отдельных участников исследуемой су на определенные вопросы (базирующихся на своем личном опыте, объективных первичных данных). Наиболее распространенными способами опросов являются: анкетирование; интервьюирование; опросы-беседы.

Анкетирование основано на сборе информации с помощью ан кет со списком заранее подготовленных вопросов. В ряде случаев к каждому вопросу в анкете могут быть предложены возможные варианты ответов. Данный способ предназначен для выявления конкретных фактов при помощи большого круга лиц, а также в случаях, когда работники организации находятся на значительных рас стояниях друг от друга. Наиболее часто анкеты путем непосредственной передачи их опрашиваемому (например, по месту работы, жительства и т.п.), а также по почте, через прессу, курьера, Интернет, с помощью факсимильной связи.

К достоинствам данного метода относится:

· возможность включения в анкету тщательно продуманных вопросов, так как для этого, как правило, имеется время;

· возможность получить от опрашиваемого продуманные ответы на вопросы,

· небольшие затраты на использование данного метода сбора информации;

· возможность опросить большой контингент людей (специалистов, респондентов и т. п.).

Недостатками анкетирования являются:

1) отсутствие возможности контролировать опрос и заполнение анкет (например: при каких обстоятельствах заполнялась анкета, были ли подсказки, ясны ли вопросы и в какой последовательности давались ответы на вопросы, было ли желание давать объективные ответы на вопросы), а также давать при необходимости разъяснения к ответам, что требует четкого формулирования вопросов и их состава;

2) возможность невозвращения анкет, что обусловливает целесообразность анкетирования в присутствии опрашиваемого.

Основные требования к анкетам:

· целенаправленность;

· простота (четкость, понятность, краткость вопросов, по возможности предвидящими ответы «да» или «нет»);

· однозначность понимания вопросов, что предполагает однозначные на них ответы;

· рациональность числа вопросов и объема (одна — пять страниц);

· психологическая нейтральность вопросов (невозможность практического использования ответов против опрашиваемого);

· логическая последовательность вопросов.

 Скачать реферат