Понятие о корреспонденции
4
Ø употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний,
Ø употребление специальных терминов.
Ø использование сокращенных слов и др.
Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точкой после них.
20 – отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10л. в 3 экз. В случае, когда приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
21 –подпись. В состав данного реквизита входят: наименование должностного лица, подписывающего документ (с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. В случае, если документ подписывается равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне.
22 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки и даты. Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
педагогического совета ПУ 45
от 10.02.2002 №5
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Главархива РФ
От 10.02.2002 №01-4/270
Грифы согласования располагаются ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
23 - визы согласования документа включают в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. При наличии замечаний к документу это указывается в визе, а сами замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.
24 – печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расхода денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Оттиск должен быть поставлен так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ.
25 - отметка о заверении копии ставится путем нанесения заверительной надписи ВЕРНО, наименования должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.
26 - отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать: краткие сведения об исполнении, слова «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Эта отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором данный документ был исполнен.
28 - отметка о поступлении документа в организацию располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа, его индекс.
29 - идентификатор электронной копии документа это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Определенные требования предъявляются и к бланкам документов. Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Наиболее употребительные два основных формата А4, А5, допускается использование бланков формата АЗ и А6.
Бланки документов в унифицированной системе организационно-распорядительской документации должны иметь поля не менее,: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 15 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
· общий бланк. Он содержит следующие реквизиты:
- государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ)- для организаций, имеющих на это право;
- эмблема организации или товарный знак;
- наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется).
· бланк письма включает следующие реквизиты:
- государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ);
- эмблема организации или товарный знак;
- код организации (предприятия по ОКПО);
- наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется);
- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты, Web-сайт (страница в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату выдачи лицензии).
На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например:
_№
На № _от
На бланках письма могут ставиться ограничительные уголки для таких реквизитов, как адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле.
· бланк конкретного вида документа (кроме письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа и кодом по ОКУД.
Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервала. Реквизиты оформляют через 2-3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме текста) - 28 знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках А4).
Скачать реферат