Понятие о корреспонденции

ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (дата введения 1 января 1999 г.) является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Как известно, каждый документ состоит из элементов, называемых реквизитами. Причем различные документы имеют их разный набор, а совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр данного документа.

ГОСТ Р 6.30-97 определяет 29 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД):

01 - Государственный герб Российской Федерации. Его изображение помещается на бланке в соответствии с Положением о Государственном Гербе.

02 «Герб субъекта Российской Федерации» и 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» отменены постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 г. №9СТ.

04 - код организации по ОКПО проставляется в верхней части документа.

05 - код формы документа по ОКУД, состоящий из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ), проставляют также в верхней части.

06 - наименование организации указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленном в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.

07 - справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

08 - наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Оно пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД.

09 - дата документа, которой считается дата его подписания или утверждения, оформляется арабскими Цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (4 цифры).

10 - регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему, внутреннему документу и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляют порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут прибавляться и другие составные части (например, индекс дела по номенклатуре дел).

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который давался ответ.

12 - место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам 06 и 07. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

13 - гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек на первом листе документа.

14 – адресат, в качестве которого могут выступать организации, структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ – в дательном падеже, причем инициалы указывают перед фамилией. В случае, когда документ отправляют сразу в несколько организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Но следует помнить, что документ не должен содержать более четырех адресатов- при большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав данного реквизита может включаться почтовый адрес.

15 - гриф утверждения документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи должны располагаться на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

16 – резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется. Если исполнителей документа несколько, то они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым.

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «текст». При необходимости написания второй последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги, которые затем подшиваются в дело вместе с письмом.

17 - заголовок к тексту представляет собой краткое изложение содержание текста документа. Его располагают в левом верхнем углу после реквизитов бланка документа. При написании документа формата А5 заголовок не указывается.

18 - отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято под контроль. Отметка включает в себя букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом.

19 - текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Причем, тексты документов могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей: в первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. В некоторых случаях текст может содержать только заключительную часть.

Однако в любом случае можно выделить ряд требований к текстам служебных документов:

· краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования,

· объективность и достоверность информации,

· составление, по возможности простых документов,

· структурирование текста документа,

· широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особое внимание при написании уделяется языку и стилю служебных документов:

Ø нейтральный тон изложения,

Ø точность и ясность изложения,

Ø исключение повторов и отсутствие излишних подробностей,

 Скачать реферат