Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с предприятиями-поставщиками, клиентами, государственными органами, предприятиями-конкурентами. Предлагаю Вашему вниманию рассмотреть организационную структуру общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал», находящегося в г. Екатеринбурге, а также роль секретаря в этой организации. Во главе предприятия – исполнительный директор. Его заместителем является коммерческий директор. Юридическая служба в лице юрисконсульта функционирует в качестве структурного подразделения на одном уровне с такими структурными подразделениями как бухгалтерия и служба персонала. Служба персонала представлена менеджером по персоналу. Отдел маркетинга – маркетологом.
Организационная структура ООО «Издательский дом «Урал»
Издательский дом «Урал» включает в себя следующие отделы:
1) Цифровая типография во главе с офис-менеджером;
2) Офсетная типография во главе с администратором;
3) Отдел рассылки
В каждой из типографий работает группа менеджеров, дизайнеров (от 5 до 8 человек), а также по 2 листоподборщика-сортировщика, по 1 оператору-печатнику и 1 мастеру предпечатной подготовки. Офис-менеджер и администратор являются непосредственными руководителями сотрудников соответствующей типографии. Отдел рассылки – курьерская служба.
Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.
Деятельность предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
- организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
- распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
- документы по личному составу предприятия (приказы, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
- финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
- информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.);
- нормативные документы вышестоящих органов;
- контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу.
Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, как ведется делопроизводство на фирме: традиционным способом или на основе современной информационной технологии.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- качественное и своевременное составление и исполнение документов;
- организацию оперативного поиска документов.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи, которые называются реквизитами).
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления установлены государством.
При подготовке документов секретарь-референт часто использует следующие реквизиты:
- эмблема организации или товарный знак;
- код организации;
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- гриф ограничения доступа к документу;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- визы согласования документа;
- печать;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа в организацию;
- идентификатор электронной копии документа.
Структура и штатная численность предприятия определяются в соответствии с его Уставом и закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения фирмы, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей.
В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке фирмы и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Изменения в структуру и штатную численность фирмы вносятся приказом директора. Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения. Приказ визируется менеджером по персоналу, подписывается исполнительным директором. После внесения изменений в структуру и штатную численность менеджер по персоналу делает отметку об исполнении.
Распоряжение – документ, издаваемый директором (заместителем директора) преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
Распоряжения оформляются на общем бланке предприятия и подписываются директором или его заместителем. Текст распоряжения должен содержать: конкретное задание (работу); ответственного исполнителя; срок исполнения.
Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров), составляемый по производственным вопросам. Решения оформляются с использованием слов «РЕШИЛИ» или «РЕШИЛ». Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа.