Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта

Значительная часть информации, с которой работает секретарь-референт, является конфиденциальной и представляет большой интерес для конкурентов.

Коммерческая тайна - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и коммерческих секретов других организаций. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям;

- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к конфиденциальным сведениям;

- ограничение доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию;

- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны конфиденциальной информации.

Секретарь-референт при поступлении на работу, наряду с должностной инструкцией, должен подписать договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность.

Организационная деятельность секретаря-референта.

Секретарь-референт является лицом, наиболее приближенным к руководителю. Секретарь не только упорядочивает рабочий день руководителя, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений или ограждает руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации.

Помимо вышеперечисленного, секретарь-референт выполняет функции пресс-секретаря по связям с коллективом фирмы. Секретарь доводит распоряжения или поручения руководителя до подчиненных, а также запоминает и знакомит руководителя с той частью информации, которую директор сам не может заметить.

В ряде случаев секретарь выступает от имени руководителя. Секретарю зачастую приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителем и сотрудниками. Секретарю необходимо проявить гибкость в сложных ситуациях, умение владеть своими эмоциями. Секретарю-референту необходимо поддерживать нормальные деловые отношения с сотрудниками фирмы:

- искренне интересоваться сотрудником;

- указывать на ошибки не прямо, а косвенно;

- уметь внимательно выслушивать сотрудника;

- внушать сотрудникам сознание их значимости, создавать людям хорошую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;

- уметь добиваться, чтобы сотрудники были готовы сделать то, что предлагает секретарь.

Использование программ в процессе обработки информации.

В организации «Издательский дом «Урал» компьютеры всех сотрудников организации объединены в локальную сеть.

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства. В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных. Остальные компьютеры являются рабочими местами локальной сети.

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты (пересылка сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть).

В организации компьютер секретаря-референта подключен к сети Интернет. Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети. Информация хранится в виде графических документов (Web-site).

WWW – всемирная информационная сеть, которая позволяет находить любую информацию на различных серверах и использовать гипертекстовые документы, имеющие ссылки на другие связанные с ним документы.

Хорошим помощником для секретаря-референта при планировании рабочего дня служит программа Microsoft Outlook

Информационная система Microsoft Outlook предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря-референта и его руководителя.

Эта программа помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Входящие – поддерживает несколько систем электронной почты, дает возможность посылать и получать сообщения, получать запросы на выполнение задач.

Календарь – контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми. Можно просмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц.

Контакты – хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контактах. Можно сразу перейти на страницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом, послать электронную почту.Задачи – содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять по приоритетам и поручать другим исполнителям. Дневник – ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, чтобы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами и как долго. Эта функция применяется для контроля исполнения документов.

Заметки – электронный заменитель блокнота, куда заносятся оперативные вопросы, ценные указания и др.

 Скачать реферат