Организация закупки и транспортировки продукции из региона в регион

Ø Порядковый номер. Порядковый номер используется в документах прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация и т.п.). Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ;

Ø Название и адрес компании. Эти сведения информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет;

Ø Ответственность за заказ. В бланке заказа указывается должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем;

Ø Дата, наименование и адрес поставщика;

Ø Сроки поставки и количество поставленных товаров;

Ø Описание товаров. Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку, с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию;

Ø Адрес поставки;

Ø Цена. В бланке заказа должна быть проставлена цена товара во избежание конфликтных ситуаций при расчете за поставленный товар;

Ø Расчетный счет. Что бы не возникали различные финансовые недоразумения необходимо указать свои банковские реквизиты.

Зарубежные фирмы (кроме самых мелких) используют четыре экземпляр заказа для облегчения работы они обычно окрашены в различные цвета:

Ø первый экземпляр, который отправляется поставщику, белый - это заказ на поставку. Он обязывает поставщика поставлять товары согласно оговоренным условиям, а заказчика - принимать и оплачивать товар;

Ø второй экземпляр, отправляемый в финансовый отдел, розовый - он подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты счета

Ø третий экземпляр, который отправляется в отдел материально-технического снабжения, - голубой;

Ø четвертый экземпляр – зеленый. Он оставляется для контроля и используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками.

Во внешней среде деятельности фирмы причиной успеха или неудачи на рынке могут служить:

Ø оперативное получение информации о том или ином событии или коммерческой ситуации, сложившейся на рынке;

Ø получение запроса на поставку или отказ от нее.

И в том и в другом случае также первостепенную роль играет комплекс информационного обеспечения.

Под информационным обеспечением физического процесса движения товаров от поставщика к потребителю подразумевается также и сопроводительная информация.

Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, которые отражают эти операции. Документооборот отображен на рис.3

Необходимы основные документы:

Ø копия заказов должна быть направлена в подразделение – потребитель для проверки на соответствие уведомления о поставке фактически поступившего товара. При проверке используются и спецификации (описание товара);

Ø уведомление об отгрузке – отправляет поставщик после подготовки продукции к отправке. Указывается номер заказа и время поставки;

Ø сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию продукции и подтверждает, что эти товары предназначены именно для нашей фирмы;

Ø документ, подтверждающий получение поставки, используется для фактического подтверждения от потребителя.

Рис. 3 Схема документооборота

Условные обозначения:

1 - Заказ на поставку товара;

2 - Письмо о согласии;

3 - Договор купли-продажи (контракт) + спецификация к договору;

4 - Платежное поручение;

5 - Доверенность на получение товара;

6 - Накладная;

7 - Сертификат качества;

8 - Счет-фактура;

9 - Акт приемки-передачи;

10 - Уведомление об отгрузке;

11 - Товарно-транспортная накладная.

Приложение 1

ДОГОВОР № 01/04

ОАО “Мучной дом”, именуемый в дальнейшем “Продавец”, в лице генерального директора Валухина Александра Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны и ООО “Березка”, именуемое в дальнейшем “Покупатель”, в лице генерального директора Клочковой Ольги Владимировны, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем:

1. Предмет контракта

1.1. Продавец обязуется поставить, а Покупатель принять и оплатить муку, соответствующую ГОСТу 0788568-861, на условиях поставки с периодичностью 1 раз в 3 месяца.

2. Количество товара

2.1. Общий объем подлежащего к поставке товара устанавливается в количестве 8460 килограмм, согласно Спецификациям, являющимся неотъемлемой частью настоящего контракта.

3. Качество товара

3.1. Поставляемый товар по своему качеству должен соответствовать требованиям ГОСТа.

3.2. Качество поставляемой говядины подтверждается следующими документами:

3.2.1. сертификат соответствия;

3.2.2. сертификат происхождения (ТПП);

3.2.3. качественное удостоверение изготовителя;

3.2.4. санитарно-гигиенический сертификат.

4. Сумма контракта и порядок расчетов

4.1. Стоимость единицы партии товара указывается в Спецификациях.

4.2. Порядок расчетов в соответствии со Спецификациями.

5. Упаковка и маркировка

5.1. Товар, проданный по настоящему контракту, должен быть упакован и маркирован в соответствии с ГОСТом.

6. Поставка товара

6.1. Отгрузка товара производится до станции назначения (склада), указанной Покупателем.

6.2. Днем исполнения Продавцом своих обязательств по поставке товара считается дата сдачи товара на склад Покупателю по Акту экспертизы ТПП.

7. Приемка товара

7.1. Если в Спецификации не оговорено иное, товар считается сданным Продавцом и принятым Покупателем:

7.1.1. по качеству – в соответствии с сертификатом о качестве, выданном Продавцом и подтвержденным независимой организацией;

7.1.2. по количеству мест – согласно Акту экспертизы Торгово-промышленной палаты РФ, отражающего количество товара, поставленных Покупателю, при 100% перевешивании товара при приемке.

7.2. Приемка товара осуществляется по Приемо-сдаточному акту между Продавцом и Покупателем/представителем при 100% перевешивании и осмотре товара.

7.3. Рекламации в отношении количества и в отношении качества товара могут быть заявлены письменно Покупателем Продавцу в течение пяти дней с момента получения товара и в течение 25 дней со дня оформления документов.

8. Форс-мажор

 Скачать реферат