Документационное обеспечение работы с персональными данными сотрудников сборочного производства № 90 предприятия ОАО "Сарапульский радиозавод"

7. Прохождение первичного инструктажа в отделе управления персоналом и дальнейшее оформление, то есть заполнение личной карточки, трудовой книжки.

Таким образом, в структурном подразделении начинается работа, связанная с кадровой деятельностью.

Стоит обосновать, почему в структурных подразделениях самостоятельно подготавливают трудовой договор, а не в отделе управления персоналом. Такой принцип сложился еще задолго до того, как мы стали структурным подразделением. До 2005 года, как отмечалось выше, наше подразделение являлась частью предприятия, то есть мы самостоятельно принимали работников, оформляли договоры и подписывали руководителем предприятия. Отдел кадров в то время, только выписывал приказ о приеме на работу, занимался регистрацией трудовых договоров, оформлением личных карточек, то есть начальник отдела кадров не являлся работодателем, с 2005 года по доверенности работодателем для отдельной категории работников является директор по персоналу и режиму.

Вот именно с тех времен наше структурное подразделение самостоятельно подготавливает трудовые договоры. Конечно, формы трудовых договоров мы берем в отделе управления персоналом, а затем делаем необходимые изменения, то есть в соответствии с приказом о приеме на работу вносим изменения. Указываем профессию, место работы, подчинение, категорию, разряд и так далее. Примерный трудовой договор можно посмотреть в приложении 5.

Примерно таким же образом мы подготавливаем дополнение к трудовому договору. Допустим, работник переходит из одного структурного подразделение в другое, соответственно мы меняем необходимый нам пункт (приложение 6). При составлении дополнительных соглашений следует учитывать какой трудовой договор у работников. Есть старая форма трудовых договоров, в которых отсутствуют некоторые из пунктов и подпунктов. Пункты отсутствуют по той причине, что некоторые трудовые договоры составлены по КЗОТу, а не трудовому кодексу. Как известно со временем все терпит изменений.

Следовательно, структурное подразделение частично оформляет трудовые договоры и дополнительные соглашения для того, что бы сократить время на их оформление и облегчить себе работу.

Вполне возможно то, что мы делаем не совсем правильно и логично, но так сложилось, а исправить за один, два года отлаженную систему невозможно, да в принципе это и не требуется. С сегодняшними возможностями можно без труда выполнить необходимые действия. Согласитесь быстрее самому составить необходимый документ, чем бежать в другое здание за этим документом или звонить в отдел управления персоналом для того, что бы вам отправили по локальной сети необходимый документ.

Стоит отметить, что почти в каждой ситуации необходимо изучать новое. Так как с каждым днем происходит развитие технологий и предстоит использовать новые технологии. Таким образом, мы повышаем образовательный уровень.

Помимо трудового договора, дополнительного соглашения, работники структурных подразделений оформляют такой вид документа, как график отпусков.

Каждое подразделение самостоятельно на основании своих данных составляет график отпусков. Вот еще одна причина для того, что бы в подразделении заводить на своих сотрудников картотеку, с указанием всех необходимых данных.

Конечно, в первую очередь при составлении графика отпусков учитывается личное желание сотрудников. А далее начинается анализирование полученных данных и приведение их в соответствующую форму.

Подписанные и согласованные графики отпусков хранятся в планово-экономическом отделе, копия направляется в отдел управления персоналом и соответствующее подразделение.

Форма графика отпусков (приложение 7) на нашем предприятии отличается от принятой формы Т-7 (приложение 8) . В нашем графике отпусков отсутствуют многие графы, то есть фактически графики отпусков мы составляем для того, чтобы планово-экономический отдел мог рассчитать примерное количество денежных средств на отпуска.

В заключении хотелось бы отметить, что специфика деятельности кадровой службы отличается от привычных параметров по той причине, что деятельность предприятия имеют свою специфику и свои определенные правила. Но, не смотря на это все, не происходит никаких нарушений действующего законодательства Российской Федерации.

Разработка документа, регламентирующего работу с персональными данными сотрудников (инструкция)

Для работодателя очень важно проверить сведения, предоставляемые работником при трудоустройстве. Нужно знать, имеет ли ваш сотрудник право на дополнительные льготы и компенсации в связи с особенностями семейного положения или состоянием здоровья. И очень важно иметь информацию о том, на какие сведения персонального характера можно ссылаться, принимая решение об увольнении работника. Оставаться в рамках законодательства в этих ситуациях поможет положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" предписывает каждому работодателю, независимо от организационно-правовой формы заполнять на каждого работника личную карточку формы N Т-2. В нее заносятся сведения о месте жительства работника, о знании им иностранных языков, о состоянии в браке и даже о составе семьи.

Кроме того, с предоставлением работником сведений о частной жизни связано получение определенных льгот. Например, при наличии у работника несовершеннолетнего ребенка он имеет право подать заявление на получение ежемесячного налогового вычета. Если же сам работник является инвалидом, то он имеет право на сокращенную продолжительность рабочего времени и отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 60 дней.

Таким образом, работодатель собирает полный пакет информации о работнике, а раз работодатель будет обладать определенной информацией конфиденциального характера, то ему необходимо защищать такую информацию.

На рисунке 1 схематично представлены данные, относящиеся к персональным и необходимые работодателю при трудоустройстве работника.

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Персональные данные работника │

└─┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 Скачать реферат