Профессия секретаря (Оформление машинописной страницы)

Оформление машинописной страницы.

Формат бумаги.

Работы, выполняемые на пишущей машинке, различаются по характеру, назначению, форме исполнения, формату бумаги.

Служебную документацию изготовляют на бумаге стандартных форматов. Установление форматов связано с проектированием и эксплуатацией средств оргтехники: пишущих машин, копировальных и множительных аппаратов, фальцевальных машин и прочего оборудования.

В 1966 г. в СССР установлен Государственный стандарт потребительских форматов бумаги- ГОСТ 9327-66. Все форматы делятся на три ряда: A, B, C. Ряд А основной. Ряды В и С дополнительные. Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги, ряды В и С – для изготовления изделий из бумаги (папок, конвертов, обложек и т.п.).

Каждый ряд подразделяется на классы, которые показывают размер формата бумаги. Так, например, в ряду А 13 классов. Каждый из них обозначается буквой А и цифрой класса (А1, А2 и т.д.).

Размеры форматов обозначаются в миллиметрах. Исходный формат А составляет 840х1189 мм. Каждый последующий формат получают путем деления предыдущего пополам: А1 – 594х841, А2 – 420х594, А3297х420, А4 – 210х297, А5 – 148х210 и т.д. Наиболее употребительные форматы А4 и А5.

Листы бумаги должны быть ровными, без «бахромы», загнутых краев и других механических дефектов, иметь строго прямоугольную форму. Косина листов, т.е. отклонение от прямоугольной формы, не должна превышать 2%. Качество писчей бумаги определяется сортностью и зависит от степени однородности, числа механических повреждений и ее белизны. Бумага выпускается следующих номеров: 0, 1, 2, 3.

Целлюлозная бумага № 0 и 1 имеет белый цвет, прочная и выдерживает длительное хранение – не желтеет и не разрушается на свету. В ее состав входят клеящие вещества, делающие ее плотной, непромокаемой. Чернила на ней не расплываются. Бумага № 2 и 3 полубелая, более мягкая, изготовляют ее из древесной массы. На длительное хранение эта бумага не рассчитана. Эти сорта бумаги имеют лицевую и оборотную сторону. Писать рекомендуется на лицевой стороне: она более ровная.

Оформление машинописной страницы.

В процессе работы машинописная страница заполняется текстовым, цифровым или смешанным текстом, к оформлению которого предъявляются определенные требования.

Текстовой или цифровой материал со всех сторон ограничивается свободным пространством – полями. Страница имеет четыре поля: верхнее, нижнее (равные по величине), левое (начальное) и правое (конечное). В основном они предназначены для предохранения текста от износа в процессе работы с документом, но в то же время имеют и утилитарное назначение, например: левое поле предназначено для подшивки работ в скоросшиватель, для переплета рукописи. На верхнем и нижнем проставляют соответствующие делопроизводственные пометки.

Размеры полей зависят от выбранного формата бумаги, характера работы и ее назначения. Эти размеры можно измерять в сантиметрах или миллиметрах, но при работе на пишущей машине величины полей удобнее измерять в интервалах и ударах (печатных знаках).

Размер левого поля должен составлять 35 мм, или 13 печатных знаков, правого – 8 мм, или 3 – 4 печатных знака. Верхнее – от среза листа до первой строки текста – 20 мм; нижнее – от последней строки текста до нижнего среза листа – для формата А4 составляет не менее 19 мм, для формата А5 – 16 мм.

Формат бумаги А4 (210 на 297) в переводе на печатные знаки и интервалы имеет следующие параметры: слева направо 80 печатных знаков, т.е. ударов по клавишам, сверху вниз 68 – 70 интервалов (один интервал – 4,25 мм).

Формат А5 (148 на 210 мм) включает от левого до правого края бумаги 80 ударов, сверху вниз – 34 – 35 интервалов.

Приступая к работе на пишущей машине, рекомендуется отметить карандашом нижнее поле, чтобы вовремя завершить работу. Левое и правое поля ограничить полеустановителями. Все строки машинописной работы должны начинаться на одном уровне. Левый полеустановитель ограничивает продвижение каретки вправо при переводе на новую строку. В конце строка ограничивается правым полеустановителем и заканчивается за 8 мм, или 3 – 4 удара, от правого среза бумаги.

Оформление правого поля выполняется по звонку. За 2 – 3 удара до поля подается звуковой сигнал, предупреждающий машинистку о подходе к концу строки, а на уровне поля клавиатура блокируется.

Правое поле в машинописных работах не получается таким же ровным, как левое, т.к. в конце строк могут быть переносы, а чтобы их сделать правильно, иногда приходится заходить за условную вертикаль правого поля или не доходить до нее. Отклонение от этой вертикали не должно составлять более 2 – 3 ударов.

Арабские цифры. Количественные, порядковые числительные. Нумерация пунктов.

Арабские цифры расположены в четвертом ряду клавиатуры. Обслуживаются они во время письма пальцами соответствующей зоны: мизинцем левой руки ударяют клавишу с цифрой 1, безымянным – 2, средним – 3, указательным – 4 и 5. Указательным пальцем правой руки ударяют по клавишам 6 – 7, средним – 8, безымянным – 9, мизинцем – 0. При написании цифр используют верхний регистр.

Количественные числительные, встречающиеся в тексте без буквенного обозначения единиц физических величин, воспроизводятся словами, например: «Этих изделий должно быть не более трех».

Аналогично пишут однозначные числительные, обозначающие временные границы или периоды, например: «Испытания должны продолжаться три – пять дней».

В текстах научно – технического и специального характера, в деловых бумагах числа, сопровождающиеся буквенным обозначением единиц измерения, пишутся цифрами, например: «Самосвал грузоподъемностью 5 т», «Для пошива халатов пошло 15 м материи».

Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если запись ведется арабскими цифрами, то порядковые числительные пишутся с указанием падежных окончаний, например: «Радиоприемник 2 – го класса». «Ученик 4 – го класса».

При перечислении нескольких порядковых числительных окончание ставиться только один раз, например: «Задано выучить 1, 2, 3-й параграфы».

С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающим в себя некоторые формы числительных, например:100-процентный, 20-километровый.

Порядковые числительные, обозначающие в тексте номер конференции, например: XXV съезд КПСС, II конференция.

В текстах художественной и близкой к ней литературе числительные, как правило, пишутся прописью (буквами).

Многозначные числа принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда с такого числа начинается предложение, например: «Двадцать километров пути проложено». Но: «Проложено 20 км пути».

Многозначные целые числа записываются. Разбивая пробелами на классы, например: 250 000 т, 1 248 435 руб.

Нумерация пунктов. Нумерация пунктов в машинописных работах выполняют арабскими цифрами. Число, обозначающая порядковый номер, отделяют от текста точкой, после которой обязательно делают пробел. Если на одной странице пишется несколько, например десять и более, пунктов, то возросшее на разряд число пишут на один шаг левее.

 Скачать реферат