Профессия секретаря (Оформление машинописной страницы)

При оформлении на одной странице нескольких ссылок разного объема на каждую из них к отметке нижнего поля добавляют определенное количество интервалов: на первую ссылку в одну строку – четыре интервала (два до черты и два после нее), на вторую, состоящую из одной строки, также два интервала, на состоящую из двух строк – три интервала, на ссылку в три строки – четыре интервала и т.д.

Текстовые сокращения. Прямая речь. Цитаты.

Текстовые сокращения. Применение текстовых сокращений в официальной деловой переписке дает возможность сэкономить время при подготовке и прочтении документов. В управленческой документации широко употребляются сокращенные формы слов и аббревиатура (сложно сокращенные слова).

Сокращения можно подразделить на два вида: сокращения, предназначенные только для зрительного восприятия, и сокращения,употребляемые как в устной, так и в письменной речи. Первый вид сокращений принято называть текстовым или графическим. К таким сокращениям, например, относятся наименования территориальных, производственных и административных единиц (г., обл., р-н, пос., и т.д.) ; наименование должностей и званий (акад., проф., ст. науч. сотр., доц.) ; наименование дат и календарных сроков (м-ц.) ; собственно текстовые сокращения (т.е., т.д., т.п.) ; формы обращения (т., гр.) ; наименования отдельных документов (квит., накл.) ; и т.п.

Такие сокращения общеприняты. Они зафиксированы во многих ведомственных инструкциях и правилах по делопроизводству.

Второй вид сокращенных слов – аббревиатуры. Их широко употребляют в устной речи как обычные слова. Аббревиатуры образуются из первых букв или звуков сокращаемого словосочетания: ЗАГС, ГОСТ, вуз, из начальных слогов: совхоз, прораб, завком.

К аббревиатурам относятся также сокращения без гласных – образуются исключением гласных и по одной из сдвоенных согласных: млрд., млн.; посредством усечения слова, т.е. опущения конца слова: спец., зав., зам. и др. Применяется также смешанный тип сокращений: НИИасбестцемент.

Сложносокращенные слова образуются путем соединения одного или двух начальных слогов с полным вторым словом: капремонт, хозрасчет.

Существуют определенные условности при сокращении слова товарищ: в начале предложения пишется Тов., в середине – т. при употреблении этого слова во множественном числе в начале фразы пишется Товарищи, в середине – тт.

В текстах документов сокращения используются для того, чтобы избежать повторения длинных названий. Однако следует учитывать, что при адресовании писем в какую – либо организацию ее название приводится в том виде, в каком оно дано в документах, исходящих из этой организации, либо в специальных справочниках. Произвольное сокращение наименований учреждений не допускается.

Цитаты. Цитаты – это выдержки из сочинений какого - либо автора, из официальных документов, постановлений. Их воспроизводят дословно по подлиннику, заключают в кавычки и сопровождают ссылкой на источник.

Прямая речь. Прямая речь – это приведенная без изменения передача чьей-либо речи. Прямая речь заключается в кавычки и пишется после двоеточия, если приводится в сплошном тексте, например:

Петр нахмурившись смотрел на Синцова: «Слышь! Я тебя последний раз спрашиваю: кто с тобой был?»

В диалогах слова каждого собеседника пишут с новой строки, с абзаца ставят тире и с прописной буквы непосредственно слова говорящего, например:

Был в Астрахани сад «Аркадия». Я пошел туда и спросил у кого-то, не возьмут ли меня в хор. Мне указали человека небольшого роста, бритого, в чесучовом пиджаке:

- Это антрепренер Черкасов.

- Сколько тебе лет ? – спросил он.

- Семнадцать, - сказал я, - прибавив год.

Оформление примечаний, приложений, оснований.

Примечания. Примечания – это дополнительные пояснения к тексту. Их помещают непосредственно в тексте. Слово «примечание» пишут от нулевого положения табулятора, т.е. от левого поля строчными буквами, первая буква – главная. Текст пишут через один интервал. Например:

Примечание: Если перечисление стоит в середине предложения и впереди есть обобщающие слова, то однородные члены могут быть выделены двумя тире.

Если примечаний несколько, то слово «Примечание» пишут во множественном числе и после него ставят двоеточие. Пункты текста примечания нумеруют арабскими цифрами. Между пунктами делают два интервала. Например:

Примечания: 1. Если подлежащее выражено личным место –

имением, тире может не ставиться.

2. Если между подлежащим и сказуемым – су –

ществительным вставлено связующее место –

имение ЭТО, то тире ставится перед ним.

Если в примечании несколько пунктов и они не умещаются на

одной странице, то их переносят на следующую. Переносить только один пункт на следующую страницу не рекомендуется. Если он не умещается на странице или не остается места для оформления реквизита «подпись», надо перенести на следующую страницу 2 – 3 строки текста.

Приложения. Приложение – это различные официальные и справочные материалы, дополняющие основной текст (таблицы, чертежи, схемы, графики, фотографии и т.д.) . указание на наличие приложения помещается под основным текстом.

Слово «Приложение» пишут в единственном числе от левого поля – нулевого положения табулятора строчными буквами, после него всегда ставится двоеточие. Текст пишут через один интервал.

Если название приложения полностью приведено в тексте документа, то в отметке после текста оно обозначается сокращенно. Например: Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений их перечисляют в той последовательности, в какой они упоминаются в тексте. Количество листов сброшюрованных приложений (брошюры, книги) не указывается, например:

Приложения: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.

2. Отзывы по проекту стандарта на 2 л. в 3 экз.

Между пунктами приложения делают два интервала. Перенос текста приложения на следующую страницу выполняется аналогично переносу текста примечаний.

При оформлении в тексте «Приложения» или «Примечаний» необходимо отступать от последней строки основного текста документа 1,5 – 2 интервала – в зависимости от того, через сколько интервалов он написан. Так, если текст написан через один интервал, то до «Приложения» и «Примечаний» делают два интервала; если текст напечатан через два интервала, то до «Приложений» и «Примечаний» делают два интервала; если текст написан через полтора интервала, то до «Приложения» и «Примечаний» полтора интервала.

Основание. Основание оформляется аналогично приложению.

Разбивка текстов на составные нумерные части.

Тексты служебных документов часто разбивают по смыслу на пункты и подпункты. Каждому конкретному пункту присваивают порядковый номер, который пишут арабскими цифрами. Пункты в свою очередь разбивают на подпункты, их также нумеруют арабскими цифрами в возрастающей последовательности.

Порядковые номера пунктов и подпунктов ставят с абзаца. Один пункт может иметь два и более подпунктов. Сначала с абзаца пишут порядковый номер пункта (например, 2), ставят точку, затем номер подпункта и после него точку (2.1.). Делают отбивку и пишут текст начиная с большой буквы. Таким же образом нумеруют следующие подпункты: 2.2.; 2.3.; 2.4.; и т.д. Если текст пункта большой, то вторую строку начинают писать от левого поля, между строками делают установленное количество интервалов.

 Скачать реферат