Профессия секретаря (Оформление машинописной страницы)

При выделении текста разрядкой используют клавишу написания в разрядку, при этом между словами делается дополнительный пробел. Выделять разрядкой можно при письме с любыми интервалами между строками.

При выделение в тексте с использованием двуцветной ленты применяют механизм изменения подъема ленты.

Письмо на линованной бумаге. Способы исправления ошибок.

Одной из разновидностей машинописных работ является заполнение бланков и письмо на линованной бумаге, заранее изготовленной типографским способом.

Изготовленные в типографии бланки и линованная бумага имеют расстояние между строками, несоответствующие величинам интервалов. Поэтому при письме на линованной бумаге отключают интервальный механизм. Для этого на пишущей машинке имеется кнопка свободного хода вала и рычаг свободного хода вала

Для перевода каретки на новую строку вал проворачивают с помощью ручки бумагоопорного вала.

При этом надо ориентироваться на буквострокоуказатели, расположенные слева и справа от буквоводителя. Горизонтальная линия листа или бланка должна совпасть с горизонтальной линией буквострокоуказателя.

Исправление ошибок.

В машинописных работах возможны ошибки, которые обязательно должны быть исправлены.

Наиболее распространенный способ их устранения – механический, путем подчистки ластиком, который подбирается по жесткости соответственно сорту бумаги (красный, белый, синий, комбинированный).

Ошибки в тексте можно исправлять непосредственно в пишущей машине, если страница не дописана до конца.

Возможные варианты ошибок в машинописных работах. В слове неправильно написана буква; буквы переставлены местами, но их общее количество в слове сохранено; пропущена буква; написана лишняя буква; не сделан пробел между словами.

Исправление ошибок непосредственно в пишущей машинке выполняют в следующей последовательности. Отводят в сторону каретку, чтобы крошки от бумаги и ластика не попали в машину и не засоряли механизмы; поворотом вола продвигают бумагу вверх (если ошибка допущена в верхней части листа) так, чтобы строка, в которой есть ошибка, попала в бумагоопорный щит, осторожно стирают ошибку, не задевая рядом стоящих букв. Ластик для этого лучше взять плоский, соответствующий сорту бумаги. Бумажные крошки удаляют.

Если ошибка в нижней части листа, лучше продвинуть бумагу назад и , откинув лист на себя, исправить ошибку. Вернуть бумагу на место и продолжать писать работу.

На вынутом из пишущей машины листе все ошибки устраняют сразу. При этом можно пользоваться специальном трафаретом, имеющим различные по контуру прорези. Применение трафарета ускоряет исправление ошибок, так как в этом случае ластик не задевает буквы, которые написаны правильно.

Вписывают нужные буквы и знаки в следующей последовательности: отключают интервальный механизм, открывают рычаг бумагоосвободителя и ориентируясь на буквострокоуказатели (горизонтальная его линия деления проходит под строкой), вставляют бумагу. Закрывают рычаг бумагоосвободителя.

Прежде чем вписывать нужные буквы, следует отключить ленто водитель – ударить по нужной клавише, проверить, правильно ли будет сделан отпечаток, только после этого выключить ленто водитель, нажать клавишу обратного хода каретки и написать нужный знак.

Нужные буквы и знаки вписывают, легко ударяя по клавишам, чтобы оттиски не получились ярче остальных.

Если в слове пропущена одна буква, то подчищают три буквы и за счет уменьшения расстояния между ними вписывают эти же буквы и недостающую. Для этого придерживают карету рукой или клавишей обратного хода.

Букву, пропущенную в конце слова, можно вписать за счет уменьшения расстояния между словами и буквами в слове – подчистить две буквы и вписать три.

Если между словами пропущен пробел, надо подчистить по две буквы в каждом слове и снова вписать их, сократив расстояние между буквами и словами.

Если в слове написана лишняя буква, подчищают три буквы и вписывают две за счет увеличения расстояния между ними. В этом случае также придерживают каретку рукой или клавишей обратного хода.

Допускаются исправление путем «перебивки» одной буквы на другую, но лишь в том случае, если они схожи по контуру, например:

Л – Д; Ш - Щ; Ц – Д; П – Н, И, Д; О – Ф, Е, С, Э, Б, Р. Перебивая букву, не надо сильно ударять по клавише, так как на этом месте получается двойной отпечаток.

При выполнении работы в нескольких экземплярах возможно исправление ошибок, как в машине, так и на вынутом листе. В машине исправляют ошибки начиная с последнего листа. Откидывают всю закладку на себя, между листом и копировальной бумагой прокладывают полоску писчей бумаги или линейку, чтобы при исправлении не осталось темного пятна на листе.

Вынутую из пишущей машины закладку разбирают, устраняют ошибки на всех экземплярах, затем вписывают буквы на каждом экземпляре отдельно.

В настоящее время используют и другие средства для исправления ошибок: отпечатки закрашивают, заклеивают. Для закрашивания используют бумагу, покрытую специальным составом, жидкость, изготовленную на летучей основе. Для заклеивания применяют полоски бумаги шириной 5мм, покрытые с одной стороны клеем.

Не допускается забивать неправильно написанную букву, слово, зачеркивать, используя другие буквы или знаки. Работа с подобным «исправлением» не смотрится, имеет неряшливый вид. Лучше переписать весь лист заново.

Оформление ссылок.

В ряде работ встречаются ссылки – дополнения, пояснения или указания на источник. Для связи ссылки с текстом служат знаки сноски. Их ставят в тексте у того места, где нужно сослаться на какой – либо источник, а также перед самой ссылкой. Знаками сноски служат арабские цифры и звездочки (их пишут буквой х).

Звездочки употребляют в цифровых работах и когда на странице не больше трех ссылок. Текст ссылок помещают в конце машинописной страницы, ниже основного текста.

Если в работе несколько ссылок, то их номеруют по порядку в пределах каждой машинописной страницы. Порядковый номер ставят со скобкой или без нее на пол – интервала выше машинописной строки без пробела. Текст ссылки пишут внизу страницы под чертой независимо от того, сколько места на странице занимает основной текст. Последняя строка последней ссылки должна располагаться на уровне нижнего поля страницы.

Основной текст пишут до первой ссылки, нумеруют ссылку и дописывают строку до конца. Затем определяют объем текста ссылки (например, одна машинописная строка ) и в конце страницы оставляют место для ее оформления. К отметке нижнего поля добавляют вверх четыре интервала (два на расстояние от последней строки текста до черты и два после черты до ссылки ) и делают карандашом новую отметку.

Продолжают писать текст до сделанной отметки, затем отступают вниз два интервала и проводят черту, равную 20 ударам. От этой черты отступают вниз на два интервала и пишут текст ссылки.

С абзацного отступа ставят порядковый номер с дробью, делают пробел и пишут текст ссылки с заглавной буквы. Текст большого содержания пишется в несколько строк через один интервал, вторую и последующие строчки в этом случае пишут от левого поля. Если на одной странице имеется несколько сносок, то их оформляют аналогично первой, но отделяют друг от друга двумя интервалами.

 Скачать реферат