Делопроизводство. Справочно-информационная документация. Подготовка документов к архивному хранению

Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает:

- перегруппировку документов дела в прямой хроно­логической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);

- нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;

- составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

- составление заверительной надписи дела;

- подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация к документам Дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо Ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе (см. “Примерный договор между учреждением государственной архивной службы РФ и организацией, предприятием о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства”. - Письмо Роскомархива от 16.12.91 N 4/1003).

В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д.

Предприятие может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.

 Скачать реферат