Делопроизводство. Справочно-информационная документация. Подготовка документов к архивному хранению

от третьего лица единственного числа (ПРЕДПРИЯТИЕ ПРОСИТ);

от третьего лица множественного числа (РУКОВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ И ТРУДОВОЙ КОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ).

Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся на предприятии.

На ВХОДЯЩИХ (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Первый экземпляр направляется на телетайп, второй - подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче. Если предприятие имеет условный телетайпный адрес, например “Контакт”, то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без добавления слов “номер”, “Ваш”, “на Ваш”. Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТ, кавычки - КВЧ. Условно обозначается также слово “номер” - HP.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименования адресата, наименование пункта или страны назначения. Текст международной телеграммы подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью. В левом нижнем углу международной телеграммы указывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона. Образец оформления международной телеграммы приведен в приложении 29.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги форма­та А5. Телефонограммы составляются в одном экземпля­ре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам,то прилагается список учреждений - адресатов и номеров телефонов.

Для отражения производственной деятельности предприятия или подтверждения сведений о его работниках составляются справки.

Справки по вопросам производственной деятельности предприятия оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность предприятия. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.

Объяснительная записка - это документ, в котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Подготовка документов к архивному хранению

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов С указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры Документов, черновики, неоформленные копии Документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1992 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1996 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

 Скачать реферат