Эффективный тайм-менеджмент для офисного работника
3
Хронометраж - метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм-менеджмента. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель. [2]
Диаграмма Ганта - это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма Ганта дает возможность:
- Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
- Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
- Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д.
«Десять заповедей тайм-менеджмента»
Диагностический ТМ-профиль строится на основании оценок по десяти основным критериям, охватывающим все ключевые аспекты тайм-менеджмента.
|
1 |
ТМ- критерии |
ТМ-заповеди |
|
2 |
Материализованность и обозримость задач и информации |
Материализуй мысли и задачи, находясь «в голове», они не контролируемы |
|
3 |
Измеримость результатов, времени и эффективности |
Хотите управлять — измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений. |
|
4 |
Системность, согласованность, скоординированность работы |
Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы — нет результата |
|
5 |
Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагирования |
Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения |
|
6 |
Целеориентированность, определенность направления |
Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей |
|
7 |
Приоритезированность, сфокусированность на главном |
Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы |
|
8 |
Инвестиционность, ориентация на развитие |
Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается |
|
9 |
Своевременность исполнения |
Ловите удачные возможности. План — средство это делать, но не самоцель |
|
10 |
Контролируемость исполнения |
Создавайте обзор делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего |
|
11 |
Легкость работы |
Управляйте рабочей нагрузкой, работайте меньше, но « умнее». Загнанный как лошадь менеджер - профнепригоден |
|
12 |
Внимание к эффективности |
Выработайте « чувство времени» и « чувство эффективности» |
Вкратце остановимся отдельно на каждом критерии.
1. Материализованность. Эффективный тайм-менеджмент начинается с материализации задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на внешних носителях (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте материализация помогает избежать «незаменимости от неорганизованности», легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников. Уволившийся сотрудник может унести с собой бумажный ежедневник с полезными контактами, но он не сможет унести налаженную в MS Outlook систему обзора задач, структурированную по определенным, всем известным правилам.
2. Измеримость. Необходимость количественного измерения показателей в общем менеджменте — практически аксиома. То же самое верно в отношении и личного, и командного тайм-менеджмента. Только введение объективных количественных показателей позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило, показатели применяются при хронометраже для анализа расходов времени. Например, «доля времени на приоритетные задачи», «расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать».
В ходе корпоративного проекта в группе компаний «MC-Bauchemie-Russia», входящей в тройку лидеров российского рынка строительных смесей, руководитель одного из департаментов искал способ «замотивировать» подчиненных на самостоятельное внедрение тайм-менеджмента, преодолеть естественное недоверие к новой технологии. Сработал простой прием. На видном месте был повешен лист бумаги, на котором в ходе рабочего дня отмечались основные задачи, решенные за день. В конце дня красным отмечались «авральные» задачи, которых нередко бывало более 50%. Этот простой измеритель позволил наглядно продемонстрировать сотрудникам важность планово-предупредительных работ, время на которые до того выделялось с трудом. Более того, сотрудники сами составили график планово-предупредительных работ и сами распределили между собой обязанности по его выполнению. Благодаря простому измерителю люди поняли: выгоднее сегодня вложить час в предотвращение пожара, чем завтра потратить неделю героических усилий на его тушение.
Скачать реферат