Управленческий контроль в деталях
1
Управленческий контроль в деталях
Рано или поздно любой руководитель начинает понимать, что фраза «Доверяй, но проверяй» — это не просто набор слов. Чем раньше это произойдет, тем лучше. Важно не только создать бизнес, но и сохранить и приумножить активы предприятия, а это возможно лишь в случае ведения грамотной управленческой политики.
Планам бизнесмена создать стабильно работающее и процветающее предприятие могут помешать банальный беспорядок в учете и вседозволенность персонала, придерживающегося принципа «Все вокруг колхозное, все вокруг мое».
В этой ситуации совершенно неуместно проявлять «терпимость», не позволяющую получить представление о реальном положении дел в организации. Опасения по поводу того, что введение строгой системы управленческого контроля могут счесть за излишнюю подозрительность, не должны оправдывать царящую бесхозяйственность и бездействие. Активные, волевые действия по наведению порядка достаточно быстро принесут свои плоды и создадут благоприятные условия для дальнейшего развития бизнеса. Авторитет руководителя, способного на действенные меры в целях укрепления позиций предприятия, только повысится. Финансовая сторона этого вопроса не должна останавливать руководителя, т.к. расходы на содержание контролирующего персонала многократно окупятся благодаря реальному сокращению несанкционированных затрат. Если предприниматель заинтересован в сохранении и продуктивном использовании ресурсов и потенциала организации, в эффективном функционировании и устойчивости собственного предприятия, то сомнений в целесообразности внедрения системы контроля быть не может. Наличие внутреннего контроля является залогом порядка на всех уровнях и во всех подразделениях фирмы.
Именно контроль можно считать одним из важнейших факторов успешной деятельности, гарантией качества работы организации. Эффективность функционирования бизнеса в современных условиях очень сильно зависит от существования на предприятии налаженной системы управленческого контроля.
Под словосочетанием «управленческий контроль» следует понимать составную часть системы управления предприятием и комплекс мер, которые принимают наделенные особыми правами сотрудники организации (либо специальное подразделение — служба внутреннего аудита, контрольно-аналитический отдел или другая служба внутреннего контроля, являющаяся отдельным административным подразделением и подчиняющаяся исключительно руководителю предприятия).
При создании подразделения, осуществляющего функции контроля, необходимо определиться с кругом его задач. Практика показывает, что основными задачами подразделений такого рода являются:
совершенствование сложившейся системы учета и отчетности в целях более рационального использования имеющихся ресурсов;
осуществление документального контроля с целью проверки соответствия процессов учета действующему законодательству и бухгалтерским правилам;
проверка правильности определения себестоимости продукции (оказанных услуг);
предотвращение злоупотреблений (персонала, ответственных лиц) и санкций (со стороны налоговых и других внешних контрольных органов);
анализ бухгалтерской и налоговой отчетности, контроль за правильностью ее составления и своевременностью предоставления руководству компании для принятия эффективных и актуальных управленческих решений.
Можно выделить три основные функции управленческого контроля: 1) информационная, обеспечивающая нормальное функционирование предприятия благодаря достоверности и точности бухгалтерских данных; 2) профилактическая, способствующая устранению и предотвращению хищений, злоупотреблений и т.п.; 3) мобилизующая, т.е. воспитательная, стимулирующая персонал рационально использовать имущество компании и более ответственно относиться к своим обязанностям.
Состав службы внутреннего контроля руководитель определяет самостоятельно в зависимости от поставленных целей. Целесообразно включить в него аудиторов, ревизоров, работников бухгалтерии и юристов. Нужно помнить, что от опыта работы указанных сотрудников зависит качество проверок, а следовательно, и их эффективность. Молодого сотрудника, осуществляющего простой подсчет имущества, должен опекать опытный ревизор. Для того чтобы грамотно провести ревизию, выявить и устранить недостатки, недостаточно иметь опыт работы главным бухгалтером. Бухгалтерия — это совсем другая сфера, другие навыки. Если нет возможности принять в штат необходимое количество контролирующих работников, то к выполнению функций контроля можно привлекать сотрудников специальных фирм (по мере необходимости и на договорной основе), хотя на качестве проверок такой подход, конечно же, отразится, и не в лучшую сторону. Чем больше и разнообразнее опыт работы ревизора на конкретном предприятии, тем больше отдача и экономический эффект от его деятельности.
На начальном этапе работы подразделения контролерам необходимо определить фактическое состояние дел, дать экспертную оценку сложившейся ситуации, выявить отклонения от установленных норм, основанных на принципах рациональности и действующих правилах ведения учета. Следующим этапом является разработка инструкций и методологий, упорядочивающих процесс ведения учета и регулирующих строгий контроль на предприятии. Финальной же стадией внедрения управленческого контроля является ежедневный и комплексный надзор за соблюдением установленных правил и инструкций, а также выявление и устранение проблем, возникающих в уже налаженной системе контроля.
Приведем перечень основных вопросов, требующих постоянного контроля.
1. Законность операций с наличными денежными средствами. При проверке кассовой дисциплины очень важно подтвердить достоверность данных о наличии и обоснованности расхода денежных средств. В ходе данной ревизии следует быть предельно осторожным и соблюдать все инструкции, чтобы из проверяющего не превратиться в подозреваемого в хищении. Допустим (и такие случаи имели место на практике), ревизор просто забирает с собой часть купюр и проверяет их вне кассы, вместо того чтобы пересчитать наличные деньги в присутствии кассира. При этом он дает распоряжение кассиру пересчитать оставшиеся в кассе денежные средства, чтобы по возвращении приплюсовать изъятую сумму и сверить остаток с данными учета. Таким образом, ревизор надеется, что не будет подлога, т.к. сумма, взятая им из кассы, неизвестна, и остаток в кассе будет озвучен правильно только при отсутствии недостачи. Желание соригинальничать и сэкономить свое время может сыграть злую шутку. Если по возвращении обнаружится недостача на крупную сумму, то доказать, что растрата произошла по вине кассира, будет невозможно: контролирующее лицо совершило безосновательный и не оформленный документально вынос денежных средств из кассы, т.е. нарушило все правила и инструкции, и несет ответственность за выявленную недостачу.
2. Законность операций по расчетному счету.
Данный вопрос был особенно актуален в 1990-е гг., когда российская банковская система только формировалась.
Скачать реферат