Управленческий контроль в деталях

Работа операциониста банка достаточно монотонна. В течение дня через его руки проходят сотни документов, каждый из которых состоит из нескольких экземпляров одинаковых платежных поручений. Раньше злоумышленники пользовались тем, что сверить идентичность всех экземпляров документа сложно и по большому счету это не контролировалось. Первый экземпляр документа, остававшийся в коммерческом банке, был выписан на одного получателя, тогда как экземпляры, отправленные в РКЦ, содержали реквизиты совершенно другого контрагента. К тому времени, пока обнаруживалось несоответствие экземпляров платежного поручения, деньги уже были обналичены, а фирма закрыта.

В настоящий момент благодаря появлению электронного документооборота подобная ситуация уже невозможна, однако преступники придумывают новые, «усовершенствованные» способы незаконного обогащения.

Известен случай, когда мошеннические действия в отношении бизнесмена были совершены его же супругой. Поставить печать в платежном поручении на списание денежных средств с расчетного счета мужа оказалось задачей несложной, так же как и подделка подписи, причем подпись была подделана так качественно, что мужчина признал ее собственноручно поставленной.

Только экспертиза доказала факт подделки документа. К сожалению, жажда наживы оказывается гораздо сильнее человеческих отношений, и людям сложно бороться с таким искушением.

3. Проверка операций с основными средствами.

Вероятность хищений в данном сегменте так же велика, как и при операциях с наличными денежными средствами. Недобросовестные сотрудники проявляют чудеса смекалки в деле незаконного присвоения имущества предприятия. Так, системным администратором одной строительной компании было выявлено низкое качество работы компьютеров, не соответствующее параметрам оборудования, проходящего по учету. После вскрытия системных блоков обнаружилось, что предшественник системного администратора заменил дорогостоящие детали на более дешевые, а значит, менее производительные.

4. Проверка операций с нематериальными активами. Особенностью этого вида имущества предприятия является отсутствие вещественно-натуральной формы. Нематериальность актива делает его еще более уязвимым. Патентование изобретений и регистрация товарных знаков может стать преградой для любителей легкого обогащения, предпочитающих использовать результаты чужого интеллектуального труда. В данном вопросе наши соотечественники еще не столь принципиальны, как их иностранные коллеги. Автор данной статьи знаком с профессором физики, которому подарили заграничную подделку его собственного изобретения. Его меньше всего волновал вопрос нанесенного ему материального ущерба, он был горд, что его детище настолько интересно людям, что его копируют даже за пределами отчизны.

5. Проверка операции по сохранению и учету производственных запасов. Данный вопрос является самым сложным с точки зрения контроля во многом в силу того, что сырье и материалы обладают определенными физическими характеристиками и подвержены «усушке и утряске» вне зависимости от существования преступных замыслов недобросовестных сотрудников. Здесь на помощь приходят нормы потерь, которые установлены законодательно либо устанавливаются на предприятии экспериментальным путем. Так, руководством одного из отечественных мясокомбинатов было принято решение о проведении контрольного взвешивания и замораживания до –8 °С говядины первой категории. На следующий день опытный образец был разморожен.

В результате вес продукции уменьшился на 0,6%.

Данный показатель можно считать первоначально установленной нормой, которую, конечно же, следует корректировать в ходе дальнейшей деятельности предприятия, но основа нормирования потерь при заморозке говядины этого сорта на предприятии уже имеется.

Отметим, что все опыты следует проводить только в присутствии независимого участника, т.е. контролера. В противном случае норма может быть сильно завышена (с разными, зачастую вполне безобидными целями). Установленные опытным путем нормы потерь необходимо подтвердить — в любом эксперименте всегда присутствует доля случайности, и только время расставит все на свои места. За основу можно брать лишь те данные, которые были получены в ходе целого ряда измерений и зафиксированы документально.

Определение норм опытным путем имеет еще одно неоспоримое преимущество: в процессе экспериментов мы получаем информацию об источнике возникновения затрат. Нередко факторами, влияющими на потери, являются изношенность оборудования или использование некачественных материалов. Порою достаточно сменить поврежденную деталь на новую, чтобы снизить расходы на производство и уменьшить потери.

Естественно, все вышесказанное имеет смысл только на производстве, где осуществляют ежедневный контроль в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета.

Довольно сложным для выявления является такое нарушение, как повторное списание денежных или материальных средств по одним и тем же расходным документам. Приведем пример из практики. Фирма запросила у контрагента, оказывавшего ей услуги за месяц до того, дубликат первичного документа якобы в связи с утерей оригинала. Контрагент пошел навстречу и оформил документ повторно, даже не сделав на нем пометки «Копия». Бухгалтерия провела акт повторно.

Операция была приостановлена лишь в результате того, что ревизор просто «узнал» документ проходивший по учету ранее. Деньги по данной «фиктивной» сделке получить не успели. Таким образом, злоупотребление было предотвращено на стадии контроля.

Бороться с подобными нарушениями можно с помощью регулярных сверок расчетов с клиентами компании, причем к сверке следует подходить не формально (итог сошелся, значит, все остальное сходится), а досконально, проверяя наличие и идентичность каждой операции.

6. Проверка операций, связанных с финансовыми и капитальными вложениями. Финансовые вложения в уставные капиталы и в виде займов, предоставленных другим организациям, должны быть подтверждены документально. В данном случае необходимо проверять не только само наличие ценных бумаг, но и размер фактических затрат, сформировавших их стоимость, отраженную в учете, т.е. правильность их оценки.

7. Проверка затрат, включаемых в себестоимость оказанных компании услуг. Особенно болезненный вопрос — предоставление транспортных услуг сторонней организацией. На каком бы расстоянии ни находился пункт назначения, в 99% случаев компания, оказывающая транспортные услуги, укажет, что машина работала как минимум семь часов, и выставит счет именно на это время. Как проверить достоверность данных поставщика услуг, если своего экспедитора в штате нет и водитель поставщика дополнительно выполняет функцию экспедитора? Только на основании путевых листов, которые необходимо требовать с перевозчика. В данном документе должно быть указано расстояние, пройденное автомобилем (особенно важно при выездах за пределы населенного пункта), отметки грузополучателей о времени доставки груза, размер автомобиля. От последнего показателя зависит стоимость часа работы машины, перевозчику выгоднее направить более крупногабаритный транспорт, чем терять доход из-за его простоя.

 Скачать реферат